Disponemos de un dato que no nos sorprende mucho: según varias investigaciones, el aumento de la carga de trabajo es la causa número uno de estrés laboral. Además de tener consecuencias potencialmente mortales para la salud, el exceso de estrés aniquila la motivación, hace que se pierda el enfoque y perjudica la moral. Todo ello inevitablemente influye en el rendimiento, la productividad y el resultado final.
Por eso la gestión adecuada de la carga de trabajo es tan importante. En el artículo de hoy, hablamos sobre las mejores formas de gestionar las cargas de trabajo de los empleados y eliminar la mayor cantidad posible de estrés relacionado con el trabajo, de manera que los miembros de tu equipo puedan crear productos de la más calidad y con coherencia.
Consejos sobre gestión de la carga de trabajo para aumentar la productividad
Contrariamente a la creencia generalizada, trabajar más horas no tiene por qué traducirse en una mayor productividad; de hecho, suele tener el efecto opuesto, ya que el estrés y la falta de sueño pueden provocar fatiga mental y agotamiento.
Cuando las cargas de trabajo se gestionan correctamente y los plazos son razonables, los empleados disfrutan de un mejor equilibrio entre trabajo y vida personal y pueden rendir al máximo. La buena noticia es que, con un poco de planificación y preparación, puedes ayudar a tu equipo a lograr cargas de trabajo óptimas y reducir el estrés.
A continuación, proponemos cuatro consejos principales para la gestión de la carga de trabajo:
- Determinar los niveles de capacidad
- Distribuir el trabajo entre los miembros del equipo
- Ajustar las tareas y ser flexibles
- Utilizar las herramientas adecuadas de gestión de la carga de trabajo
Bien, veamos con detenimiento cada uno de ellos.
Determinar los niveles de capacidad
El primer paso para una mejor gestión de la carga de trabajo es planificar la capacidad. El escenario ideal es planificar un proyecto de modo que cada miembro del equipo alcance su capacidad máxima de producción y el proyecto se complete lo más rápido posible. Sin embargo, hay una línea muy fina entre trabajar a la máxima capacidad y estar sobrecargado. Por ello, es tan importante la planificación de la capacidad.
Una herramienta que facilita enormemente la planificación de la capacidad es una estructura de trabajo desglosada. Una estructura de trabajo desglosada permite ver con exactitud qué trabajo pueden hacer simultáneamente los miembros de tu equipo, y también ayuda a optimizar la asignación de tiempo y la productividad. Además, encontrar la ruta crítica del proyecto puede ayudarte a identificar dependencias y priorizar tareas debidamente.
Distribuir el trabajo entre los miembros del equipo
A la hora de distribuir el trabajo entre los miembros del equipo, es fácil recurrir a los empleados que producen los mejores resultados, e infrautilizar a las abejas menos productivas de la colmena. Sin embargo, esto puede generar resentimiento entre quienes hacen más de lo que les corresponde, y pérdida de interés entre quienes rinden menos, lo que coloca a todo el equipo en un atolladero productivo. Pero eso no es todo. Además, depender constantemente de los mejores talentos para las tareas difíciles significa que nadie más desarrollará capacidades o confianza para ejecutar esas tareas.
Antes de distribuir el trabajo de tu próximo proyecto, dedica tiempo a evaluar a cada miembro de tu equipo. ¿Cuáles son sus puntos fuertes? ¿En qué áreas podrían trabajar? ¿Este proyecto supone una oportunidad para que obtengan algo de experiencia en un área en particular?
Otra buena estrategia para distribuir el trabajo de manera justa es garantizar que cada miembro del equipo comprenda sus funciones y sus responsabilidades en relación con el proyecto. Al trabajar de manera coordinada, la asignación de tareas resulta mucho menos desalentadora.
Ajustar las tareas y ser flexibles
Está claro que no todos los proyectos van a desarrollarse perfectamente según lo planeado, por lo que es fundamental mantenerse flexible y ajustar las tareas a medida que cambian las necesidades. Incluso si tu plan requiere que un miembro del equipo dedique cierto tiempo a una tarea específica en la que no es muy competente, un cambio inesperado en la fecha límite puede hacer que rápidamente adjudiques esa tarea a tu jugador estrella y que el otro empleado se dedique a algo distinto. Al fin y al cabo, se trata de ser lo más justo posible, pero cuando las prioridades cambian repentinamente, la entrega exitosa del proyecto debe ser el único objetivo.
Utilizar las herramientas adecuadas de gestión de la carga de trabajo
Además de perfeccionar tus habilidades de gestión de la carga de trabajo, el software de gestión de capacidad puede contribuir a que el trabajo del proyecto se reparta de manera equitativa y equilibrada entre los miembros del equipo.
Wrike simplifica todo esto con su función integrada de vista de carga de trabajo, que permite identificar exactamente cuánto trabajo tiene cada empleado en cada momento. Al ser completamente interactivo, es posible optimizar la programación de tu equipo y reasignar las tareas según sea necesario.
Lo cierto es que los empleados felices y sanos son mucho más valiosos que los que trabajan en exceso y están agotados a causa del estrés y la ansiedad. La gestión adecuada de las cargas de trabajo de los miembros de tu equipo ayuda a que alcancen su máximo potencial, y con Wrike puedes conseguirlo.
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