Estás gestionando un proyecto grande repleto de diversos hábitos de trabajo, estilos comunicativos y preferencias. Desde los noctámbulos y los madrugadores, a los previsores y los procrastinadores: crees que tu equipo es un gran crisol donde se reúne una docena de enfoques diferentes.
Por un lado, agradeces disponer de las diferentes perspectivas e ideas innovadoras que aporta esta diversidad. Sin embargo, ¿qué pasa por el otro lado? Con frecuencia se te presenta una serie de dinámicas bastante complicadas de gestionar:
- Un miembro del equipo quiere crear un boceto antes de continuar de forma metódica, mientras que otro quiere ponerse manos a la obra y meterse en harina de lleno.
- Uno quiere estar constantemente en contacto por correo electrónico, mensajería instantánea y reuniones, mientras que otro quiere que le dejen tranquilo para producir.
- A uno le gustan los bagels y a otro los dónuts.
Asumámoslo, las diferencias son infinitas. En última instancia, un buen gestor de proyectos sabe cómo reunir las tropas, unir fuerzas y aprovechar las diferencias para crear un equipo unido capaz de todo.
¿Quién es quién en un equipo de proyecto?
Lo primero es lo primero, ¿qué es exactamente una personalidad? Según el profesor experto en personalidades John Mayor, según recoge en un artículo de Fox Business, “la personalidad es el sistema organizado de desarrollo de las personas que representa la acción colectiva de los subsistemas psicológicos principales de dicho individuo".
En resumen: "Hablando claro, me gusta considerar la personalidad como ese motor inherente que impulsa nuestra forma de actuar”, afirmó el Dr. Woody Woodward, autor del artículo de Fox Business. “Es esa disposición natural a la que recurrimos después de tener en cuenta las demás fuerzas del mundo exterior”.
Por supuesto, esto implica que puede haber infinidad de posibilidades para las funciones que cada individuo realiza en un equipo. Recuerda cuando te asignaban un proyecto en grupo en el colegio, y en las amplias y diferentes categorías en las que los miembros del equipo se clasificaban:
- Estaba el ejecutor, la persona que creía que era la responsable de que el equipo se concentrara y realizara las tareas a tiempo.
- Estaba también el procrastinador, que se aprovechaba del trabajo de los demás compañeros y parecía que no tenía respeto por la fecha de entrega hasta que la sentía pisándole los talones.
- Y, por supuesto, estaban los despistados del grupo. “Hay personas que siempre dicen lo correcto, te dan la confianza de que tienen el trabajo controlado, para acabar decepcionándote a última hora”, afirma Elizabeth Harrin, la experta en gestión de proyectos que está detrás del blog A Girl's Guide To Project Management.
El problema de las personalidades del equipo del proyecto
Con tantos métodos, prioridades y preferencias diferentes concentrados en un equipo, sabes que es probable que haya inconvenientes y consecuencias. Y el mayor de ellos, según Harrin, es
el conflicto. “Diferentes estilos de trabajo pueden crear conflictos simplemente porque los miembros del equipo tienen diferentes expectativas entre ellos”.
¿Hay una parte buena?
Pues claro, eso no quiere decir que un equipo diverso sea algo malo y que debas esforzarte al máximo por crear un grupo de clones con las mismas opiniones. Además de los problemas, hay cantidad de ventajas en tener un equipo de diferentes personalidades y estilos de trabajo, incluida una que es primordial.
“Si el equipo es demasiado homogéneo, se tiende a un mayor acuerdo acerca de cómo proceder en la solución de problemas y finalizar el proyecto”, explica Susanne Madsen, instructora de dirección de proyectos, formadora y autora de The Project Management Coaching Workbook y The Power of Project Leadership.
“Puede que ello cree un ambiente de trabajo agradable, pero también puede suponer que el equipo no se rete lo suficiente”, abundó. “Con diferentes tipos de personalidades, el equipo tendrá que buscar constantemente la mejor forma de trabajar".
Cómo gestionar diferentes personalidades del equipo del proyecto
¿Cómo se puede gestionar correctamente estas personas diferentes con la menor cantidad de lamentos, quejas y frustraciones posible? Esto es lo que debes saber:
1. Conoce a tu equipo
Te costará dirigir un equipo si no sabes realmente con quién trabajas.
“Si sabes cómo les gusta trabajar, comunicarse, realizar las tareas, cómo les gusta que deleguen las tareas en ellos o la forma de aportar su granito de arena en las reuniones (en definitiva, cómo se desenvuelven), entonces puedes hacer un mejor trabajo de gestión de las particularidades de cada uno aplacando los conflictos antes de que se inicien y liderando el equipo”, afirmó Harrin.
Es fácil caer en la trampa de suponer cosas sobre los diferentes miembros del equipo. Quizá llegues a la conclusión de que dos miembros del equipo trabajarán bien juntos, cuando de hecho son demasiado similares para complementarse uno al otro. O quizás pienses que preguntar frecuentemente a personas concretas resulta de utilidad, cuando en realidad solo les sirve para distraerse de su trabajo.
Primero valora, luego procede
Una de las mejores cosas que puedes hacer para entender realmente a los diferentes miembros de tu equipo es realizar una evaluación con el fin de identificar los puntos fuertes de cada uno. Desde indicadores Myers-Briggs a las competencias Lominger, hay infinidad de herramientas disponibles que te ayudarán a comprender mejor los puntos fuertes de cada miembro del equipo.
"Me gusta mucho una herramienta de evaluación llamada StrengthsFinder", explicó Sarah Shin, directora de recursos humanos de Wrike. "Me parece que es la más accesible y no muy exigente en términos de formación".
La información específica de estas evaluaciones puede variar en función de las herramientas elegidas, pero los aspectos básicos son los mismos: los miembros del equipo responden a una serie de preguntas y, a continuación, se les da su perfil o lista de puntos fuertes.
En el caso de StrengthsFinder, los miembros descubren sus cinco principales fortalezas. Es más que un simple formalismo, ya que los informes que generan estas valoraciones pueden ayudar realmente a los miembros del equipo a conocer mejor a los demás y, de este modo, crear un grupo más productivo.
"Los equipos responden favorablemente a ello", añadió Shin. "Creo que se trata de un punto de conexión positivo. Llegas a saber más de las personas con las que trabajas, puedes conectar con ellas y, por lo tanto, agilizar el negocio, ya que comprendes cómo procesan la información. En última instancia, esa es la clave para que el lugar de trabajo sea realmente divertido y tenga un alto rendimiento".
¿Cómo te ayudan estas herramientas y evaluaciones como gestor? Proporcionan una hoja de referencia para identificar a las personas adecuadas para las tareas pertinentes. Si pretendes que las ideas fluyan, sabrás a quién dirigirte en función de sus puntos fuertes. Pero recurrirás a diferentes personas si tienes que conseguir que un proyecto finalice puntualmente.
"Es puro malabarismo", dijo Shin. "No pretenderás tener a un agente de ventas sentado en la oficina y haciendo números".
2. Juega con sus puntos fuertes
Dicho esto, si alguna vez has intentado disfrazar a un elefante de conejo, te habrás dado cuenta de que casi nunca acaba bien. Entonces, ¿por qué intentar hacer lo mismo en tu equipo de proyecto forzando al miembro más analítico a encargarse de todas las ideas creativas? ¿Por qué dejar al consabido procrastinador encargarse de vigilar el programa del proyecto?
Tienes que desarrollar una perspectiva y un plan que se adapte a los puntos fuertes de cada miembro de tu equipo. ¡No hagas que pongan de manifiesto sus carencias! Utiliza lo que has aprendido en el primer paso para crear una estrategia que saque lo mejor de cada uno de los miembros del equipo.
"Un punto fuerte se define como algo que produce un rendimiento constante casi perfecto y de forma natural en una actividad determinada", escribió Paul O'Keefe, presidente de Edge Training Systems, en una entrada de un blog. "Una actividad que agota, incluso aunque se haga bien, no es un punto fuerte".
La inmensa mayoría de las empresas de Estados Unidos no se centran en los puntos fuertes
¿Por qué son tan importantes los puntos fuertes? La empresa de consultoría de gestión basada en datos Gallup afirma que es mucho más eficaz desarrollar los puntos fuertes que mejorar los débiles. Esta empresa ha desarrollado el índice de orientación sobre los puntos fuertes para poner a prueba a los empresarios y saber cuántos de ellos ponen el énfasis justo en los puntos fuertes de los empleados.
El índice consta de cuatro afirmaciones con las que los trabajadores deben valorar su nivel de acuerdo, desde completamente de acuerdo a en total desacuerdo. Son las siguientes:
- Todas las semanas defino objetivos y expectativas en función de mis puntos fuertes.
- Puedo decir los puntos fuertes de cinco de mis compañeros de trabajo.
- En los últimos tres meses mi supervisor y yo hemos hablado sobre mis puntos fuertes.
- Mi organización está comprometida con el desarrollo de los puntos fuertes de cada uno de los miembros.
Los resultados: un insignificante 3 % de los participantes dijo que estaba completamente de acuerdo con los cuatro elementos del índice.
"Este bajo nivel de acuerdo demuestra que la inmensa mayoría de las empresas de Estados Unidos no se centra en ayudar a los empleados a usar sus puntos fuertes y este es un caro descuido", dijo la escritora y editora Susan Sorenson en la publicación que acompaña al estudio de Gallup. "Cuando los empleados sienten que su empresa se preocupa por ellos y les anima a sacar el máximo partido a sus puntos fuertes, están más inclinados a responder esforzándose de forma voluntaria, teniendo una ética laboral más fuerte y demostrando más entusiasmo y compromiso".
Fuente: Gallup
A veces este enfoque basado en los puntos fuertes para un proyecto puede incluso significar que una determinada persona querrá salirse en cierto modo de sus deberes laborales normales, y eso está muy bien. Después de todo, si tu diseñador gráfico también sabe quién será el mejor patrocinador para ese gran evento que estás planificando, ¿por qué ignorar algo tan valioso?
“Cuando sabes cómo trabajan los miembros del equipo, puedes disponerlos para obtener la mejor ventaja posible", dijo Harrin. “Los proyectos necesitan todo tipo de personas para funcionr y representar mejor a los grupos de usuarios finales. Saca el mayor partido posible de las habilidades de las que dispones”.
3. Fomenta un entorno positivo
¿Quieres un entorno de trabajo de felicidad, satisfacción y apoyo para tu equipo? Para conseguirlo, tienes que dejar claro que no se tolerarán las faltas de respeto. En el momento en el que empieces a dejar que la irreverencia sea la norma en tu equipo, estarás allanando el camino para el fracaso, el conflicto y una considerable caída de la productividad y el compromiso de los empleados.
Un estudio de Harvard Business Review que encuestó a más de 20 000 trabajadores de un amplio espectro de sectores concluyó que aquellos empleados que creían que su superior “demostraba respeto” consiguió una concentración y una priorización un 92 % superiores, una mejora del 56 % de la salud y el bienestar, así como un compromiso un 55 % superior en su trabajo.
Deja que expresen sus preocupaciones
En otro estudio realizado por los autores del best seller del New York Times Crucial Conversations, un 95 % de la plantilla de la empresa tiene dificultades para expresar sus preocupaciones ante sus compañeros.
Esa vacilación para alzar la voz conducirá a ideas sin expresar y relaciones tensas en el equipo, justo lo que no quieres. Eso no quiere decir que nunca se puedan hacer críticas. Solo hay que hacerlo de forma que sea constructiva, alentadora y que impulse el proyecto en la dirección adecuada.
Acuérdate de que tu objetivo es fomentar un entorno colaborativo y una cultura positiva de conocimientos compartidos donde todo el mundo se sienta cómodo y seguro con lo que aporta. Asegurarse de que cada miembro del equipo sienta que tiene capacidad y recibe apoyo significará que estará mucho más seguro de sí mismo y comprometido con el trabajo.
"La mayor ventaja competitiva de la economía moderna es una mente positiva y comprometida", dice Shawn Achor, autor que escribe sobre la felicidad, cofundador y presidente de GoodThink, y ponente de TED Talk, en una entrada previa del blog de Wrike. "El cerebro humano, cuando es positivo, tiene una ventaja increíble sobre el mismo cerebro negativo o neutro. Cuando somos positivos, somos un 31 % más productivos, hay un 40 % más de posibilidades de recibir un ascenso, un 23 % menos de síntomas relacionados con el estrés, unas ventas un 37 % más altas... y la lista continúa".
Mira la ponencia de Margaret Heffernan en TED Talk a continuación cuando habla de superpollos (superestrellas) y cómo se consigue mejor el éxito a través de la cohesión social, en lugar de suprimiendo la productividad de los demás.
4. Plantea preguntas
Las suposiciones son una trampa peligrosa en la que puedes caer. No puedes concluir sin más que todo va bien en tu equipo simplemente porque no has asistido a discusiones a voces. En lugar de ello, tienes que controlar el pulso del equipo consultándoles frecuentemente a ellos.
“En mi opinión, se trata de fomentar la inteligencia emocional y no solo prestar atención a los componentes básicos del proyecto”, explicó Madsen. “Siempre que tengas reuniones del equipo, dedica unos minutos a socializar y descubrir cómo le va a cada uno. Asegúrate de que todos se sientan seguros para explicar sus ideas y preocupaciones sin que estas se desestimen”.
Además, Madsen sugiere que los gestores de proyectos también deben analizar diferentes preguntas con todo el equipo, entre las que se incluyen las siguientes:
- ¿Qué tal trabajamos juntos?
- ¿Cuáles son nuestras reglas básicas?
- ¿Cómo podemos mejorar la forma de comunicarnos y tomar decisiones?
Una forma sencilla de hacerlo sin forzar o sin añadir incomodidad es iniciando cada reunión del equipo del proyecto con una breve toma de contacto. Haz que sea algo informal y deja que todos tengan la oportunidad de contar algo y ofrecer sus opiniones.
"Puedes obtener mucha información acerca de una persona planteando unas preguntas sencillas de respuesta abierta y escuchando con atención sus respuestas", dijo el escritor y formador en gestión del rendimiento Marcus Buckingham en un artículo para Harvard Business Review.
5. Estructura las diferencias de forma positiva
Las actitudes son algo innegablemente potente. De hecho, en un estudio entre futuros alumnos de medicina realizado por una profesora de psicología de la universidad de Stanford, la doctora Carol Dweck, se descubrió que los alumnos con una actitud limitada y conformista obtuvieron notas más bajas que los que pensaban que había margen de mejora; un concepto conocido como mentalidad de crecimiento.
Sabiendo que las actitudes tienen tanto poder, debes hacer un arduo esfuerzo para estructurar las diferencias del equipo de forma positiva.
En lugar de decir: “Javier no puede administrar las hojas de cálculo porque no controla bien Excel”; di algo como: “Puesto que Javier es tan creativo, creo que debería administrar el diseño de los gráficos que vamos a incluir”.
Es un cambio aparentemente pequeño, pero puede suponer una gran diferencia en la actitud y la perspectiva general de todo el equipo.
6. Predica con el ejemplo
No hay nada peor que alguien que predica con la mentalidad del: “Haz lo que digo, no lo que hago”. Huelga decir que no es el papel quieres representar.
Además de demostrar un comportamiento adecuado con tu equipo de proyecto, la forma de tratar a los demás puede tener un efecto notable en la moral y la productividad generales de los otros miembros. Un estudio de Gallup descubrió que el comportamiento de los directores explica directamente al menos el 70 % de la variación de las puntuaciones de compromiso de los empleados.
Si demuestras claramente que estás comprometido, eres comunicativo y capaz de ofrecer apoyo como responsable, otros miembros del equipo imitarán tu comportamiento y, por consiguiente, estarán más comprometidos y serán más productivos.
“Recuerda que los grandes líderes tratan a los miembros del equipo como les gustaría ser tratados, incluso aunque sean diferentes”, dijo Peter Barron Stark en su publicación acerca de cómo gestionar las diferentes personalidades de los empleados.
Cómo gestionar los conflictos de un equipo de proyecto
Incluso los gestores de proyectos más exitosos saben que, a pesar de esforzarse al máximo, surgirán conflictos en los proyectos. De hecho, según un informe de CPP Global, los choques de personalidades se citan como la principal causa de conflicto en el lugar de trabajo, que suponen el 49 % de todos los conflictos de índole profesional.
“Recuerda que los conflictos no siempre son malos”, concluyó Madsen. “Son necesarios para producir las mejores condiciones laborales y usar los puntos fuertes de cada uno. Lo importante es saber abordarlos. El gestor de proyectos tiene que animar a las personas a exponer sus diferentes puntos de vista de forma que el equipo pueda ver los pros y los contras de cada opción con respeto y acordar cómo avanzar”.
Conclusión
Es innegable que gestionar correctamente las diferentes funciones, personalidades y estilos de trabajo que intervienen en un proyecto puede ser complicado. Pero ello no significa resignarse a tener un equipo totalmente homogéneo ni lidiar con infinidad de conflictos.
Como gestor de proyectos, tienes que esforzarte por comprender a tu equipo, comprobar frecuentemente el progreso y el estado, y estructurar las diferencias de los miembros del equipo de forma positiva y respetuosa. Cumple eso y dispondrás de un equipo exitoso, productivo y diverso, sin lloros, lamentos y sin tirarte de los pelos.
Biografía de la autora:
Kat Boogaard (@kat_boogaard) es una escritora afincada en el medio oeste que trata temas relacionados con la carrera profesional, el desarrollo personal y el mundo del trabajo independiente. Es columnista de Inc., escribe para The Muse, trabaja como editora profesional para The Everygirl y contribuye en medios de toda la web.
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