Los proyectos importantes a menudo exigen la participación de varios equipos. Los directivos y los gestores de proyectos deben ser expertos en coordinar la colaboración interdisciplinaria en sus empresas para obtener nuevos enfoques, impulsar planes ambiciosos y mantener los departamentos sintonizados en el camino hacia un objetivo común.
Sin embargo, la colaboración interdisciplinaria puede resultar difícil de gestionar. Las colaboraciones entre varias disciplinas a menudo se salen del presupuesto o del programa, no satisfacen las necesidades de los clientes o no están en consonancia con los objetivos generales de la empresa. Se necesitan sólidas habilidades de gestión de proyectos, herramientas de control de calidad y una buena estrategia para superar los posibles obstáculos.
Para que la colaboración interdisciplinaria sea efectiva, los equipos deben alinearse con los objetivos, las tareas y las expectativas del grupo. Los gestores de proyectos deben comunicar los cronogramas y los hitos claros que muestren el progreso hacia la consecución del objetivo del proyecto.
¿Qué es la colaboración interdisciplinaria?
La colaboración interdisciplinaria es cuando un grupo de personas con experiencia en ámbitos distintos se une para trabajar en torno a un objetivo o proyecto, por ejemplo, los departamentos de RR. HH., logística y marketing que colaboran para atraer talento profesional local en una feria profesional.
Al igual que con otros proyectos, la colaboración interdisciplinaria funciona mejor cuando los equipos se comunican, comprenden las funciones de los demás y contribuyen al plan del proyecto.
¿Por qué la colaboración interdisciplinaria supone un reto?
Ahora que entendemos que la colaboración entre equipos aúna a diversos talentos, ¿por qué debería ser más difícil de gestionar que un equipo ordinario?
El desafío más común de la colaboración interdisciplinaria es una diferencia en las prioridades o los parámetros clave de rendimiento entre los equipos. Por ejemplo, un ingeniero puede estar especialmente interesado en optimizar la eficiencia de las aplicaciones que ejecutan un nuevo producto. Sin embargo, un responsable de ventas se centrará más en los magníficos beneficios que tiene el producto.
Cuando los equipos que no suelen trabajar juntos se agrupan en una colaboración interorganizacional, es imprescindible iniciar el proyecto alineando valores e identificando los parámetros más importantes para el éxito como grupo.
A continuación, abordaremos otros retos en la colaboración interdisciplinaria.
1. Trabajo entre equipos en remoto
Con la pandemia del coronavirus y los subsiguientes estados de alarma, la colaboración interdisciplinaria afronta un gran desafío. Muchos gestores de proyectos ahora tienen que depender de los medios de comunicación digitales para supervisar el progreso del grupo y compartir actualizaciones.
Sin embargo, las herramientas de colaboración y gestión de proyectos como Wrike facilitan que los grupos interdisciplinarios mantengan la visibilidad del proyecto, colaboren, se comuniquen e incluso distribuyan archivos relevantes en un único portal.
2. El problema de la pereza social
¿Recuerdas cuando en la universidad tu equipo asignado tenía que entregar un proyecto, pero siempre había un miembro del equipo que hacía más bien poco? Esto se llama pereza social, y también se observa en la colaboración interorganizacional. Para eliminar este comportamiento, un gestor de proyectos debe crear métricas que afecten al grupo y también a los equipos dentro de él.
3. Un concepto erróneo de las responsabilidades de los otros equipos
A menudo, los diferentes equipos están tan inmersos en su trabajo que es posible que no aprecien las tareas y las responsabilidades de otros equipos. Cada equipo habla su propio idioma, lo que puede complicar las cosas en una dinámica interorganizacional. La conciencia de las diferencias entre los equipos en la colaboración interdisciplinaria puede convertirse en una fortaleza organizativa si se gestiona bien.
¿Qué beneficios ofrece la colaboración entre equipos?
A continuación, hablaremos sobre los beneficios de la colaboración entre equipos.
- Ideas innovadoras
Todos tenemos claro que la colaboración entre equipos nunca es fácil. Genera tanta fricción como rendimiento productivo. ¿Pero cuál es la parte positiva de toda esa tensión entre personalidades, enfoques y procesos en conflicto? Genera ideas dinámicas e innovadoras. Y sin esas ideas nuevas y brillantes, tu empresa corre el riesgo de morir de mediocridad. - Empleados comprometidos
Una de las formas más eficientes de implicar a los empleados es mejorar el trabajo en equipo. Asegúrate de que se escuche la opinión de cada equipo e involucra a los líderes del equipo en cada nueva decisión. En términos generales, la colaboración organizacional lleva a que los trabajadores se sientan totalmente comprometidos y deseosos de participar en nuevos proyectos y asumir cambios, no como una carga más, sino como un desafío que los hará progresar. - Mayor velocidad comercial
Con una cultura de colaboración interdisciplinaria, desarrollarás la capacidad de llevar productos al mercado más rápidamente. El trabajo en equipo y la comunicación agilizan todo el proceso y lo hacen más fácil y eficiente. Como resultado, la capacidad de la organización para crear valor se acelera. - Mejora en la flexibilidad de la organización
Cuando mejora la colaboración interorganizacional, también lo hace la capacidad de la organización para gestionar proyectos más amplios. El trabajo en equipo y la colaboración son las bases de las metodologías de trabajo como Agile y Scrum, que permiten a los equipos ser más flexibles y receptivos. - Más sintonía con las partes interesadas
En la colaboración organizacional es importante poner más el foco en la colaboración externa con los clientes, socios y proveedores, las partes interesadas a quienes tu proyecto y tu producto incumbe directamente. Si puedes tener en cuenta sus comentarios en el proceso de desarrollo de tu producto, habrá una mejor sintonía entre las necesidades reales del cliente y las características de tu producto. Así todos ganan. - Más atractivo para los mejores talentos
La colaboración interdisciplinaria le da a tu organización una ventaja competitiva a la hora de atraer talento profesional. Los profesionales altamente motivados quieren trabajar con personas a las que respetan y de quienes sienten que pueden aprender. Por lo tanto, si la cultura colaborativa ya está incorporada en tu empresa, tienes la base para atraer a los mejores talentos, especialmente de la generación más joven.
Cómo gestionar con profesionalidad la colaboración interdisciplinaria en tu organización
1. Clarifica la participación de cada equipo en el plan
Al comienzo del proyecto (etapa de planificación), anima a los miembros del equipo a hablar y negociar responsabilidades. Permíteles cuestionar opiniones, sugerir ideas, eliminar trabajos innecesarios y compartir las peculiaridades de su contribución al proyecto para que todos los equipos y miembros de la colaboración interdisciplinaria comprendan el trabajo de los demás.
Esta estrategia facilita que los equipos sean escuchados, se establezcan nuevas conexiones y se defina una dirección clara hacia la que avanzar. Los equipos involucrados sienten una sensación de control sobre su trabajo cuando forman parte de la planificación desde el principio. Esto genera un sentido de responsabilidad en todos los involucrados en la colaboración entre equipos.
Airto Zamorano, director general de Becker Ears, Nose, and Throat Center, invita a su equipo a negociar responsabilidades con él al inicio: «En la etapa de planificación, animo a las personas a cuestionar cualquier aspecto del plan con el objetivo de eliminar trabajos superfluos o ajustar el plan según las necesidades. Les digo: "Hablad conmigo todo lo que queráis el primer día, pero después de eso, espero que todos nos ciñamos al plan"».
2. Realiza revisiones de conceptos desde el principio
En una colaboración interorganizacional, es aconsejable obtener la participación de las partes interesadas del proyecto antes de gastar recursos o asumir un gran compromiso. Para ello, realiza revisiones de concepto informales que reúnan a diferentes partes interesadas desde el principio.
De esta manera, lograrás una perspectiva más amplia de lo que el proyecto requeriría de cada equipo, conciencia del presupuesto y la viabilidad del proyecto. Compartir recursos como bocetos y esquemas fomenta las aportaciones creativas y prácticas de los equipos involucrados.
Brad Palmer, cofundador de Jostle Corporation, sugiere realizar revisiones de conceptos antes de elaborar un producto mínimo viable: «Realizar reuniones informales para analizar conceptos, en las que participen las partes interesadas al principio de un proyecto. De este modo, quedan claros los requisitos, se detectan las dificultades y se amplían los razonamientos desde el principio. La gente es reticente a las críticas cuando las cosas ya están acabadas y pulidas».
3. Renuncia al impulso de microgestionar
Como gestor de proyectos que lidera la colaboración interdisciplinaria, debes dejar espacio para que los equipos se organicen y se gestionen solos. En lugar de dar órdenes de arriba abajo, puedes crear sistemas que permitan a los equipos y sus miembros hacer su mejor trabajo.
Tyler Benedict, fundador y editor de BikeRumor.com, tiene un truco único para lidiar con la avalancha diaria de lanzamientos de productos y el clamor de redactores (tanto empleados como freelance) por nuevas asignaciones. En lugar de tener a una persona distribuyendo el trabajo, creó una bandeja de entrada general de tareas pendientes y dio acceso a todo el equipo. Lo explica así: «De este modo, varios editores pueden simplemente enviar noticias a esta bandeja, y todos los redactores tendrán acceso por orden de llegada a las nuevas ideas para sus artículos. Solo tienen que enviárselas a ellos mismos cuando estén preparados para empezar su propia historia y borrarlas de la bandeja de entrada compartida».
4. Crea guías de estrategias
Una guía de estrategias contiene información útil sobre varias partes del proyecto. Tu guía de estrategias del proyecto incluirá flujos de trabajo de procesos, procedimientos operativos estándar, cronogramas, dependencias de tareas e información relevante para los equipos involucrados. Las guías de estrategias de código abierto son una excelente manera de permitir que todos los involucrados en el proyecto aprendan unos de otros.
La colaboración interdisciplinaria es a menudo una excelente oportunidad para que los departamentos aprendan de otros actores en la empresa. La creación y el intercambio de guías de estrategias para la colaboración interorganizacional capacitan a los equipos para que adopten nuevas habilidades que complementen las suyas, pero que quizás nunca hayan sido necesarias en un entorno de mentalidad de silo.
Steven Benson, fundador y director general de Badger Maps, sostiene que la clave para fomentar la colaboración es proporcionar a los trabajadores una plataforma en la que todos aprendan de todos. «Esta estrategia funciona especialmente bien cuando hay muchas personas en el equipo que realizan trabajos y tareas similares, como un equipo de ventas, por ejemplo. Hemos compartido presentaciones de Google que todos podemos editar y que están organizadas por temas. Cuando alguien tiene una pregunta o resuelve algo, puede crear una diapositiva sobre el tema y luego todos pueden recurrir a ella. Debido a que los organizamos por rol de trabajo, estos recursos también han demostrado ser muy efectivos para incorporar rápidamente nuevos empleados a los equipos».
Por qué Wrike es ideal para la colaboración entre equipos
Wrike hace que la colaboración entre equipos sea sencilla, ágil y fiable. La visibilidad mejorada, la comunicación en equipo, las herramientas de colaboración y los recordatorios automatizados son algunos de los beneficios de Wrike para los gestores de proyectos de equipos interdisciplinares de cualquier tamaño. El software de gestión de proyectos de Wrike ayuda a los equipos a compaginarse, cooperar y ejecutar con facilidad y eficiencia.
La colaboración interdisciplinaria es un reto para cualquier organización, independientemente de su tamaño. Pero también es un paso enorme hacia el crecimiento, la rentabilidad y la innovación. Con los sistemas, las herramientas y los enfoques adecuados, tu organización puede gestionar la colaboración interdisciplinaria sin obstáculos recurrentes. Prueba el software para equipos de Wrike, para gestionar tu próxima colaboración interdisciplinaria con facilidad y eficiencia.
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