Tú y tu equipo estáis creando una biblioteca integral de recursos para el sitio web de la empresa, un lugar al que se pueda acudir para acceder a ebooks, hojas de trabajo y guías, entre otros útiles elementos.
Es un proyecto ambicioso repleto de numerosas tareas e hitos que has de gestionar. Incluye investigación y resúmenes, borradores y diseños, páginas de inicio y tareas promocionales.
Si solo uno de estos elementos se desvía del plan o no respeta los plazos, desencadenará un efecto dominó en todo el proyecto.
Necesitas una forma de supervisar el programa del proyecto para poder asegurarte de que las tareas se completen siguiendo el orden correcto y cumpliendo los plazos. Por esto es importante saber cómo usar diagramas de Gantt en la gestión de proyectos.
¿Qué es exactamente un diagrama de Gantt?
Un diagrama de Gantt es una herramienta de gestión de proyectos que muestra las tareas en relación con el tiempo.
Las tareas se representan por medio de barras horizontales. La longitud de estas barras representa la cantidad de tiempo que se ha asignado a la tarea.
Aquí tienes un ejemplo de diagrama de Gantt para la gestión de proyectos donde aparecen las tareas relacionadas con el lanzamiento de un nuevo producto:
Si miras al diagrama, podrás ver el orden por el que se han de completar las tareas, cuánto debería durar cada una de ellas, los solapamientos entre trabajos, las dependencias (indicadas por medio de una flecha) e incluso quién tiene asignada cada labor.
¿Cuáles son las ventajas de usar diagramas de Gantt en la gestión de proyectos?
Es probable que ya hayas escuchado hablar de los diagramas de Gantt en otras ocasiones. ¿Pero realmente merecen tantas alabanzas? ¿Por qué son tan útiles estos diagramas?
Usar diagramas de Gantt en la gestión de proyectos ofrece un sinfín de ventajas, entre las que se incluyen las siguientes:
- Programación detallada: la programación es una de las grandes dificultades para la mayoría de los gestores de proyectos, pero un diagrama de Gantt te ofrece una herramienta para calcular cuánto tiempo van a tardar las tareas y gestionar las expectativas de las partes interesadas en consecuencia.
- Planificación precisa de las tareas: la mayoría de los proyectos requieren que las tareas se completen siguiendo un orden determinado. Por ejemplo, no se puede diseñar un nuevo producto antes de conocer sus requisitos. Un diagrama de Gantt te permite planificar las tareas siguiendo el orden correcto y, además, detectar las dependencias que tú y tu equipo debéis tener en cuenta.
- Eficacia mejorada: poder reflexionar detenidamente y planificar las tareas de este modo mejora la eficacia del proyecto y de tu equipo; pues se eliminan los obstáculos que surgen cuando las dependencias de las tareas no se comunican correctamente o no se prevén.
- Aumento de la responsabilidad: los proyectos muchas veces pueden parecer grandes castillos de naipes; un solo error o un plazo incumplido y la construcción se va al traste. Tener un diagrama de Gantt como referencia para ti y tu equipo aumenta la asunción de responsabilidades, pues ilustra claramente el efecto dominó que se puede desencadenar cuando tan solo una tarea no se completa según lo previsto. Después de todo, un diagrama de Gantt parece literalmente una fila de fichas de dominó.
Los diagramas de Gantt son útiles herramientas para planificar y programar proyectos, pero esto no implica que carezcan de reglas de uso. Como cualquier otra herramienta, tiene su tiempo, su lugar y sus propios casos de uso.
¿Te gustaría saber cuándo deberías utilizar este tipo de diagrama y cuándo no? Estos son los cuatro casos en los que no debes usar diagramas de Gantt en la gestión de proyectos.
1. No utilices el diagrama de Gantt para la planificación inicial de un proyecto
Crear un diagrama de Gantt no debería ser el primer paso al planificar un proyecto, pues no es una herramienta adecuada para determinar todas las particularidades implicadas.
¿Por qué? Para usar un diagrama de Gantt de forma eficaz, deberás tener un conocimiento sólido de algunos aspectos como los siguientes:
- Qué grandes riesgos implica el proyecto
- Aproximadamente cuánto deberían tardar estas tareas
- El orden general por el que estas tareas deberían fluir
Si tratas de desglosar el proyecto de este modo mientras completas un diagrama de Gantt, corres el riesgo de dejar de lado alguna tarea o algún paso y, por consiguiente, tendrás que volver a elaborar todo el diagrama cuando te des cuenta de que falta algo.
Tu diagrama de Gantt deberá tratarse como una representación visual de la cronología del proyecto en lugar de como una herramienta que empleas para hallar el mejor planteamiento desde el principio. Eso es algo que debes saber antes siquiera de empezar a crear tu diagrama.
2. No utilices un diagrama de Gantt para la gestión de recursos
Los diagramas de Gantt son estupendos para mostrar la cantidad de tiempo que tardará un proyecto concreto (y las tareas vinculadas), pero no es útil cuando tratas de desglosar todos los recursos implicados.
Esto se traduce en que los diagramas de Gantt pueden ser muy engañosos para gestionar los recursos. Recuerda que el objetivo principal del diagrama de Gantt es mostrar solamente el tiempo previsto y no necesariamente otras limitaciones importantes, como el objetivo del proyecto y los costes generales.
Por ejemplo, las tareas representadas por barras más cortas en el diagrama de Gantt llevan menos tiempo en completarse. Aunque puede que también requieran más recursos, como miembros adicionales del equipo, equipo necesario o presupuesto.
Eso no figura en el diagrama de Gantt. Así pues, aunque esta herramienta es útil para programar, asegúrate de disponer de otro modo de controlar los recursos del proyecto para garantizar que se utilicen de la manera más eficaz posible.
3. No crees manualmente el diagrama de Gantt
Muchas organizaciones y equipos de proyectos optan por crear sus diagramas de Gantt en Excel o en otros programas que requieren cantidad de trabajo de introducción de datos y actualizaciones a mano.
Supongamos que realmente funciona; vas a utilizar el diagrama de Gantt. Pero el proceso no solo es lento, también tienes un diagrama que es absolutamente inflexible.
¿Qué sucede si hay que cambiar algo? ¿Y si las tareas se han de reorganizar? ¿Y si te das cuenta de que un paso va a llevar mucho más tiempo de lo previsto?
Lo único que puedes hacer es volver a empezar y crear todo el diagrama de nuevo para que refleje los cambios pertinentes.
Por eso es mejor buscar un software de gestión de proyectos con funciones de diagrama de Gantt (como el software de diagrama de Gantt de Wrike). Al crear tu diagrama en una plataforma como esta, podrás hacer ajustes y todo el diagrama (incluidas las cronologías y las dependencias) cambiará y se actualizará automáticamente, lo que te ahorrará estrés (por no hablar de un montón de tiempo).
4. No esculpas en piedra el plan del proyecto
¿Crees que puedes elaborar tu diagrama de Gantt y, después, consultarlo como si fuera un cronograma totalmente detallado, rígido e inamovible? Piénsalo bien.
Como en cualquier proyecto o herramienta de gestión de proyectos, todo puede pasar. Tendrás que realizar cambios y el diagrama habrá de actualizarse a medida que avance el proyecto y reúnas nueva información.
En lugar de ver el diagrama de Gantt como algo que jamás se acabará, considéralo como una representación viva del progreso del proyecto.
Lo repetimos, por eso es beneficioso crear tu diagrama de Gantt utilizando una plataforma de gestión de proyectos en lugar de un Excel o algo similar. Disfrutarás de mucha más flexibilidad para ajustar todo cuando vayan surgiendo imprevistos.
Usar diagramas de Gantt en la gestión de proyectos: una forma eficaz de programar los proyectos
Como con cualquier otra herramienta, los diagramas de Gantt no son útiles para todos y cada uno de los aspectos de la gestión de proyectos. Pero, cuando se trata de asignar el programa general de un proyecto (como en el caso del lanzamiento de un nuevo producto o la creación de esa biblioteca de recursos integral), estos diagramas son una forma fiable de planificar el orden de las tareas, conocer las dependencias y saber cuánto tiempo debería tardar en completarse el proyecto entero.
Con un diagrama de Gantt en línea en la manga, podrás anticipar proactivamente las posibles demoras o los obstáculos, además de asegurarte de que el proyecto mantenga el rumbo, sin todo ese estrés y esa confusión innecesarios.
Consulta estas publicaciones para conocer más consejos y trucos sobre cómo usar diagramas de Gantt en la gestión de proyectos:
- Cómo utilizar un diagrama de Gantt para evitar estos errores de la gestión de proyectos
- Software de diagramas de Gantt: una herramienta fundamental para la gestión de proyectos (infografía)
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