La gestión de proyectos nunca es fácil. Pero, cuando supervisas proyectos a escala de toda la empresa, las cosas se vuelven aún más complicadas.
Como gestor de proyectos de una gran empresa, tienes que coordinar numerosos equipos, cada uno con sus propios procesos, plazos y entregas. También debes asegurarte de que cada proyecto responde a los objetivos comerciales generales. Y todo esto debes hacerlo con confianza.
Ser el encargado de llevar estos proyectos a gran escala hasta la línea de meta, significa que tienes que superar varios obstáculos. A continuación, abordamos cuatro desafíos diferentes de la gestión de proyectos a los que se enfrentan las grandes empresas, así como algunos consejos útiles para acometer cada uno de ellos.
Desafío n.º 1: Problemas de comunicación entre los miembros del equipo
Existen muchas dificultades en la gestión de proyectos que pueden sabotear tu trabajo. Pero, si hubiera que señalar a un culpable principal, la mayoría de los gestores de proyectos no dudarían en mencionar la mala comunicación.
Por supuesto, pueden producirse malentendidos en cualquier equipo, pero son especialmente comunes en proyectos de grandes empresas en los que numerosos equipos (posiblemente incluso dispersos geográficamente) trabajan juntos.
Desafortunadamente, la comunicación ineficaz es un fenómeno común en el lugar de trabajo. Un enorme 80 % de los empleados admiten que los problemas de comunicación se producen en sus equipos con distinta frecuencia, desde ocasionalmente hasta muy a menudo.
Cómo superar este desafío
No es posible evitar por completo los mensajes contradictorios, pero hay que saber que estos se vuelven demasiado comunes cuando miembros del equipo del proyecto quedan al margen de los mensajes importantes o necesitan buscar en cadenas de correo electrónico interminables las últimas actualizaciones de estado.
Una plataforma de gestión del trabajo colaborativo como Wrike te ayudará a agilizar y centralizar las actualizaciones, los comentarios y las preguntas en relación con el proyecto, entre otras cosas, de modo que todo esté en un único lugar accesible.
Además, como gestor del proyecto, es importante que priorices la comunicación frecuente. No puedes dar por sentado que todo el mundo lee todos los mensajes del software de gestión de proyectos empresariales.
Cuando elabores tu plan de proyecto, vincúlalo a un plan de comunicación. Con algo tan simple como enviar todos los viernes por la tarde una nota sobre el progreso del proyecto, te asegurarás de que todos quedan informados.
Desafío n.º 2: Desfase respecto de los objetivos del proyecto
Los proyectos de las grandes empresas suelen ser grandes y complejos y tienen muchas partes cambiantes. Esto expone a los miembros del equipo al riesgo de perder la noción de las cosas. El equipo de desarrollo se centra únicamente en su objetivo de preparar un nuevo prototipo, mientras que el equipo de marketing tiene un planteamiento compartimentado para la estrategia promocional que respaldará el lanzamiento.
Esos hitos específicos del equipo son importantes. Pero la confusión puede hacer que perdamos de vista la estrategia y el objetivo generales. ¿Cómo contribuye este proyecto al objetivo comercial general? ¿Cuál es el efecto previsto? ¿Qué beneficios para la empresa se lograrán con este proyecto?
Este problema es habitual, incluso para las empresas que dependen de una oficina de gestión de proyectos (PMO). Solo el 41 % de las organizaciones con una oficina de gestión de proyectos empresariales (EPMO) afirman que trabajan muy en consonancia con la estrategia de la empresa.
Cómo superar este desafío
Todo comienza con un plan de proyecto efectivo. Tu plan detallará los objetivos de tu proyecto, junto con las estadísticas y los beneficios específicos que supervisarás a lo largo de todo el proyecto.
Una vez tu plan esté en marcha, no te olvides de organizar una reunión inicial. Además de estudiar el plan e identificar de forma proactiva otros posibles desafíos empresariales para tu proyecto, esta charla es la ocasión idónea para facilitar que tu equipo comprenda los objetivos más amplios para ese proyecto. Asegúrate de dejar tiempo para preguntas.
Finalmente, dado que tú eres quien dirige el equipo, deberás vigilar de cerca los objetivos del proyecto para poder corregir sobre la marcha lo que sea necesario. Utiliza los Informes de Wrike para ver de manera detallada cómo progresa tu proyecto y qué ajustes puedes necesitar hacer.
Desafío n.º 3: Recursos en conflicto y en competencia
Aunque el tamaño de las empresas grandes suele ser importante, eso no significa que sus recursos sean ilimitados. De hecho, a menudo puede parecer que hay más competencia por los recursos de los proyectos, porque hay muchos elementos en juego al mismo tiempo.
Esto significa que si no planificas y gestionas de manera eficiente tus recursos (ya sea tiempo, presupuesto, software, materias primas u otra cosa), tu proyecto puede caer rápidamente en picado.
Según el Project Management Institute (PMI), los obstáculos relacionados con los recursos son causas habituales por las que los proyectos no salen adelante. Los encuestados mencionaron la dependencia de los recursos, la previsión inadecuada de recursos y los recursos limitados o gravados como las causas principales del fracaso de los proyectos.
Cómo superar este desafío
La gestión de recursos no debe suponer tirar un dardo a un tablero o cruzar los dedos y esperar que todo salga bien. Para asegurarte de que estás teniendo en cuenta las dependencias y que no estás dispersando los recursos excesivamente, es necesario planificar y supervisar de manera muy cuidadosa.
Wrike Resource puede ayudarte a obtener visibilidad de tus recursos disponibles, en particular, el tiempo y el ancho de banda que tiene cada equipo. Eso te permite ser mucho más realista sobre la utilización de los recursos y evitar el agotamiento del equipo y los plazos incumplidos.
También es útil crear una pequeña reserva de recursos en tu plan de proyecto. No es común cambiar de recursos o acceder a ellos sin ningún intervalo de tiempo de retraso, por lo tanto, hay que actuar en consecuencia.
Por ejemplo, el equipo de TI podría necesitar un día o dos para cambiar de rumbo antes de poder sumergirse en tu proyecto. Así que debes contar con suficiente tiempo para ello.
Desafío n.º 4: Plazos incumplidos
Desde recursos limitados u objetivos poco claros hasta problemas de comunicación, todos los desafíos anteriores de la gestión de proyectos ralentizan tus proyectos y, en última instancia, pueden dar lugar al incumplimiento de los plazos.
Es frustrante llegar a la fecha de finalización prevista sin tener el proyecto acabado, pero es sorprendentemente habitual. Solo un 2,5 % de las empresas afirman que finalizan el 100 % de sus proyectos de la manera prevista. El resto no cumple con sus objetivos, presupuestos o plazos originales. ¿Sorprendente?
Lo más grave es que estos plazos incumplidos pueden tener un efecto de bola de nieve dentro de las grandes empresas. Un retraso en la finalización de un proyecto determinado significa que el siguiente comenzará más tarde de lo previsto, y el problema sencillamente seguirá aumentando.
Cómo superar este desafío
Esta es otra área en la que una plataforma de gestión del trabajo colaborativo puede ser de ayuda. Además de permitirte fijar plazos para tareas concretas, Wrike también facilita la creación de un diagrama de Gantt para establecer un programa detallado del proyecto.
Dicho programa sintoniza a todos respecto del ciclo de vida de todo el proyecto, y también potencia el sentido de responsabilidad al mostrar el efecto dominó de los hitos del proyecto. Cuando una parte se completa tarde, puede alterar todo el cronograma del proyecto.
Al igual que siempre procuras tener una pequeña reserva de tus recursos, haz lo mismo para el programa general de tu proyecto. Cosas como traspasos de proyectos o emergencias inesperadas pueden suponer un impedimento en tu cronograma, pero si tienes un colchón que amortigüe estos obstáculos, sentirás un gran alivio.
Pon un límite a estos desafíos de la gestión de proyectos empresariales
La gestión de proyectos siempre implica dificultades, y esto es especialmente cierto cuando tú eres el encargado de lograr que los proyectos lleguen hasta la meta. Tienes que coordinar varios equipos, supervisar recursos limitados y no perder de vista nunca los objetivos comerciales más globales.
Con toda esa carga de responsabilidad, hasta el gestor de proyectos mejor cualificado puede acabar sudando la gota gorda. La buena noticia es que cierta previsión y una planificación cuidadosa pueden ayudarte a evitar muchos escollos.
Utiliza como guía esta lista de desafíos y soluciones de la gestión de proyectos para esquivar esos obstáculos potenciales y finalizar con éxito tus proyectos empresariales.
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