Un plan de negocio es un documento sencillo, que incluye un estudio de mercado y los objetivos generales del negocio, además de las estrategias para conseguirlos.
Pero, ¿qué es un caso de negocio y por qué lo necesitas si un plan de negocio ya es lo suficientemente minucioso?
Un caso de negocio analiza más a fondo un problema específico y cómo puedes resolverlo. Considera un caso de negocio como el motivo para crear un proyecto que vas a gestionar.
En este artículo te explicamos todos los pasos para redactar un excelente caso de negocio, con una lista de control para identificar problemas, analizar soluciones y presentarlas a las partes interesadas. Además, descubrirás cómo utilizar Wrike para gestionar tus casos de negocio de productos con una plantilla de gestión de requisitos o para implementarlos con una plantilla de programación de proyectos.
¿Qué es un caso de negocio?
Un caso de negocio es un proyecto que desarrollarás para identificar, abordar y solucionar un problema de negocio específico.
La clave de un caso de negocio es el cambio que supone para tu negocio. Para desarrollar un caso de negocio, lo primero es identificar un problema que necesita una solución definitiva. Sin ese cambio permanente, un caso de negocio no es más que una mera observación sobre lo que va mal. Un caso de negocio perfecto aborda cómo una empresa puede modificar su estrategia para resolver ese problema.
Por tanto, un caso de negocio es una historia completa contada de principio a fin. Consta de una introducción, un desarrollo y un desenlace. Esta es su estructura típica:
- Introducción: alguien identifica un problema en el negocio y presenta el caso de negocio a los responsables de la toma de decisiones.
- Desarrollo: el proyecto ya tiene el visto bueno y la empresa designa a un equipo interno para que analice el caso de negocio e informe de los resultados.
- Desenlace: el equipo presenta los cambios realizados y sus efectos a largo plazo.
En pocas palabras, un caso de negocio es la historia de un problema que es necesario resolver.
Ejemplos de casos de negocio
El problema de muchas empresas es que hacen caso omiso a problemas que tienen delante de sus ojos. Esto pasa incluso cuando una empresa tiene un producto atractivo para sacar al mercado.
Te ponemos el ejemplo de Febreze. A mediados de la década de 1990, un investigador de Procter & Gamble estaba trabajando con la hidroxipropil beta-ciclodextrina. Su esposa notó que la ropa de su marido ya no olía a tabaco, algo que le molestaba mucho.
P&G tenía en su poder un producto milagroso. Sin embargo, su enfoque era equivocado. En principio, comercializaron Febreze como una solución para eliminar los malos olores. Pero, como era de esperar, el producto fracasó.
En cambio, P&G no tiró la toalla. Tenían un posible caso de negocio: un producto con un gran potencial comercial cuya aceptación en el mercado no fue buena. ¿Cuál era el problema? La respuesta la encontraron después de analizar un caso de negocio de principio a fin.
Tras algunas pruebas con grupos focales, P&G descubrió que pocos consumidores percibían los olores desagradables porque ya estaban acostumbrados a ellos. Como alternativa, sacaron partido a un caso de negocio diferente para Febreze: en este caso, se trataba de un producto de limpieza, para dejar la casa bien perfumada después de pasar la aspiradora y de haberla dejado reluciente. Consiguieron un aroma agradable para el producto y lo convirtieron en un producto de limpieza. Funcionó tan bien como su campaña.
Este es un ejemplo de un caso de negocio general. Pero vamos a entrar en más detalles: es más fácil crear un caso de negocio si tienes una plantilla de referencia. Vamos a elaborar un ejemplo con una empresa ficticia llamada ABC Widgets y un caso de negocio hipotético. A este caso de negocio de ejemplo lo vamos a llamar "Superwidgets de operaciones":
Caso de negocio: ABC Widgets
Sección 1: Resumen
Describe brevemente el problema y las oportunidades.
El último widget de ABC Widgets, el Superwidget, presenta problemas de abastecimiento que aumentan los costes de envío para conseguir los recursos necesarios, por lo que los beneficios se reducen. Necesitamos cambiar de proveedor para restablecer la viabilidad del Superwidget.
Sección 2: Alcance del proyecto
Esta sección debe incluir lo siguiente:
- Evaluación financiera de la situación. La producción de los Superwidgets ahora es un 20 % más cara que el año anterior, por lo que su venta unitaria genera un -1 % de beneficios.
- Objetivos empresariales. Para volver a aumentar los ingresos, debemos restablecer los márgenes de beneficio del coste por unidad vendida de cada Superwidget a los niveles de 2020.
Ventajas e inconvenientes. Restablecer el coste por unidad vendida nos permitirá recuperar el 5 % de la caída de ingresos. Sin embargo, solo tenemos tres posibles proveedores para el nuevo Superwidget. - Alcance e impacto. Necesitamos gestores para la cadena de suministro y equipos de gestión de proyectos para el Superwidget, lo que podría reducir temporalmente la capacidad de producción de widgets, con una posible pérdida de 25 000 euros de ingresos.
- Plan. Los equipos de gestión de proyectos A y B dedicarán las próximas dos semanas a obtener presupuestos de proveedores y elegirán uno mientras inician un plan inmediato para obtener las piezas de fabricación del nuevo Superwidget en un plazo de cuatro semanas.
- Organización. Sara, una integrante del equipo, será la responsable de los beneficios del caso de negocio "Superwidgets de operaciones". Ambos equipos tendrán que informar a Sara.
Este es un ejemplo básico de la posible estructura de un caso de negocio, en el que se recogen los aspectos más importantes: cuál es el problema, cómo solucionarlo, cuál es el plan de resolución y qué pasará si los resultados son favorables.
¿Cómo se redacta y desarrolla un caso de negocio?
Utiliza el ejemplo anterior como referencia para empezar a redactar tu propio caso de negocio.
Sin embargo, cuando te hayas familiarizado con lo básico, es conveniente que te prepares para los posibles problemas que se te pueden plantear.
Dificultades para redactar un buen caso de negocio
¿Por qué la mayoría de las empresas no crean un caso de negocio? Puede que sea por la ausencia de una buena comunicación. Muchas personas ni siquiera saben cómo redactar un caso de negocio, y mucho menos cómo presentarlo.
"La idea puede ser magnífica, pero si no se comunica bien, no tendrá ningún impacto", afirma Nancy Duarte, oradora, escritora y autora de "The HBR Guide to Persuasive Presentations".
El principal desafío, señala Duarte, es convertir conceptos empresariales abstractos (como los indicadores atrasados) en un problema que se pueda reconocer de inmediato. Al fin y al cabo, si una empresa fuera plenamente consciente de que está cometiendo un error, lo más probable es que buscara una solución para subsanarlo definitivamente.
La complicación de un caso de negocio es que normalmente implica convencer a alguien de que se necesita un cambio. Y cambiar puede ser todo un reto. En un negocio de éxito, esto plantea todavía más problemas porque lo normal es tener en cuenta la rentabilidad para afirmar que, independientemente de lo que la empresa esté haciendo, sí está funcionando.
¿Cómo se presenta un caso de negocio?
Los consejos y ejemplos anteriores te ofrecen algunos recursos prácticos para ahorrarte los típicos problemas cuando crees un caso de negocio. Sin embargo, también tienes que presentar el caso de negocio con las propuestas y cifras claras que aplicarías a cualquier proyecto nuevo.
Básicamente, la clave está en la capacidad que tu plan de negocio tenga para convencer a los responsables de la toma de decisiones. De ahí que no sea conveniente que crees un caso de negocio basándote solamente en los números. La rentabilidad puede ser un argumento convincente, pero no siempre funciona.
Si presentas un caso de negocio, significa que te dedicas a las ventas. Y no todas las ventas tienen una lógica precisa. También entra en juego el entusiasmo por contar la historia de por qué algo ha ido mal y qué medidas hay que tomar si quieres enmendar la situación.
La clave de un buen caso de negocio está en la persuasión. Ten en cuenta estos aspectos concretos cuando elabores el tuyo:
- Pon un ejemplo de un caso de negocio inapropiado y compáralo con el actual. A nadie le gusta cometer errores. Presentar un ejemplo de un negocio que cometió el mismo error que está cometiendo tu empresa y trasladarlo a la situación actual es una buena táctica para crear un caso de negocio digno de atención.
- Elabora un argumento. Nancy Duarte señaló que, en un caso de negocio, un cliente convenció a un director general de seguir adelante con un proyecto utilizando ilustraciones sencillas. Lo bueno no fue el mero hecho de añadir ilustraciones al caso de negocio, sino la capacidad que tuvieron las ilustraciones para contar una historia convincente de por qué era necesario avanzar con el caso.
- Resume la idea. Prueba a explicar tu caso de negocio en una sola frase. Si no te basta con una para explicarlo, puede que tu caso de negocio no genere el impacto necesario para convencer a los responsables de la toma de decisiones.
- Recurre a las analogías para enfatizar la idea central. Supongamos que detectas un problema en un negocio en auge. Los ingresos son buenos, pero has identificado un coste asociado que podría aumentar en el futuro y poner en riesgo el negocio. Sin embargo, aludir al aspecto económico no genera expectación cuando un negocio va bien. En su lugar, presenta el caso de negocio con una sencilla analogía: "Si no reparas las grietas de un barco, al final terminará hundiéndose". Ya has captado la atención. Utiliza las cifras para apoyar la idea central, pero no como argumento principal.
Si vas a presentar un caso de negocio a los responsables de la toma de decisiones, recuerda que no te bastará con la lógica del argumento para convencerlos, porque lo más importante es tu capacidad de persuasión.
Lista de control para un caso de negocio
Para marcar como completado el elemento "Aprender a redactar un caso de negocio" en tu lista de control, primero debes conocer los aspectos básicos. La lista de control de tu caso de negocio y, por supuesto, también tu caso negocio deben incluir los siguientes elementos:
- Motivos. Debe ser la parte más atractiva de tu caso de negocio. Aquí puedes contar una historia. Y las historias más apasionantes empiezan con alguna trama. ¿Qué riesgo empresarial hay que subsanar? ¿Cuáles son los motivos para seguir adelante?
- Posibles medidas. La historia no termina hasta que no sabemos el desenlace. Un caso de negocio no consiste solo en plantear el problema, sino en enmendarlo para poder solucionarlo. Recomienda algunas medidas específicas para propiciar conversaciones sobre qué hacer a continuación.
- Riesgos y ventajas. No todas las soluciones son perfectas. Algunas plantean inconvenientes. Siempre habrá una parte buena y otra mala. Asegúrate de abordar lo positivo y lo negativo para ofrecer una imagen clara y completa. Ahora es el momento no solo de establecer expectativas, sino también de promover la adopción de medidas.
- Coste. ¿Cuánto costará completar el proyecto? Los responsables de la toma de decisiones necesitan saber cuál será la rentabilidad para determinar la prioridad de los casos de negocio.
- Cronología. Un proyecto prometedor no solo se mide en dinero, sino también en tiempo. ¿Cuál es la cronología prevista para el caso de negocio? ¿Cuánto se tardará en encontrar una solución al problema?
La clave de cada caso de negocio radica en la precisión. Una cronología confusa no será de utilidad, así que lo ideal es que incluyas hitos semanales específicos para que sea más viable. Para que tu caso de negocio resulte más convincente, utiliza detalles específicos que enlacen las distintas partes de tu historia.
Plantilla de caso de negocio
Una plantilla de caso de negocio es un documento en el que se describen los principales elementos de un caso de negocio en un formato estructurado. Con una plantilla estándar, las empresas pueden asegurarse de plasmar toda la información pertinente y de presentarla de forma clara y coherente.
La plantilla de caso de negocio puede ser tan específica o sencilla como necesites, según el tamaño de tu negocio y el alcance de tu proyecto. Si se trata de un proyecto pequeño, puedes utilizar un documento de una sola página para empezar, donde se recojan los principales puntos de tu proyecto, entre otros:
- Resumen: una descripción general de tu proyecto, sus objetivos y las ventajas que aportará a tu negocio.
- Equipo y partes interesadas: una lista de las partes que participarán en tu proyecto, junto con sus datos de contacto.
- Análisis DAFO: un análisis comparativo de tus fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas respecto a la competencia.
- Análisis de riesgos: una descripción general de los tipos de riesgos que pueden plantearse en tu proyecto y la forma de eludirlos.
- Presupuesto y plan de financiación: los detalles del presupuesto y las fuentes de financiación del proyecto.
- Plan de proyecto: un calendario de ejecución del proyecto y de las tareas previstas.
Quedaría algo así.
| Resumen | |
| Equipo y partes interesadas | |
| Análisis DAFO | |
| Análisis de riesgos | |
| Presupuesto | |
| Plan de proyecto |
Cómo redactar un caso de negocio con Wrike
El software de gestión de proyectos de Wrike te ayuda a transformar una idea de un caso de negocio en una iniciativa perfectamente desarrollada.
La plantilla prediseñada de gestión de requisitos te ayuda a documentar y verificar los requisitos de tu proyecto de forma estructurada. La plantilla incluye secciones para plasmar las necesidades de las partes interesadas y los casos de negocio, así como todos los problemas que puedan perjudicar al éxito de un proyecto. Gracias a esta plantilla, puedes asegurarte de que todos los requisitos necesarios se hayan identificado y de que los posibles problemas se hayan abordado al inicio del proceso de planificación del proyecto.
Si quieres pasar más rápido de la descripción del caso de negocio a la ejecución real, puedes utilizar la plantilla de programación de proyectos. Esta plantilla te ayuda a crear una cronología detallada para el proyecto con sus hitos, así como a identificar las dependencias de las tareas y a asignar los recursos. También sirve para garantizar que el objetivo del proyecto sea realista y que se cubran todas las necesidades empresariales, lo que infunde confianza a las partes interesadas en el éxito del proyecto.
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