Viernes por la tarde. Te has reunido con tu equipo, los proyectos están encaminados y estás preparado para la próxima semana. El fin de semana brilla en el horizonte y ponerte a crear un plan de proyecto no está entre tus planes.
De repente, tu jefe se acerca a tu mesa con grandes noticias. Vas a encargarte de dirigir el próximo gran proyecto multidisplinar con un cliente muy importante; y empieza la semana que viene. En efecto son buenas noticias, pero ahora su espectro se cierne sobre el fin de semana. Tendrás que organizar el proyecto lo antes posible, pero con tantas personas interesadas implicadas, ¿por dónde vas a empezar?
El proceso de planificación del proyecto puede ser difícil, especialmente a medida que los proyectos adquieren complejidad. Según Forbes, el 25 % de los proyectos tecnológicos fracasan rotundamente: una nefasta estadística para los líderes de proyectos. Lo bueno es que no es necesario que seas un experto en gestión de proyectos, ni que sacrifiques tu fin de semana para planificar un buen inicio del proyecto en poco tiempo. Solo tienes que conocer estos ocho sencillos pasos sobre cómo crear un plan de proyecto.
Cómo crear un plan de proyecto en ocho sencillos pasos
Paso 1: explica el proyecto a las partes interesadas, define los objetivos y gánate su compromiso desde el principio
El primer paso para crear un plan de proyecto perfecto es definir el “qué” y el “porqué”. Las partes interesadas fundamentales disponen de la influencia y la autoridad necesarias para determinar si un proyecto alcanzará el éxito y sus objetivos son de obligado cumplimiento. Incluso si el proyecto procede del mismísimo director general, también necesitarás su compromiso.
Utiliza esta conversación inicial para coordinarte, definir los objetivos y determinar el valor del proyecto. En esta parte del proceso de planificación del proyecto, debate las necesidades, las expectativas y establece fundamentos para definir el alcance del proyecto, el presupuesto y los plazos. De este modo, empezarás a crear un plan de proyecto sólido que marque el camino a seguir.
Cuestiones que deberías tratar con las partes interesadas:
- ¿Qué relación existe entre el proyecto y los objetivos de la empresa?
- ¿Qué esperan las partes interesadas del proyecto? ¿Qué se espera de ellas?
- ¿Cómo vas a cuantificar el éxito?
- ¿Cuáles son tus recursos?
- ¿Qué activos o productos se esperan de este proyecto?
Paso 2: enumera los objetivos, coordina los OKR y haz un esquema del proyecto
Según los líderes ejecutivos, la falta de unos objetivos claros explica el 37 % de los proyectos que acaban en fracaso. Sin unos objetivos claros te darás cuenta de que los requisitos, las tareas y los plazos que definas para el plan de trabajo del proyecto carecen de arraigo. Pero ahora que cuentas con una lista de las principales necesidades de las partes interesadas y su compromiso, empieza asignándolas a los objetivos y los OKR. Los OKR son una técnica de planificación y establecimiento de objetivos que ha saltado a la fama gracias a Intel y Google. Tu proyecto debe coordinarse con los OKR del equipo y la empresa.
Prueba a anotar los objetivos del proyecto en un tablero de plan de proyecto y conéctalos con los requisitos de las partes interesadas con los que se relacionan. A partir de ahí, crea la estructura, los hitos y las tareas que se han de realizar para alcanzar los objetivos. Los hitos pueden definir los puntos de comprobación del proyecto de forma que todo el mundo tenga claro cómo debe ser el progreso, cuáles son las expectativas y cuándo se van a cuantificar.
Paso 3: crea un documento que defina el objetivo del proyecto
Ahora que ya has trazado las líneas generales del proyecto, tienes las tareas y los objetivos coordinados y has conseguido el compromiso del equipo, ha llegado el momento de crear un documento con el objetivo del proyecto, donde se detallen los elementos del proyecto que has definido el paso 2.
Fíjate en cada resultado y define la serie de tareas que se han de completar para conseguirlos. Para cada tarea, determina la cantidad de tiempo que te llevará, los recursos necesarios que habrá que emplear y quién será el responsable de su ejecución. Finaliza y registra los detalles del proyecto para que todos tengan una misma fuente de datos. Haz que el documento se pueda compartir fácilmente, por ejemplo, en tu herramienta de gestión de proyectos, para reducir las probabilidades de que se produzcan caros errores de comunicación.
Aunque la preparación del documento sobre el objetivo del proyecto debería ser una práctica habitual, uno de cada cuatro gestores de proyectos sondeados en la encuesta sobre el estado de la gestión de proyectos de Wellingstone concluyó que “nunca” o “alguna vez” preparaban documentos estándar sobre el objetivo. Crearlo te garantiza que destacarás entre la multitud y ayudarás a que todos cuenten con la misma información.
Paso 4: elabora un programa detallado del proyecto
Con los objetivos, las tareas y los hitos definidos, es el momento de empezar a conectar el proyecto a un programa. Un diagrama de Gantt es una herramienta práctica que te ayuda a visualizar fácilmente los plazos del proyecto. Se trata de un programa interactivo que te aporta una vista completa del progreso del proyecto, el alcance del trabajo y las dependencias.
Las dependencias son las tareas que se han de completar antes de que puedan iniciarse otras. Mientras trazas las tareas, utiliza las subtareas para ayudarte a dividir las más grandes en otras más pequeñas. Esto puede facilitar la elaboración de informes y la gestión de los recursos. Definamos cada concepto:
- Tareas: los trabajos concretos que el personal tiene que realizar para conseguir los objetivos.
- Subtareas: con una duración de unos días cada una, estas te ayudarán a tomar una tarea y desglosarla en los pasos que completarán la tarea mayor.
- Hitos: fases mayores o eventos del proyecto que ayudan a dividir el proyecto en partes. Utiliza hitos como puntos de comprobación durante todo el proyecto.
Consejo de experto: ¿Quieres saber un pequeño secreto? Mientras los vayas definiendo, añade cierto margen para las tareas clave, de forma que dispongas de espacio de maniobra para urgencias u obstáculos inesperados. Por ejemplo, si un cliente necesita tiempo extra para la revisión o si un miembro del equipo llama para avisar de que se ha puesto enfermo. En un mundo perfecto, algunas tareas pueden durar un día. Así que probablemente tú necesitarás incluir dos en tu plan. Sin embargo, tampoco es necesario que des a cada tarea un margen. Sopesa los riesgos y añádelo donde tenga más sentido hacerlo. Lo agradecerás más adelante.
Paso 5: define las funciones, las responsabilidades y los recursos
Los recursos son las personas, el equipo o el dinero que se necesita para completar un proyecto. Cuando hayas seleccionado tus herramientas y tengas el presupuesto, no te olvides del personal. Incluso aquellos que ya saben cómo crear un plan de proyecto y lo han hecho miles de veces pueden subestimar sus necesidades de mano de obra.
Una matriz de la asignación de responsabilidades (RACI, por sus siglas en inglés) te ayuda a determinar concretamente quién se encargará de cada parte del proyecto. Se trata de una matriz con todas las tareas del proyecto asociadas a las personas responsables (persona asignada para completar el trabajo), con autoridad (con poder de vetarlo, dar el visto bueno o rechazarlo), con las que se ha de consultar (tienen que autorizar o aportar algo) y a las que se ha de informar (tienen que saber las acciones o las decisiones tomadas). Descarga aquí una plantilla de matriz de la asignación de responsabilidades (en inglés).
Cuando empieces a asignar las tareas, asegúrate de tener en cuenta la capacidad de cada persona. Deja claras las responsabilidades y las expectativas de cada uno. Ten en cuenta que el 95 % de los trabajadores afirman que trabajan en más de un equipo o proyecto a la vez, y si los proyectos no están coordinados, las cargas de trabajo resultan muy estresantes para el equipo. El estrés hace que alrededor del 50 % de los trabajadores empiecen a buscar otro trabajo y que el 25 % renuncien a sus trabajos actuales, según nuestro reciente informe sobre la Epidemia del estrés.
Cuando planifiques tu proyecto, ten en cuenta cómo vas a filtrar las solicitudes entrantes que afectan al plazo y al presupuesto del proyecto. Para los gestores de proyectos, herramientas como Wrike Resource pueden ayudar a visualizar las tareas del proyecto desde una perspectiva de flujo de trabajo de equipo, lo que te aporta la visibilidad y la flexibilidad necesarias para equilibrar las cargas de trabajo.
Paso 6: define la comunicación y el proceso de comprobación
Según McKinsey, los empleados dedican cerca del 20 % de la semana laboral a buscar y reunir información. A lo que se suma que una comunicación y una colaboración ineficaces son dos de las principales causas de estrés en el lugar de trabajo. Cuando las partes interesadas tienen que bucear entre cientos de correos electrónicos o pedir constantemente información, se frustran y la motivación disminuye.
Alivia la frustración alojando todas las partes del proyecto, como activos, conversaciones, tareas, fechas de entrega, actualizaciones e informes, en un solo lugar, como una herramienta de colaboración, por ejemplo. De este modo, es más fácil registrar el progreso, compartir actualizaciones e introducir modificaciones. Define cómo se debe comunicar cada persona mientras dure el proyecto y mantén la conversación en una sola herramienta para que todo el mundo pueda acceder a la información.
Paso 7: planifica los imprevistos
Incluso aunque seas un experto y ya sepas cómo crear un plan de proyecto, la verdad es que todos los proyectos tienen imprevistos, eso es lo que los hace tan entretenidos. Has dejado algo de margen durante el proceso de programación, te has asegurado de que todo el mundo sepa cuál es su función y has establecido el modo de comunicación.
Pero, antes de empezar, siéntate e identifica los posibles problemas, como las próximas vacaciones de los miembros del equipo, los festivos o los equipos externos que podrían intervenir. Define una cadena clara de instrucciones y enumera a los contratistas clave del proyecto. Comunica de antemano los riesgos para que todo el equipo se pueda preparar para hacerles frente juntos.
Paso 8: celebra una fiesta de lanzamiento
Los proyectos más exitosos necesitan un buen comienzo. Convoca una reunión rápida con las principales partes interesadas y dispón de un orden del día claro. Tu objetivo debe ser que todo el mundo cuente con la misma información en cuanto a objetivos, funciones, procesos y cronología. Tu orden del día debe incluir todo en lo que te has centrado durante los pasos anteriores:
- Define los objetivos del proyecto y el valor que aportan.
- Enumera los resultados que se prevé que ofrezca el proyecto.
- Traza la conexión entre los requisitos de las partes interesadas y las tareas del proyecto.
- Muestra la cronología (diagrama de Gantt) del proyecto para que todos puedan ver las dependencias y conozcan las fechas esperadas.
- Describe las funciones y las responsabilidades de cada una de las partes interesadas.
- Repasa cómo y dónde se va a comunicar todo el mundo mientras dure el proyecto, a dónde pueden acudir a buscar información, como el documento del objetivo, y a quién deben plantear sus dudas.
- Debate los riesgos y asegúrate de que el equipo esté preparado.
- ¡Consigue el compromiso final!
Consejo extra: no siempre tienes que empezar desde cero. Ahora que sabes como crear un plan de proyecto que comprometa a tu equipo, puedes convertir esteestas plantillas gratuitas para crear un plan de proyecto (en inglés).
Cómo llegar al final
¡Parece que tu fin de semana se ha salvado! De nada. Ahora que ya sabes cómo crear un plan de proyecto en 8 pasos, puedes empezar a aplicarlo a tu próximo proyecto y, tras ello, tendrás una sencilla plantilla de planificación de proyectos que te ayudará a llevar a cabo todos y cada uno de tus proyectos con éxito.
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