Apps de gestión de proyectos, plataformas de gestión de relaciones con los clientes, bases de datos dinámicas… Parece que no faltan herramientas para cada tipo de tarea. Sin embargo, las hojas de cálculo siguen estando en todas partes. ¿Deberías intentar reemplazarlas en cada momento? ¿O simplemente deberías aprender a adoptarlas después de todo?
Ninguna de las dos opciones, en realidad. En su lugar, deberías combinar las hojas de cálculo con tus otras herramientas. De esta forma, evitarás copiar y pegar datos sin parar y otros trabajos manuales. Estas son cuatro formas en las que puedes consolidar tu trabajo y aprovechar al máximo el uso de hojas de cálculo junto con tus otras herramientas.
Reconoce cuándo son la mejor herramienta para cada trabajo
A pesar de lo realmente enorme que se ha vuelto el mercado de SaaS en los últimos años, algunos todavía prefieren las hojas de cálculo para ciertos trabajos. Estos son solo algunos ejemplos de tareas en las que una hoja de cálculo es la opción preferida:
- Elaboración de presupuestos: Entre sus sólidas fórmulas y sus funciones de base de datos, la hoja de cálculo sigue siendo una excelente forma de realizar un seguimiento del presupuesto de cada proyecto, equipo o incluso de toda la empresa.
- Trabajar con datos de varias fuentes: Como la mayoría de las herramientas que utilizas pueden exportar datos a un archivo CSV, las hojas de cálculo son perfectas para trabajar con todos estos datos sin tener que pagar constantemente por nuevas integraciones de software.
- Gestión de SEO: Las herramientas de optimización de motores de búsqueda (SEO) son las mejores de su clase cuando se trata de rastrear el posicionamiento de tu contenido en los resultados de búsqueda, pero los datos de estas herramientas no siempre se pueden compartir con facilidad. Una hoja de cálculo es perfecta para compartir esos datos y analizarlos también.
Estas son solo algunas de las tareas para las que son útiles las hojas de cálculo. Pero el hecho de que sean útiles no significa que deban reemplazar a ninguna de tus otras herramientas. Puedes encontrar fácilmente formas de integrar las hojas de cálculo en tu flujo de trabajo, incluso si la mayor parte del trabajo se realiza en una herramienta de gestión de proyectos como Wrike. Solo asegúrate de planificar dónde encajarán en tu proceso y toma medidas para que esa inclusión sea lo más fluida posible, ya sea describiendo las mejores prácticas para tu proceso de flujo de trabajo o mediante una integración.
Aprende a confiar en los expertos en hojas de cálculo
Cada equipo tiene un experto en hojas de cálculo que puede hacer prácticamente cualquier cosa en unos minutos y con un par de filas y algunos datos. Ya se trate de crear un informe detallado, crear un panel de control o encontrar formas de resolver problemas específicos para tu equipo (como la asistencia a reuniones importantes), un experto en hojas de cálculo puede hacer que estas herramientas funcionen de maravilla.
Incluso si tienes las mejores herramientas de su clase para gestión de proyectos, programación, administración de bases de datos o cualquier otra función, las hojas de cálculo siguen siendo una herramienta estupenda. Sin necesidad de adquirir ningún software nuevo, puedes hacer que tu experto local en hojas de cálculo cree rápidamente una solución para un uso concreto y la utilice hasta que consigas el presupuesto para cualquier plataforma nueva que necesites. Las hojas de cálculo pueden ayudar a cubrir las carencias de un conjunto de herramientas que por lo demás puede ser excelente.
Pero el hecho de que tu experto local en hojas de cálculo pueda convertir una hoja de cálculo en casi cualquier cosa no significa que deba hacerlo. Los gestores de proyecto y los líderes de equipo pueden establecer límites claros para definir cuándo se deben usar ciertas herramientas en lugar de otras, y sacar a escena a tus expertos en hojas de cálculo cuando sea necesario.
Acepta a los equipos que las adoran
Para algunos equipos, realmente no importa lo que haya disponible; las hojas de cálculo son la forma en que han trabajado durante años y nada se les puede comparar. Esto puede ser porque son de las herramientas más accesibles (todas las empresas con un plan de Microsoft Office o Google Workspace tienen una herramienta de hojas de cálculo) o simplemente porque forman parte de la formación que reciben las personas para funciones específicas. Por ejemplo, contables, analistas de datos y especialistas en recursos humanos. Cuando dedicas mucho tiempo a las hojas de cálculo, es fácil verlas como la solución para cada problema.
Podrías intentar convencer a estos equipos de que dejen de trabajar con hojas de cálculo. Pero ¿es esa la mejor forma en que puedes emplear tu tiempo? Sería mejor aceptar que algunos equipos usarán hojas de cálculo para todo.
Porque ¿sabes qué? Hay una forma de trabajar con ellas sin problemas, incluso si utilizas Wrike para la mayor parte de tu trabajo.
Combina sus ventajas con tus herramientas favoritas
Con la plataforma adecuada, ni siquiera tienes que preocuparte por los equipos que trabajan exclusivamente con hojas de cálculo. Puedes colaborar con ellos sin problemas sin tener que abandonar la herramienta que elijas, ni siquiera darte cuenta de que están trabajando con una hoja de cálculo.
¿Cómo?
Con Wrike Sync de Unito. Trabaja desde Wrike mientras disfrutas de las hojas de cálculo que otros equipos están creando.
Wrike Sync es un complemento de integración sin código que envía los datos de las hojas de cálculo a Wrike (y viceversa) y, al mismo tiempo, mantiene todo sincronizado en ambas herramientas. Entonces ¿qué puedes hacer con él?
- Extraer datos de una hoja de cálculo para tus informes de Wrike: Wrike cuenta con algunas funciones de generación de informes eficaces, pero si necesitas utilizar datos de otras plataformas, exportarlo todo de forma manual puede llevar mucho tiempo. Con Wrike Sync, puedes asegurarte de que todos los datos estén en Wrike y se mantengan actualizados automáticamente.
- Trasladar datos de Wrike a tus bases de datos: Cuando un equipo usa una hoja de cálculo como base de datos importante, casi se espera que te asegures de que tus datos lleguen a su herramienta. Con Wrike Sync, puedes saltarte el trabajo manual y asegurarte de que tus datos estén donde deben estar.
- Conectar Wrike con cualquier herramienta que usen tus equipos: Wrike Sync no es solo para hojas de cálculo. Independientemente del equipo con el que trabajes, puedes conectar Wrike con sus herramientas y asegurarte de tenerlos a todos integrados. Sincroniza las tareas de Wrike con tickets de Zendesk, tareas de HubSpot, issues de Jira, tarjetas de Miro y mucho más.
No siempre es necesario reemplazar las hojas de cálculo. Tanto si se trata de un equipo que no quiere renunciar a ellas como de una tarea en la que realmente son la mejor opción, puedes mantener las hojas de cálculo en tus flujos de trabajo. Además, siempre que utilices una plataforma como Wrike Sync, podrás hacer todo tu trabajo desde la mejor app de gestión de proyectos de su clase sin tener que corregir las diferencias entre herramientas con horas de trabajo manual.
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