Hemos hablado hace poco del inevitable "dinosaurio del trabajo" que habita todas las oficinas, esas herramientas o procesos desfasados que utilizamos y que ya no son tan eficaces como lo fueron en su día. Como usar el correo electrónico para gestionar proyectos u hojas de cálculo para registrar el estado de las tareas, y celebrar reuniones semanales o incluso diarias para hablar del estado del progreso en persona.
No permitas que sean...
Hay muchas formas eficaces de gestionar los proyectos y recibir información sobre el estado de las tareas. Según nuestra encuesta sobre gestión del trabajo 2015, más del 34 % de los trabajadores asisten a seis reuniones a la semana o más, destinadas principalmente a informar del estado de las tareas. Supongamos que esas seis reuniones duran una hora cada una y a ella asisten al menos tres personas. Si eliminas estas reuniones, recuperarás 18 horas semanales. ¡Habla de contar con más horas al día para producir!
Una de las ventajas de Wrike es que puedes despedirte fácilmente de estas herramientas desfasadas y pasar a una herramienta de gestión del trabajo más eficaz. ¿Pero cómo?
Paso a paso:
Sustituye el correo electrónico por comentarios y archivos compartidos
Vale, ya sé que es imposible deshacerse del correo electrónico por completo. Este te permite comunicarte con los clientes y recibir copiosas cantidades de correo no deseado :). Sin embargo, tal vez lo estés utilizando más de lo necesario.
A menudo, las personas recurren al correo electrónico como la única forma de comunicación documentada. "Si envío un correo electrónico a George para hacerle llegar el archivo de Penske en lugar de acercarme a su mesa, creo un respaldo documental".
Una de las ventajas de Wrike es que puedes abrir una tarea y simplemente dejar un comentario en la parte inferior de esta @mencionando a George y recordándole que tiene que enviar el archivo al cliente. La tarea incluye asignado, fechas de vencimiento y las notas que tenga que revisar George antes de pulsar el botón de envío. Puede visualizar todo desde el sitio en lugar de revisar innumerables conversaciones por correo electrónico.
Así pues, ¿qué sucede si George envía una versión antigua del archivo de Penske porque no encontró el correo titulado "PenskeFile_final_FINAL" y solo tiene acceso a "PenskeFile_final?"
Con el control de versiones de Wrike, puedes añadir revisiones de un documento existente a la tarea en cuestión de forma que
la última versión siempre esté disponible y no quede oculta entre copias anteriores del mismo archivo. Ya no es necesario idear nuevos nombres para la última versión. Acaba con los archivos "final_FINAL".
la última versión siempre esté disponible y no quede oculta entre copias anteriores del mismo archivo. Ya no es necesario idear nuevos nombres para la última versión. Acaba con los archivos "final_FINAL".
Mira cómo el equipo de marketing de Hootsuite sustituyó el correo electrónico por Wrike.
Sustituye las hojas de cálculo por tareas y carpetas
Las hojas de cálculo son una de esas útiles herramientas de trabajo que son estupendas por un motivo (cálculos y bases de datos), pero que, de tan queridas que son, la gente las usa para todo, incluso para gestionar proyectos. Ahí es cuando la herramienta fracasa rápidamente.
Mientras que las hojas de cálculo empiezan con buenas intenciones (mantener todo documentado y organizado), requieren una increíble cantidad de mantenimiento para que resulten eficaces. Y todos esos colores... ¿QUÉ SIGNIFICAN?
Echemos un vistazo al caso de nuestro amigo George. Tiene una hoja de cálculo con todos los archivos que envía a Penske. Cada columna tiene una fecha, una categoría, una breve descripción y un color en función de qué se está haciendo, revisando y aprobando. Sin Wrike, tiene que actualizar esta hoja de cálculo a diario (ya que es el único que tiene acceso a ella), cambiar los colores, añadir descripciones y enviar la hoja más reciente a todo el mundo. Esa una tarea que le lleva horas.
Si disfrutara de las ventajas de Wrike, todo lo que tendría que hacer es crear una estructura de carpetas sencilla. Podría llamar a la carpeta "Penske" y añadir todas las tareas pertinentes. Estas tareas tendrían una fecha, estarían etiquetadas en la categoría adecuada, contendrían una descripción y tendrían un flujo de trabajo personalizado que mostraría el estado de la tarea (trataremos este tema en breve). ¿Lo mejor? Cada tarea se podría asignar a la persona responsable de ella para que George no tuviera que ir preguntando a todos por el estado y, después, actualizando la hoja de cálculo. El propietario de cada tarea es responsable de actualizar su parte.
Mira cómo el acuario de la bahía de Monterey sustituyó la tediosa gestión de proyectos basada en hojas de cálculo con Wrike.
Cambia las reuniones para hablar del estado de las tareas por flujos de trabajo y paneles personalizados
Pocas cosas acaban con la productividad tan rápido como una reunión "rapidita" para hablar del estado de las tareas. Reunir a todo el mundo en una sala para hablar de las actualizaciones es probablemente el motivo por el que casi un 50 % de los trabajadores abandonan las reuniones sin entender qué hacer a continuación. Y casi nadie está preparado para ofrecer una actualización exhaustiva, por lo que todo el mundo se afana por hacer algo decente en el último minuto:
Si George tuviera que celebrar una reunión para hablar del estado de las tareas cada semana para dar la información de su hoja de cálculo de los archivos de Penske , probablemente reuniera a todos en una sala para repasar la hoja de cálculo, línea por línea. Cada persona daría información sobre las tareas que se les asignaron. ¡Qué pérdida de tiempo!
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En lugar de ello, las tareas de Wrike se pueden asignar a un flujo de trabajo concreto que muestre el estado actual de cada tarea. Si conociera las ventajas de Wrike y lo utilizara, George podría ver un panel con el estado de cada tarea en la que trabaja su equipo. A continuación te proponemos un ejemplo de flujo de trabajo de Wrike:
Si George quisiera ver un resumen de todos los archivos de Penske y en qué punto se encuentran (tal y como en una hoja de cálculo), podría crear un Panel de control en Wrike. Esto le permitiría a George organizar sus tareas por estado y ver cuántas están "En curso", "En revisión" y "Revisadas". Ahora, puede cancelar las reuniones habituales de los martes por la mañana y empezar a obtener actualizaciones de estado de las tareas en tiempo real cuando lo necesite, mientras disfruta de las muchas ventajas de Wrike.
Mira cómo Nanometrics cambió las reuniones por Wrike.
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