¿Buscas una manera de aumentar la eficiencia y la productividad de tus equipos? Aprender a incorporar los partes de horas en tu flujo de trabajo, y luego elegir la mejor aplicación de partes de horas de los empleados para tu organización, puede ayudarte a lograrlo.
Las agencias que no sienten la necesidad de usar una aplicación de control del tiempo son a menudo las que más la necesitan. Así ocurre especialmente si tienen equipos pequeños y problemas con la previsión presupuestaria. Estas son las razones principales, entre muchas otras, por las que las agencias de relaciones públicas deben controlar el tiempo.
En pocas palabras, los sistemas obsoletos de privilegios no capturan datos cruciales y conducen a una contabilidad confusa. Algunos expertos incluso afirman que la gestión del tiempo es la clave para una vida mejor, tanto dentro como fuera del lugar de trabajo.
Afortunadamente, no se requiere mucho para comenzar. Solo necesitas:
- Una comprensión clara de los beneficios. Conocer los resultados prácticos y tangibles del control del tiempo impulsará el establecimiento de objetivos y te ayudará a seleccionar la mejor herramienta para tu equipo.
- Conocimientos de cómo hacer partes de horas. La mayoría de las herramientas viene con plantillas, pero un poco más abajo te daremos muchos consejos.
- Una aplicación de partes de horas para los empleados. Preferiblemente una que ofrezca opciones móviles y funciones automatizadas.
En resumidas cuentas, el control del tiempo para las agencias creativas importa, y aquí te explicamos por qué.
¿Por qué las empresas tienen que controlar el tiempo?
En términos generales, las empresas de cualquier sector deben controlar cómo se está utilizando su mayor recurso. La facturación precisa y las proyecciones presupuestarias ayudan a mantener la rentabilidad de las empresas, como también lo hace la reducción de las tareas no facturables del proyecto.
Con una aplicación sólida de control del tiempo, los gestores de servicios profesionales pueden obtener actualizaciones de progreso en tiempo real, cronologías respaldadas por datos y una mayor transparencia, lo cual es una gran ventaja para los clientes.
¿De qué controlan el tiempo las agencias de marketing?
Con tantas variables que hay que tener en cuenta, el control del tiempo para las agencias puede ser frenético. La diligencia y el uso eficiente del tiempo son imprescindibles. Aquí entra en juego la aplicación de partes de horas.
Las mejores aplicaciones de partes de horas pueden ayudar a las agencias de marketing a hacer mucho más que simplemente ver cuándo entran y salen los empleados. Por ejemplo, las aplicaciones de partes de horas para empleadores brindan a los responsables una mayor comprensión de cuáles son los acuerdos de facturación más adecuados, a los que han de llegar con los clientes basándose en la documentación de proyectos anteriores similares.
Las agencias de marketing también tienen que controlar el tiempo porque les da una imagen detallada de cuánto se tarda en realizar cada tarea individual. Cuando se expone claramente, se hace más fácil descubrir y reestructurar los procesos ineficientes.
Por otro lado, puedes descubrir que tus procesos están funcionando, pero que necesitas más personal. Momentos de clarividencia como estos pueden ayudarte con problemas como el agotamiento y, en última instancia, mejorar tu agencia en general. Cuando se trata de los pros y los contras de los partes de horas para publicidad, es fácil ver que los beneficios hacen que la inversión merezca la pena.
Cómo usar una aplicación de partes de horas de los empleados para facturación
Usa estas ideas prácticas para poner en marcha tu flujo de trabajo de control del tiempo.
- Establecer temporizadores de tareas individuales. Este enfoque claro y sencillo facilitará la facturación y ayudará a los empleados a mantenerse centrados.
- Especificar el tipo de facturación para todas las sesiones de trabajo controladas. Si ofreces varios servicios en diferentes niveles de precios, esta es una función imprescindible.
- Automatizar las etiquetas del controlador del tiempo para tareas facturables y no facturables. Ayudará a acelerar la adopción del software y mantendrá a tu equipo menos centrado en la administración y más en sus responsabilidades más importantes.
- Integrar tu parte de horas en Google Calendar. No permitas que se te escape el tiempo facturable dedicado a reuniones por teléfono, por Skype o en persona.
- Usar aplicaciones de partes de horas para reuniones y eventos externos. Las aplicaciones móviles que sincronizan instantáneamente las entradas de control del tiempo con el resto del trabajo de tu equipo ayudarán a mantener a todo el mundo en sintonía en todo momento.
- Acceder a vistas detalladas de las horas individuales y del equipo. Las inversiones en marketing son muy difíciles de medir. Pero tener a mano datos sobre el control del tiempo para responder las preguntas de los clientes proporcionará un valor adicional a su experiencia, así como tranquilidad a tu equipo.
- Exportar informes de partes de horas para los clientes. La transparencia en el gasto de marketing es una de las mejores formas de generar confianza en tus clientes y hacer que vuelvan a largo plazo.
Uso de partes de horas para hacer un seguimiento de las campañas de los clientes
Como puedes ver, las aplicaciones de partes de horas son mucho más sólidas de lo que pueden parecer a primera vista. Además de ser una excelente herramienta para las empresas en general, son especialmente útiles para las agencias de marketing que buscan nuevas formas de ser más eficientes y rentables.
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