Aunque nuestra forma de trabajar y colaborar ha cambiado drásticamente en los últimos años, no perdemos la costumbre de hacer reuniones en el trabajo. El tiempo que dedicamos a las reuniones ha ido aumentando constantemente durante los últimos 50 años, y la tendencia se ha disparado con la pandemia. Lo que es peor, los empleados suelen salir de esas reuniones sin información clara con la que trabajar, y eso no les permite saber cómo avanzar.
Tanto en los trabajos de forma remota como en los presenciales, la escasa formalidad con la que se celebran las reuniones y la ausencia de conclusiones estructuradas se traducen en agotamiento, pérdida de productividad y un flujo de trabajo ineficiente. Los empleados que no tienen claridad en las notas de las reuniones pierden un tiempo precioso que podría emplearse mejor centrándose en un trabajo productivo. Una reunión mal gestionada también puede conducir a reuniones adicionales para hacer aclaraciones: un círculo vicioso que rápidamente ahoga a un equipo productivo en la desorganización total.
El lío posreunión
Un culpable clave detrás de una cultura de reunión deficiente es lo que se conoce como «amnesia de la reunión», que se produce cuando salimos de las reuniones sin recordar qué se habló, qué conclusiones se sacaron y qué tareas deben priorizarse para sacar el trabajo adelante.
La falta de claridad y documentación hace que el tiempo empleado en reuniones sea un tiempo desperdiciado. Tampoco suele designarse a una persona responsable de la tarea fundamental de organizar las notas de la reunión, entregar los elementos de acción resultantes y aplicar nuevas mejoras.
Presentamos AI Subtask Creation de Wrike
Gracias a la nueva herramienta IA Subtask Creation (Creación de subtareas con IA) de Wrike, esclarecer el lío de notas de las reuniones es ahora más fácil que nunca. AI Subtask Creation forma parte de la potente suite Work Intelligence™ de Wrike, una combinación de inteligencia artificial de vanguardia y tecnologías de aprendizaje automático que permite concentrarse en el trabajo de gran valor. Mediante un sistema de procesamiento del lenguaje natural de última generación, AI Subtask Creation examina de forma automática las notas de reuniones no estructuradas y extrae elementos de acción clave en forma de subtareas.
Dar los primeros pasos con IA Subtask Creation es realmente sencillo:
- Para comenzar, destaca una parte del texto dentro de cualquier tarea de Wrike que contenga posibles elementos procesables que quieres convertir en subtareas.
- Una vez destacada esa parte, verás una columna emergente con tres botones. Elige el botón en la parte inferior de la columna para que nuestra IA analice el texto sin formato.
- Al finalizar el análisis, nuestro sistema de procesamiento de lenguaje natural identificará una lista de subtareas y las agregará automáticamente a la tarea principal.
En Wrike, nos encanta usar esta práctica función para una variedad de situaciones además de las notas de reunión. ¿Has detectado elementos de acción o contexto adicionales que te gustaría incorporar en un correo electrónico externo, un documento o un formulario de solicitud de Wrike? Simplemente copia y pega los detalles complementarios en tu tarea de Wrike y haz que nuestra IA genere y estructure las subtareas. No es necesario crear subtareas manuales ni replicar elementos de acción a mano.
Todo esto es aún más fácil si la reunión se realiza a través de Zoom, Slack o Microsoft Teams, plataformas para las cuales Wrike proporciona integraciones de terceros. Con nuestra herramienta AI Subtask Creation, solo tienes que hacer clic en un botón sin salir de la interfaz del tercero, para almacenar las conversaciones en tareas de Wrike, y luego convertir las notas en elementos procesables.
Y eso no es todo. Has estado en una reunión de lluvia de ideas sobre una exitosa estrategia, y los conceptos se han apuntado en una pizarra o en una hoja de papel. Ahora tiemblas con la sola idea de tener que escribirlo todo. Pues cálmate, no tienes de qué preocuparte. A través de nuestra herramienta de reconocimiento de texto y escaneo de documentos Work Intelligence™ en la aplicación móvil de Wrike (disponible para iOS y Android), nuestra plataforma convertirá automáticamente las notas en comentarios en una tarea. Una vez que se haya completado, puedes convertirlos directamente en elementos procesables con nuestra herramienta AI Subtask Creation.
Saca más provecho a tus reuniones
No permitas que las reuniones infructuosas y el engorroso trabajo administrativo obstruyan la productividad y la creatividad de tu equipo. Con AI Subtask Creation, tu equipo asistirá a las reuniones a gusto porque sabe que saldrá de ellas con elementos procesables y teniendo claro quién es responsable de poseerlos y entregarlos. Y lo mejor de todo es que es fácil de rastrear y automatizar, de manera que tus equipos dispondrán de más tiempo para sacar adelante un buen trabajo, sin tener que perder más minutos en estudiar detenidamente otro conjunto de notas de reuniones recogidas a toda prisa.
Para obtener más información sobre AI Subtask Creation, visita nuestra página Work Intelligence™, o descubre cómo impulsar el éxito futuro de tu trabajo a través de la completa suite Work Intelligence™ de Wrike.
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