Llevas todo el mes trabajando en un vídeo creativo de marketing para el área de éxito del cliente y su presentación está prevista para la semana que viene. Os llevó días reunir a los ejecutivos para una (supuesta) aprobación de contenido final, cuando os proponen que lo enviéis de nuevo al equipo de éxito del cliente para un último vistazo.
Este equipo os propone una serie de cambios. ¿Haces los cambios aunque los ejecutivos ya hayan aprobado el vídeo? Y, si los haces, ¿se lo vuelves a mandar al equipo ejecutivo para que lo vuelvan a revisar, aunque ello pueda demorar la presentación?
Si alguna vez te has quedado atascado en medio de un barullo de aprobaciones parecido, no estás solo. Incluso con las herramientas mejoradas de comunicación de marketing actuales, los procesos de aprobación de contenidos presentan grandes dificultades.
Desgranar conversaciones por correo electrónico y chats de mensajería instantánea para localizar las aprobaciones es una tarea lenta y confusa. Saber quién tiene que aprobar cada sección puede ser una tarea confusa y provocar la insatisfacción de las partes interesadas, además de conllevar modificaciones de última hora. Entre compartir nuevos temas, formular obras maestras y publicar productos finales, queda poco margen para los errores.
De hecho, un 49 % de las personas afirman que esperar por el trabajo de otros es su mayor obstáculo para la productividad, según nuestro estudio sobre gestión del trabajo. A la conceptualización y la posterior redacción del contenido le sigue inmediatamente un eficiente proceso de revisión y aprobación.
Cada proceso de aprobación tiene sus problemas, especialmente si cada una de las partes interesadas y cada una de las fases no están claras desde el principio. Repasemos algunas de las estrategias que se han de tener en cuenta al crear un proceso de aprobación de contenidos.
1. Evita demoras y obstáculos
Echemos un vistazo al típico proceso de aprobación de contenido de los freelancers: estos reciben la asignación y un plazo. Entregan su borrador a un editor que puede que envíe de nuevo el documento final al editor jefe. A continuación, un diseñador prepara la versión editada y se encarga de elaborar una maqueta visual para que la apruebe el director creativo. Finalmente, el editor jefe revisa el diseño y, o bien lo aprueba, o bien solicita una revisión del diseño o de contenido.
Si este proceso se lleva a cabo por correo electrónico, es casi imposible registrar quién ha revisado cada parte. Cuando los plazos se dan por correo electrónico, no hay forma de recordarle a alguien cuándo debe dar su aprobación. O bien confías en el editor jefe y en el director creativo para que respeten la fecha de entrega final, o bien se la recuerdas. Antes de que te hayas dado cuenta, la fecha de entrega habrá llegado y pasado de largo.
Las demoras y los cuellos de botella no solo son frustrantes, sino que también perjudican a los proyectos. Por este motivo, los mejores equipos sacan los procesos de aprobación del correo electrónico y los llevan a una solución de gestión colaborativa del trabajo.
Asignar tareas con descripciones y fechas de entrega da a los editores y a las partes interesadas una explicación clara de la cronología de las aprobaciones, lanza un aviso cuando se acerca la fecha de entrega y, además, libera el tiempo y recursos que se dedicarían a realizar seguimientos y búsqueda de opiniones.
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2. Ten en mente el objetivo final
El síndrome del lavadero ocurre cuando las revisiones cambian el contenido tanto que no es posible cumplir el objetivo original. Esto se puede deber a que hay demasiados cocineros en la cocina o a no saber qué aprobaciones editoriales hacen falta para avanzar.
Todo el mundo tiene diferentes objetivos y KPIs. Cuando hay demasiadas personas dando su opinión, las agendas se atascan y los objetivos finales se pueden olvidar. Asegúrate de que los objetivos que acuerdes al inicio impulsen cada decisión que se tome durante el proceso de aprobación de contenido.
Implica a las partes interesadas desde el principio para que todo el mundo pueda estar de acuerdo con los objetivos y las personas que deben dar su aprobación desde el primer momento. Durante el proceso de creación, consulta de vez en cuando con las partes interesadas para estar seguro de que todo va por el buen camino para cumplir los objetivos originales. De este modo, se reduce la confusión o el retroceso cuando llegue la hora de las aprobaciones.
3. No dejes margen para los errores
Por fin recibes un correo electrónico con el sello de la parte interesada dando su aprobación. Pero, cuando abres el elemento adjunto, se trata de una versión desactualizada.
Es muy fácil confundirse cuando hay varias versiones de un documento que se cargan a una sola conversación por correo electrónico y que quedan flotando en las bandejas de entrada de los interesados. Esto pone en peligro la exactitud y la seguridad de los documentos, por no hablar de que hace perder el tiempo a todo el mundo.
Mantén todos los archivos en un solo lugar centralizado, e incluye el control de versiones en tu proceso de aprobación de contenido para evitar este problema. El control de versiones sustituye los archivos desactualizados por versiones nuevas y actualizadas para que todo el mundo esté en sintonía.
¿Tienes que volver a la versión anterior de un archivo? No pasa nada. Las herramientas de control de versiones de archivos dejan claro qué archivo es el más reciente, además de permitirte volver y restaurar versiones anteriores.
4. Administra las responsabilidades
La falta de ese sentimiento de propiedad es un problema habitual en el proceso de aprobación de contenido. Las personas encargadas de la aprobación no siempre son conscientes de que están bajo presión para proporcionar su visto bueno antes de una fecha o un plazo determinados.
Se produce un odioso efecto dominó cuando una sola persona no es capaz de proporcionar su visto bueno de forma puntual. Asegúrate de que el flujo de trabajo de aprobación de contenido defina con claridad en qué fase de aprobación se encuentra cada proyecto y avisa a las personas encargadas de la aprobación cuando la pelota esté en su tejado.
Supongamos que estás intentando obtener la aprobación de un nuevo eslogan para un evento próximo. En lugar de enumerar a los “Aprobadores” como estado, crea un flujo de trabajo donde se indiquen los nombres de los aprobadores de forma que quede claro quién es el siguiente que debe dar su aprobación y quién ya ha dado su visto bueno.
Consejos finales sobre cómo crear un proceso de aprobación de contenido
Las aprobaciones se te pueden ir de las manos rápidamente y crear obstáculos interminables. Ayuda a que los objetivos estén alineados y a que las aprobaciones fluyan sin problemas:
- Asignando tareas y plazos a los aprobadores para que no haya excusas a las demoras.
- Dando prioridad al objetivo, consensuando las metas y las aprobaciones al comienzo, y revisándolas periódicamente para estar seguro de ir por el buen camino.
- Evitando errores y pérdidas de tiempo con el control de versiones para que siempre se pueda acceder al documento más reciente.
- Gestionando las responsabilidades mediante la creación de un estado vinculado al aprobador, de forma que no haya dudas en cuanto a la propiedad.
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