"Necesito esto lo antes posible".
"¿Puedes empezar con esto lo antes posible?"
"Vamos a reunirnos lo antes posible".
Ya has escuchado que el tiempo es dinero. Así que esta idea de dejar ese "lo antes posible" al final de cada solicitud es tu forma de ahorrar dinero (tiempo). Todo el mundo necesita todo urgentemente. Pero si todo es urgente, entonces nada es urgente, ¿no?
Con esta mentalidad de "lo antes posible" estamos generando un ambiente de bullicio frenético. Tirarse de los pelos para conseguir llegar a las fechas de entrega, mantener reuniones, ser productivo, innovador, creativo y (encima de todo) avanzar con nuestros propios objetivos de carrera profesional. Y este problema no hace más que empeorar.
¿Aún no estás convencido? TripAdvisor realizó una encuesta internacional sobre las principales actividades de trabajo que suelen hacer los trabajadores durante sus vacaciones. Y aquí están los resultados:
Aunque el tiempo sea un recurso limitado, es necesario dejar de priorizar la velocidad sobre la calidad y de sacrificar nuestro tiempo de descanso.
El problema de la inmediatez (o el "lo antes posible")
Aparte del hecho de que lo utilizamos para imprimir a la tarea un sentido de urgencia y de que es más crucial que otras, el significado de esa expresión es totalmente subjetivo.
¿"Lo antes posible" significa hoy o mañana? ¿La próxima semana o el próximo mes? "Lo antes posible" puede significar algo totalmente diferente para la persona que entrega la solicitud y para la persona que la recibe. Como la solicitud es nebulosa, proporciona cero información sobre cuándo debe completarse la tarea en realidad.
Y no solo eso. Esta mentalidad de "lo antes posible" daña el compromiso de los empleados. A medida que continúan apresurados y luchando por hacer a tiempo las tareas "lo antes posible", su confianza y su motivación van disminuyendo y, con el tiempo, provoca la pérdida del compromiso de los empleados y que estos acaben quemados. Los empleados no comprometidos cuestan a los EE. UU. unos 605 000 millones de dólares cada año.
Vamos a pasar ahora a los signos que delatan que la mentalidad de "lo antes posible" está acabando con tu plantilla.
Los efectos de la mentalidad de "lo antes posible"
La seguridad en uno mismo se ve sumamente afectada
Cuando alguien te pide que hagas algo "lo antes posible", ¿cómo te hace sentir? Dudo que sea empoderado y motivado. Probablemente te hará sentir lo contrario.
Tu seguridad queda extremadamente afectada cuando alguien te dice que hagas algo lo antes posible. Usar esta expresión para catalogar algo como importante en realidad está diciendo: "si no puedes conseguir hacer esto para mí ahora, entonces es que eres un inútil". ¿Qué tal eso para aniquilar tu seguridad?
En cambio, si dices algo como "esta tarea es crucial, ¿en qué estás trabajando ahora para que veamos cómo cambiar el orden de prioridad?", de este modo no estás descargando en una persona toda la responsabilidad de reorganizar las cosas.
Se arruinan los planes
Todos los planes se van al traste cuando aparece una tarea "lo antes posible". Y cuando a esta se le da prioridad y se pone en la parte de arriba de la lista de tareas pendientes, el resto de tareas importantes (y no importantes, pero que todavía se tienen que hacer) bajan posiciones.
Es más, lo que para una persona puede ser "lo antes posible", para otra podría no serlo (y viceversa). Así que se debería llevar a cabo la costumbre de asignar fechas de entrega a estas tareas. Una fecha de entrega es más objetiva cuando hay una fecha tangible ligada a su finalización.
Se destruye la productividad
Interrumpir una tarea para empezar otra "lo antes posible" destruye completamente el dinamismo y la productividad que se había conseguido en la primera tarea. Ir cambiando entre las tareas (también conocido como multitarea) en realidad hace que tardes hasta un 40 % más en terminar que si te hubieras enfrentado a ellas de manera separada.
Aborda las tareas de una en una. Si de repente aparece una tarea, sé claro y comunica que ya estás trabajando en otra tarea diferente. A partir de ese momento, tu gestor debería decirte si dejas a un lado esa primera tarea y te centras en la crucial, o si tienes que finalizar la tarea en la que estás trabajando antes de cambiar a la crucial.
Se pierde la confianza
Usar el "lo antes posible" es una manera infalible de perder la confianza de todo tu equipo. Servir fechas de entrega subjetivas y generar estrés innecesario es tender una trampa a tu equipo para que falle, y esto hará que acaben resentidos contigo rápidamente.
Mejor céntrate en alimentar la confianza con entrevistas personales y ten una conversación abierta sobre los objetivos de mayor prioridad. Si llega una tarea repentina y crucial, alivia su carga distribuyendo algunas de las otras tareas a otro miembro del equipo.
Se sacrifica la calidad
Al tratar de finalizar algo lo antes posible, está prácticamente garantizado que también vas a sacrificar la calidad para conseguir hacerlo a tiempo. Cuando esto ocurre, aumentan las probabilidades de tener que hacer correcciones y sumar reelaboraciones, y te ves a ti mismo empleando la misma cantidad de tiempo (y a veces más) trabajando en esa tarea.
No permitas que la urgencia eclipse la calidad del trabajo. Si hay algo que va a tardar un poco más en estar listo, normalmente los clientes y las partes interesadas están dispuestas a esperar un poco más con el fin de que el trabajo se haga bien, antes de recibir algo que no cumple con sus expectativas.
Deja de usar el "lo antes posible"... ¡lo antes posible!
Si te consideras a ti mismo como alguien que convierte todo en crucial, entonces deberías replantearte tu estrategia. El tiempo ahorrado al sacrificar la seguridad y la confianza de tu equipo, otras fechas de entrega, la productividad y la calidad del trabajo no merece la pena, y todo por buscar la manera más rápida de llevar algo a la parte de arriba de la lista de tareas pendientes. Reconsidera tu mentalidad y encontrarás una explosión de impulsos y una enorme capacidad de maniobra.
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