Hoy en día, muchas de las empresas líderes proclaman como parte de su cultura corporativa que sus empleados son su esencia. Harvey Mackay, por ejemplo, empresario y autor de siete libros incluidos en la lista de libros más vendidos del New York Times, afirma: «si crees, como yo, que tus empleados son realmente tu activo más valioso, harás todo lo que esté en tu mano para ayudarles a hacer su trabajo lo mejor posible». Y muchos altos directivos comparten esta forma de pensar.
Sin embargo, ¿cómo están gestionando las empresas este valioso recurso? Un estudio reciente de Gallup reveló que el 23 % de los empleados afirma sentirse agotado en el trabajo muy a menudo o siempre. Según el estudio de Wrike sobre el impacto del estrés en el lugar de trabajo, el desgaste quita el sueño a los empleados, les hace abandonar o buscar un nuevo trabajo, entre otros muchos efectos. La contratación de nuevos empleados no solo conlleva mucho tiempo, también es costosa. La contratación del mejor talento se ha convertido en un mercado altamente competitivo y costoso, que cada año cuesta a las empresas estadounidenses 160 000 millones de dólares. Por otro lado, los trabajadores muy comprometidos multiplican el crecimiento de los ingresos hasta 2,3 veces.
Cuando el equipo y los recursos de capital están sobrecargados, la solución suele ser sencilla. Sin embargo, los empleados agotados necesitan una solución más holística. Para empezar, es preciso equipar a los responsables con herramientas adecuadas que ayuden a sus empleados a abordar sus cargas de trabajo fácilmente. Y ahí es donde entra en juego Wrike Resource.
¿Qué es Wrike Resource?
Wrike Resource es una solución de gestión colaborativa de recursos y tiempo que ayuda a las empresas a optimizar su planificación y asignación de recursos. Garantiza que los responsables tengan a las personas correctas trabajando en los proyectos más adecuados en el momento preciso.
Pero, ¿qué son los recursos? Los recursos son las personas, el equipo o el dinero que se necesita para completar un proyecto. Según GoSkills, los recursos mal gestionados pueden sobreasignarse o infraasignarse. La infraasignación, es decir, cuando hay más recursos de los necesarios para completar el trabajo, provoca una pérdida de dinero, potencial y productividad. Por su parte, la sobreasignación provoca niveles elevados de estrés, desmoralización y una calidad del trabajo inferior.
La solución intuitiva de gestión de recursos de Wrike permite a los equipos de proyectos globales dominar su recurso más valioso: ¡su gente! Con Wrike, los responsables pueden optimizar la programación de proyectos, equilibrar las cargas de trabajo y aumentar la productividad. Se acabó tener que adivinar si se están asignando pocos o demasiados recursos, gracias a la funcionalidad de generación de informes que ayuda a seguir perfeccionando y mejorando la gestión de recursos. Profundicemos en cuatro formas en las que Wrike Resource ayuda a los equipos a evitar el desgaste de los empleados.
Cuatro maneras de evitar el desgaste de los empleados con Wrike Resource
1. Visibilidad de la carga de trabajo para la planificación de proyectos
Es fundamental planificar tanto los proyectos previstos como las solicitudes entrantes con una visión general de toda la carga de trabajo del equipo. El diseño intuitivo de Wrike Resource facilita la asignación de los mejores recursos a los proyectos adecuados, permitiendo a los gestores de proyectos asignar las horas de trabajo que mejor se adapten a las fortalezas y la disponibilidad de cada miembro del equipo.
Wrike Resource ayuda a los gestores de proyectos en esta etapa crítica de la planificación a obtener una visión completa y en tiempo real de sus equipos. Con Trabajo de la tarea, los gestores pueden definir cuánto tiempo se requiere para completar una tarea. Por ejemplo, una tarea puede durar varios días, pero requerir solo varias horas de trabajo al día de cada uno de sus asignados. Esto asegura una asignación precisa de recursos en cada etapa del proyecto.
Según la encuesta de 2018 del Project Management Institute, el 21 % de los proyectos fracasa por la limitación de recursos, y la previsión inadecuada de estos explica el 18 % de los proyectos fallidos. Incluso cuando hacemos todo lo posible para planificar nuestro trabajo, las solicitudes entrantes también interfieren en la planificación. Casi el 60 % de los creativos afirma recibir solicitudes ad hoc al menos una vez a la semana, porcentaje que llega al 80 % en aquellos departamentos con más de 51 personas.
Wrike Resource ofrece una visibilidad completa de la carga de trabajo de todo el equipo, incluso de cada uno de sus miembros de forma individual. Permite visualizar rápidamente el programa y los proyectos de cada miembro del equipo —quién está haciendo qué y cuánto tiempo le llevará cada tarea— en forma de diagramas de carga de trabajo. Conocer la disponibilidad del equipo ayuda a hacer planes de modo que se reduzcan al mínimo los conflictos y se utilicen mejor los recursos.
Si bien puede ser tentador poner en marcha los proyectos tan pronto como se tenga luz verde, hacerlo sin los recursos adecuados puede en realidad prolongar la fecha de finalización de un proyecto de cuatro meses hasta un año, según el informe de Gartner Resource Capacity Planning for PPM Leaders. Esto es tres veces más que si se hubieran gestionado los recursos adecuadamente en las fases de planificación. Contar con una herramienta como Wrike Resource para tener acceso a toda la información de planificación que se necesita permite a los equipos iniciar proyectos en el momento adecuado, con todas las herramientas necesarias para hacerlo con éxito.
«La visión general de la gestión del tiempo y de la carga de trabajo es una gran ayuda para la gestión de los recursos, ya que así el equipo tiene una visión general clara de si un proyecto puede o no completarse dentro de los parámetros de tiempo proporcionados. Esto, en última instancia, protege a nuestros empleados de trabajar por encima de sus posibilidades». — Thomas Mix, director de estrategia y desarrollo empresarial, Digital Planet
2. Optimización del rendimiento del equipo con cargas de trabajo más equilibradas
La asignación flexible de recursos de Wrike permite a los gestores de proyectos distribuir las horas de trabajo de la manera más conveniente de acuerdo con las fortalezas y la disponibilidad de cada miembro del equipo. De este modo, permite a los equipos trabajar de forma colaborativa y evitar los retrasos en los proyectos por desequilibrio en las cargas de trabajo.
Una y otra vez, los estudios demuestran que asumir demasiado trabajo y realizar varias tareas a la vez reduce la eficiencia. En el mundo de la psicología deportiva se usa la expresión «arenas movedizas mentales», perfectamente aplicable también a los proyectos. Todo va bien y, de pronto algo sale mal, y luego otra cosa sale mal, y así hasta el infinito. De repente, se encuentra uno mismo en una espiral descendente: hundiéndose más y más, y con la sensación de no poder salir. El proyecto va con retraso, está afectando a otros proyectos y todo el estrés que ello genera no solo provoca un rendimiento deficiente en este proyecto. Incluso los empleados más brillantes se desmoralizarán bajo la presión de una carga de trabajo mal gestionada. ¡Todos sabemos de lo que hablamos!
Una vez dominada la planificación de los recursos con Wrike Resource con vistas de carga de trabajo, es posible empezar a optimizar la productividad con herramientas como la asignación de tareas por rol de trabajo. Pasar de «¿tenemos suficiente personal para completar este proyecto?» a «¿cómo podemos asignar el trabajo de manera que optimicemos la productividad?». Además de poder terminar los proyectos más rápido, el equilibrio de las cargas de trabajo aumenta el rendimiento, la productividad, la felicidad y la creatividad a largo plazo.
«Con Wrike Resource pudimos reducir el número de proyectos simultáneos en los que la gente estaba trabajando de 12 a 3. Usamos Wrike Resource para programar completamente los proyectos con el fin de ver los conflictos y que los gestores puedan tener toda la información para tomar decisiones sobre lo que es una prioridad y lo que puede ser reasignado. De hecho, no solo hemos podido llevar todo esto a cabo, sino que lo hemos hecho aún mejor e incluso más». – Derick Dahl, director de gestión de productos de Dana Innovations
3. Redefinición ágil de prioridades para mantener los proyectos encauzados pase lo que pase
Wrike Resource permite a los equipos trabajar de forma colaborativa y evitar retrasos que provoquen gastos operativos innecesarios e ineficiencia empresarial. Wrike Resource hace que sea fácil volver a priorizar los proyectos con una interfaz intuitiva basada en arrastrar y soltar, para poder avanzar y reducir los gastos operativos inesperados incluso cuando las circunstancias cambien. Así, permite introducir ajustes en la duración de las tareas, el trabajo requerido y los asignados en tiempo real, o asignar tareas a partir del trabajo pendiente cuando el equipo esté disponible para asumir más proyectos.
Con independencia de lo sólido que sea nuestro plan, pasarán cosas inesperadas: solicitudes urgentes, cambios en los objetivos de negocio, bajas por enfermedad no previstas... La capacidad de ajustar plazos y reasignar tareas ayuda a los responsables a evitar el desgaste de los empleados y adaptarse a los objetivos o solicitudes cambiantes del negocio.
De hecho, el 20 % de los empleados de servicios profesionales afirma que los cambios en los requisitos de última hora son el motivo principal de los retrasos en los proyectos. En nuestro estudio sobre el estrés en el lugar de trabajo, «los bloqueos y esperar a los demás» se destacaron como el factor más estresante. Cuando el equipo se topa con un obstáculo, ser capaces de reaccionar con agilidad no solo ayuda a avanzar rápidamente en el proyecto, sino también a la moral general del equipo y a evitar que se desgasten por trabajo que no avanza.
En lugar de que los proyectos se atasquen en un limbo de frustración, Wrike ayuda a los responsables a priorizar y volver a priorizar el trabajo, gracias a la visibilidad de la carga de trabajo. Los responsables pueden detectar y eliminar rápidamente los bloqueos y, al mismo tiempo, tener toda la información de las tareas en un solo lugar, lo que facilita la rendición de cuentas y potencia la comunicación del equipo.
4. Optimización de la utilización de recursos con automatización y generación de informes
Wrike Resource proporciona una forma sencilla de hacer un seguimiento del tiempo empleado en cada tarea y mejorar continuamente las previsiones de recursos. Mantener el trabajo y realizar su seguimiento desde un único lugar permite comparar el trabajo previsto con el tiempo real efectivamente empleado en una tarea concreta.
En un estudio reciente, el 38 % de los empleados que contabiliza el tiempo afirmó seguir usando procesos manuales como las fichas y los relojes tradicionales para fichar. Las funciones Tiempo facturable y Partes de horas de Wrike Resource ayudan a los responsables a integrar esas tareas en la era digital, para poder automatizar tareas administrativas engorrosas y crear informes que mejoren los procesos.
Con Wrike Resource, un parte de horas consolidado propaga automáticamente todas las tareas asignadas, para que las horas de trabajo se puedan registrar en cualquier momento. El equipo puede introducir varias entradas al día además de comentarios para proporcionar más contexto en caso necesario. La vista semanal del parte de horas permite visualizar al instante el tiempo total empleado diariamente a todas las tareas, así como un resumen semanal del tiempo dedicado a cada una, para facilitar y agilizar la facturación.
Los empleados se frustran cuando les desborda el trabajo administrativo manual y no ven el fruto de su esfuerzo. Según un estudio, solo el 39 % de la jornada laboral real de los trabajadores se dedica a tareas propias de su trabajo. El otro 61 % lo consumen trabajo improductivo y tareas administrativas.
De hecho, el 64 % de los empleados de servicios profesionales admite que dedica tres o más horas a la semana tan solo a documentar las horas trabajadas, según nuestro Informe comparativo de servicios profesionales. Según nuestros encuestados, la automatización es una oportunidad clave para mejorar la felicidad de los empleados y las relaciones con los clientes. 3 de cada 10 encuestados afirmaron que podrían lograr un 30-39 % más de trabajo si la tecnología pudiera automatizar las partes más repetitivas y administrativas de su trabajo, mientras que 1 de cada 5 (22 %) afirmó que podría sacar adelante un 50 % de trabajo ¡o incluso más! Wrike Resource ayuda a los responsables a automatizar aburridos procesos manuales, optimizar el trabajo, medir el impacto de los empleados y capacitar a los equipos para que dediquen su tiempo a hacer el trabajo que aman.
Con todo en un solo lugar, los responsables pueden crear informes personalizados de Wrike en vistas fáciles de digerir como diagramas de Gantt o Vistas de tabla. Pueden comparar el trabajo planificado con el tiempo realmente dedicado para medir el desempeño del equipo y mejorar las proyecciones. Esta visibilidad mejorada permite a los responsables optimizar la utilización y planificación de recursos en el futuro. También permite a los equipos ver el impacto de su trabajo y cómo está mejorando.
¿Listo para Wrike Resource?
Los empleados felices cometen un 26 % menos de errores críticos, experimentan un 79 % menos de desgaste y tienen un 61 % menos de riesgo de abandono frente a los empleados descontentos. ¿Listo para adoptar Wrike Resource o necesitas más información? En cualquier caso, comienza a centrarte en tus empleados con esta lista de preguntas:
- ¿Existe visibilidad en tiempo real de las cargas de trabajo del equipo?
- ¿Están todos los recursos listos para empezar el proyecto?
- ¿Se ha trazado un mapa del proyecto con las dependencias y se han detectado posibles obstáculos?
- ¿Qué proceso se utilizará para gestionar las solicitudes de trabajo entrantes?
- ¿Cómo se equilibra la carga de trabajo del equipo? ¿En cuántos proyectos están trabajando?
- ¿El equipo tiene una manera clara de ver su trabajo y sus plazos?
- ¿Puede el equipo establecer nuevas prioridades y mantenerse productivo a pesar de los obstáculos?
- ¿Es posible cambiar fácilmente las prioridades del trabajo?
- ¿Qué tareas administrativas se pueden automatizar?
- ¿Se informa acerca del trabajo esperado frente al trabajo real, ajustando la asignación de recursos?
Más información acerca de las funciones más sorprendentes de Wrike Resource:
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Trabajo de la tarea
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Diagrama de carga de trabajo
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Partes de horas
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Roles de trabajo
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Tiempo facturable
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Bloqueo de las entradas de tiempo
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Informe de utilización del equipo
Wrike Resource está disponible para Wrike Business, Wrike Enterprise y Wrike for Professional Services. Más información en nuestra página exclusiva de Wrike Resource.
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