En la parte uno de nuestra serie sobre cómo seleccionar las mejores soluciones de gestión del trabajo colaborativo, vimos hasta qué punto es indispensable adoptar un método de recepción de proyectos centralizado y gestionar todas las tareas del equipo a través de un sistema de registro para poder trabajar eficazmente. Sin esto, es probable que tengas dificultades para realizar un seguimiento del trabajo, gestionar proyectos en múltiples programas y buscar a las partes interesadas para obtener detalles del proyecto. La parte dos ponía de manifiesto el problema de los procesos de aprobación de activos demasiado lentos y los equipos aislados intentando colaborar.
Hoy, nos centraremos en las ventajas de la automatización del flujo de trabajo y en el trabajo inteligente.
Problema: No es posible automatizar las tareas repetitivas
Antes de ser completados, la mayoría de los proyectos y tareas pasan por etapas predecibles, lo que se traduce siempre en un trabajo repetitivo, por ejemplo, asignar tareas al compañero de equipo correcto, hacerlas pasar a la siguiente etapa y completar y archivar el trabajo. El trabajo administrativo se traduce en pérdida de tiempo porque se impone sobre actividades más productivas, como entrevistar a los clientes para estudios de casos o escribir un artículo de blog sobre el anuncio de un nuevo producto. ¿Por qué no utilizar el software de automatización del flujo de trabajo para asignar de manera automática las tareas y avisar a la persona pertinente cuando el trabajo está listo para su aprobación? Hay un tiempo limitado en la jornada laboral y los equipos no deben perder ni un segundo en tareas administrativas que puedan automatizarse.
Problema: El ritmo de avance es demasiado lento
El crecimiento empresarial a menudo puede ser una bendición y una maldición. Una bendición porque los ingresos aumentan y los equipos crecen. Sin embargo, también puede ser una maldición porque a medida que las empresas se expanden, los proyectos y las cargas de trabajo aumentan, lo que podría restringir la disponibilidad de recursos. Conforme aumentan las demandas de trabajo, los equipos no tienen tiempo para analizar montones de datos para obtener información relativa a la toma de decisiones. Como resultado, la colaboración se vuelve más complicada y los límites entre el trabajo y el tiempo personal se desdibujan.
A medida que aumentan las cargas de trabajo, resulta cada vez más complicado para los propietarios y los gestores de proyectos supervisar y analizar manualmente el progreso de las iniciativas de alto nivel y las tareas detalladas. Evaluar el riesgo resulta igualmente difícil y determinar los niveles de riesgo sobre la base de la intuición y la experiencia es menos efectivo y casi imposible a gran escala.
Los propietarios y los gestores de proyectos necesitan una manera eficiente de identificar de un vistazo las iniciativas en riesgo y priorizarlas sin tener que consultar manualmente con los miembros del equipo ni examinar varios niveles de proyectos. Una vez que se identifica un riesgo potencial, necesitan información para diagnosticar con precisión la causa y definir los siguientes pasos, ya sea informar a las partes interesadas, mitigar los obstáculos, ajustar recursos o actualizar las cronologías.
El aprendizaje automático y la inteligencia artificial continuamente se filtran en nuestras actividades y rutinas diarias. Los dispositivos inteligentes actúan como asistentes personales que nos ayudan a gestionar calendarios y establecer recordatorios. En los portales de ayuda cada vez son más frecuentes los bots para brindar un excelente servicio al cliente. Las aplicaciones que más utilizamos envían respuestas generadas automáticamente, como Gmail, LinkedIn y muchas aplicaciones de mensajería telefónica. Toda esta tecnología está disponible para que podamos ser más eficientes, colaborar y aumentar nuestra productividad. ¿Por qué el trabajo debería ser diferente? Las herramientas de automatización del flujo de trabajo permiten que los equipos ganen tiempo para que lo dediquen a hacer su mejor trabajo.
A medida que aumenta la carga de trabajo y la colaboración, los miembros del equipo a menudo se ven sobrecargados con notificaciones que necesitan respuestas oportunas. Esto es significativo porque la mayoría de las comunicaciones y las respuestas relativas a cuestiones de trabajo son breves y requieren decisiones simples, pero se necesita demasiado tiempo y esfuerzo para responder manualmente. Además, está la presión de responder rápidamente y, al mismo tiempo, afrontar otras tantas responsabilidades. Sin embargo, si tienes un montón de notificaciones acumuladas, puede resultarte abrumador tener que responderlas sin disponer de una forma rápida de hacerlo. Necesitas una solución de software de automatización del flujo de trabajo que te permita actuar rápidamente y hacer avanzar el trabajo sin mucho esfuerzo manual.
Aunque estamos en la era de la transformación digital, no todo el trabajo es digital. ¿Alguna vez has recibido un documento impreso o una nota escrita a mano de un compañero que el resto del equipo debería ver? Aunque pudieras digitalizar el archivo y cargarlo, el proceso de edición sería trabajoso. El uso compartido de documentos físicos, la edición y la colaboración no es realista entre empresas y equipos dispersos porque algunos miembros no tienen acceso a la tecnología de oficina tradicional para digitalizar documentos impresos.
Wrike tiene una solución para cada problema
Wrike Integrate, nuestro complemento de automatización de procesos/flujo de trabajo para todos los flujos de trabajo complejos y de múltiples aplicaciones, se apoya ahora en nuestro nuevo motor de automatización para automatizar los procesos repetibles dentro de Wrike.
El motor de automatización puede automatizar tus flujos de trabajo más habituales para reducir el trabajo improductivo. Basándose en la fórmula lógica si/entonces, los administradores de cuentas ahora pueden crear reglas de automatización utilizando desencadenantes y acciones para crear notificaciones y recordatorios personalizados, mover y organizar el trabajo, actualizar el estado del trabajo y las tareas, iniciar flujos de trabajo de aprobaciones, y emprender medidas en función de los niveles de riesgo del proyecto. Para crear reglas de automatización no es necesaria ninguna experiencia en codificación.
Son muchas las ventajas de la automatización del flujo de trabajo. Al eliminar las tareas repetitivas de la carga de trabajo de un equipo, puedes reducir los errores, optimizar los procesos y ahorrar a cada miembro del equipo cientos de horas al año, lo que supone otra forma de mejorar la productividad.
Predicción del riesgo de los proyectos
La herramienta integrada Work Intelligence incluye funcionalidades de predicción de riesgos de los proyectos utilizando la tecnología de aprendizaje automático para predecir con prontitud los posibles retrasos y alertar a los responsables de proyectos y de equipos comunicándoles las causas posibles. Esto les permite actuar con rapidez para reducir o evitar retrasos. Nuestro software de automatización del flujo de trabajo utiliza señales como fechas de inicio y finalización, tareas que se extienden más allá de los plazos del proyecto y resultados anteriores de proyectos similares, para evaluar riesgos medios y altos, y envía resúmenes por correo electrónico para alertar a los usuarios. Las predicciones se pueden utilizar como aportes al motor de automatización para desencadenar acciones que automatizan la activación de diferentes escenarios en función del riesgo del proyecto.
Respuestas inteligentes
Para obtener respuestas rápidas y breves, las Respuestas inteligentes de Wrike permiten a los usuarios actuar rápidamente para hacer avanzar el trabajo respondiendo a las notificaciones y a la actividad con respuestas automáticas generadas con aprendizaje automático. Cada respuesta se basa en el contexto de la conversación y permite a los usuarios seleccionar hasta tres respuestas por cada @mención recibida en su bandeja de entrada de Wrike.
Procesamiento de documentos
Ahora tus compañeros podrán compartir los documentos físicos con los demás miembros del equipo. La nueva funcionalidad Procesamiento de documentos de Wrike, la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR, por sus siglas en inglés), digitaliza y convierte documentos impresos y notas escritas a mano en archivos de texto editables. Tan solo debes usar la cámara de tu dispositivo móvil como escáner, guardar el archivo como documento adjunto de una tarea y cargarlo en Wrike.
House of Design automatiza sus flujos de trabajo
Ryan Okelberry, jefe de Operaciones/director de House of Design describe cómo la función de automatización de Wrike acelera el flujo de trabajo de su equipo y genera resultados:
«... [Wrike] es lo suficientemente simple de utilizar como para que podamos redactar fórmulas sin ser expertos en programación. Las fórmulas se basan en pequeños detalles y, en este sentido, la automatización aporta más valor a la plataforma de Wrike.”
Trabaja de forma más inteligente con la automatización
Automatiza tus flujos de trabajo, identifica el trabajo en riesgo, responde más rápido y colabora sobre documentos físicos. Ahora todo esto es posible con el motor de automatización de Wrike y la herramienta Work Intelligence. Deja que Wrike te muestre cómo hacerlo iniciando una prueba gratuita hoy mismo. Mientras tanto, descarga nuestro nuevo ebook, Empowering Teams With CWM: 13 Common Pain Points and How to Solve Them para descubrir los cuatro principales factores que hay que tener en cuenta a la hora de elegir una solución de CWM, así como las 16 funcionalidades CWM más importantes para equipos de empresas en hipercrecimiento.
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