Hablando sobre la gestión de proyectos colaborativos, hay tres factores principales que determinan el éxito de un nuevo proyecto o campaña:
- Excelente comunicación descendente y ascendente para que todos estén al día en relación a los progresos, problemas y logros:
- Gestión de proyectos organizada y colaborativa para asegurarte de que todo el trabajo finalice a tiempo y se respete el presupuesto;
- Colaboración entre los miembros del equipo y entre departamentos para aportar nuevas ideas e impulsar la innovación.
No obstante, es un error pensar en estos factores de forma independiente en el entorno laboral innovador actual. Puedes mejorar en estas tres áreas centrándote solo en un aspecto de trabajo: la gestión de proyectos colaborativos. Perfeccionar esto permitirá que todos, desde la dirección general al resto de la plantilla, gestionen los proyectos y las ideas, colaboren activamente en tareas y realicen su trabajo de forma más eficaz.
La mejor forma de optimizar la gestión de proyectos colaborativos es sacar a tu equipo de las tinieblas de antaño en los que las conversaciones se realizaban por correo electrónico e introducir un software especialmente diseñado para llevar a cabo el trabajo.
Las claves para una gestión de proyectos colaborativos eficaz
Tanto si decides seguir utilizando los viejos métodos como si buscas una nueva herramienta de gestión de proyectos colaborativos, aquí encontrarás algunos aspectos que debes tener en cuenta:
1. Necesitas una herramienta que se actualice en tiempo real
Algunos programas en línea y basados en la nube permiten a tu equipo compartir y supervisar las actualizaciones en tiempo real; en cuanto se introduce un cambio, este se muestra ante todos. Esto evitará que tu equipo trabaje accidentalmente con información no actualizada (como hojas de cálculo). De este modo, la colaboración puede progresar sin contratiempos y de forma eficiente.
2. Los compañeros tienen que ser capaces de trabajar al mismo tiempo
La colaboración en tiempo real es el nuevo distintivo del mejor trabajo en equipo. Una de las primeras herramientas más populares de este tipo fue Google Docs. Gracias a ella, una persona puede actualizar el documento en línea y otra, realizar modificaciones simultáneamente o simplemente seguir el proceso mientras sucede. Wrike es una herramienta de gestión de proyectos colaborativos que proporciona las mismas funciones de colaboración en tiempo real en tareas y proyectos.
3. Puedes hablar del trabajo justo desde donde se realiza
En lugar de mantener las conversaciones en una herramienta (como las herramientas de chat) y el trabajo en sí en otra, debes encontrar una herramienta que te permita mantener las conversaciones justo donde se realiza el trabajo. De este modo, si alguien nuevo accede a tu proyecto o si tienes que entregarle el trabajo, también puedes ofrecer información sobre las medidas adoptadas anteriormente y las conversaciones relacionadas con el proyecto. Podrá ponerse al día de inmediato, sin que tengas que dedicar tiempo extra para mostrarle cada uno de los detalles del proyecto.
4. Necesitas un lugar consolidado donde almacenar y gestionar toda la información relacionada con el trabajo
Actualmente es habitual guardar la información en varios lugares diferentes, como bandejas de entrada, sistemas de almacenamiento de archivos en la nube y discos duros de ordenadores personales. Esto hace que sea casi imposible garantizar que todo el equipo trabaje con la información más reciente.
Si deseas mejorar la gestión de proyectos colaborativos, tienes que encontrar un lugar en el que almacenar todo lo relacionado con el trabajo: todas las tareas que se llevan a cabo una sola vez, los proyectos a largo plazo, los archivos, las conversaciones, las notas de reuniones y los informes. Si lo haces, tu equipo disfrutará de un acceso inmediato y siempre disponible a la información que necesita, sin necesidad de que tengan que lanzarse a la búsqueda por varias herramientas.
5. Debes poder modificar la información del proyecto y hacérselo saber al equipo de inmediato
Todos los equipos tendrán que cambiar la información del proyecto o las prioridades antes o después. Tu proceso o herramienta debe permitir actualizar el trabajo y hacérselo saber a tu equipo de inmediato, de forma que todos trabajen siempre en los proyectos más importantes con la información más exacta.
6. Debes poder ver qué viene a continuación
Un software de gestión de proyectos eficaz permite planificar las tareas y los proyectos futuros utilizando la programación, los diagramas de Gantt, las dependencias de tareas, etc. Podrás organizar de forma lógica las tareas y los proyectos, configurar los flujos de trabajo para que el trabajo progrese de principio a fin, supervisar el progreso para garantizar que nada falle y comunicarte con tus colegas para saber si necesitan ayuda. Cuando un proyecto va a finalizar, el equipo puede empezar de inmediato el próximo trabajo prioritario.
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