El movimiento KonMari ha sido una de las tendencias más importantes de los últimos meses. Marie Kondo, consultora de organización japonesa convertida en superestrella de Netflix y autora de grandes éxitos de ventas, anima a las personas a organizar su espacio eliminando objetos que han dejado de servir o que ya no provocan esa “chispa de alegría”. Como dice en su página web: “agradece los servicios prestados y despídete de ellos”.
El valor de esta filosofía va más allá de deshacerse de prendas y libros innecesarios. Las empresas atrapadas en la sobrecarga de información y en la proliferación de demasiadas herramientas se beneficiarían de esta limpieza.
La triple paradoja
Hoy en día, los trabajadores del conocimiento tienen acceso a más datos e información de lo que podríamos haber imaginado hace tan solo un par de décadas. Podemos enviar un mensaje a alguien que se encuentra en la otra punta del mundo y recibir una respuesta en cuestión de segundos.
Sin embargo, las grandes bases de datos y la transformación digital han tenido una repercusión increíblemente positiva en el modo en que las empresas operan y consiguen beneficios: hemos llegado a un punto de inflexión. Desde la mensajería instantánea a las hojas de cálculo y los informes, los trabajadores del conocimiento están tan sobrepasados con la información que les llega desde diferentes plataformas que no saben cómo acabar con el caos de tener que identificar y dar prioridad a lo más importante.
La mayoría de los trabajadores cambian de aplicación 10 veces por hora, lo que provoca 32 días perdidos de productividad en el trabajo al año, según un estudio reciente realizado por RingCentral. Ese mismo informe concluye que los trabajadores usan una media de cuatro aplicaciones de comunicación, con un 20 % que utiliza seis herramientas o más.
Los trabajadores necesitan una única fuente de datos que se integre con otros sistemas para proporcionar una información constantemente actualizada y minimizar la necesidad de pasar de una pestaña a otra. Esto no solo permite a los trabajadores concentrarse en el trabajo más importante, sino que, además, mejora la productividad y reduce el estrés.
Al mismo tiempo, los departamentos de TI de todo el mundo luchan por gestionar este sinfín de herramientas y equilibrar de forma eficaz los controles de acceso y la seguridad de los datos con transparencia, visibilidad y colaboración. Para aumentar la dificultad, los ejecutivos están tratando desesperadamente de coordinar a toda la empresa en torno a unos objetivos compartidos y ofrecer experiencias de cliente unificadas.
Estas necesidades aparentemente contradictorias han creado una triple paradoja que requiere una nueva forma de gestionar el trabajo.
Haz limpieza en tus tecnologías
Al final del día, las empresas son un equipo formado por equipos. Desde marketing y ventas a éxito del cliente y finanzas, todos los departamentos han de estar conectados, por supuesto, de forma segura, y disponer de la capacidad para trabajar interfuncionalmente entre ellos.
Sin embargo, el progreso y la productividad se ralentizan o detienen cuando el trabajo pasa de un equipo a otro. Las entregas se descuidan o directamente no se realizan porque diferentes equipos usan herramientas distintas. Los proyectos se demoran, los objetivos se tuercen y se pierde el tiempo buscando la información que falta.
La proliferación de aplicaciones y ofertas de SaaS que solucionan problemas que no sabías que tenías ha llegado hasta el punto de reducir los ingresos. Ha llegado el momento de hacer limpieza en nuestros montones de herramientas tecnológicas. ¿Dónde tenemos más de lo que necesitamos? ¿Qué herramientas no han cumplido lo que prometían? ¿Alguna podría y debería conectarse? Y, mientras estamos en ello, ¿qué herramientas no pueden equilibrar la visibilidad y la seguridad o mejorar la experiencia del cliente?
Ha llegado el momento de agilizar tus montones de herramientas tecnológicas para mejorar la eficacia, dar más capacidades a los equipos y recuperar la felicidad en el trabajo. Esto requiere una solución única que permita tanto la autonomía como la integración y que sirva como centro para conectar al personal, los procesos y la tecnología.
Presentación de los Espacios y Wrike Integrate
Cuando empecé a trabajar en Wrike en 2006, estaba decidido a crear una plataforma que acabara con el desorden y permitiera una buena colaboración y flujos de trabajo, no solo entre los trabajadores del mismo equipo, sino entre todos los departamentos en general. Tenía claro que era obligatorio que Wrike se convirtiera en un espacio de trabajo digital único donde las personas, los equipos y los departamentos interfuncionales pudieran colaborar y prosperar.
Hoy presentamos dos extraordinarias novedades de Wrike que nos ayudarán a conseguir este objetivo: los Espacios y Wrike Integrate. Los Espacios ofrecen un entorno de trabajo nuevo y limpio para nuestros clientes, mientras que Wrike Integrate facilita más que nunca la conexión de Wrike con las herramientas que más te gustan.
Los Espacios
Wrike ha hecho que para los usuarios sea más fácil organizar y gestionar su trabajo utilizando carpetas, proyectos, flujos de trabajo y tareas. Los Espacios posibilitan ahora la creación de espacios de trabajo únicos diseñados para albergar toda la información relevante y las herramientas que los equipos necesitan. Esto acaba con la necesidad de que el equipo de TI tenga que hacer magia para configurar los complementos que pide la empresa para que las plataformas de gestión del trabajo colaborativo tradicionales se adapten a sus complejas necesidades.
Los Espacios ofrecen a los equipos:
- Una experiencia de usuario simplificada, muy organizada y más centrada, elaborada a medida de las necesidades únicas de cada equipo, con un centro para todos los activos, las herramientas y los recursos relevantes.
- La capacidad de asignar flujos de trabajo predeterminados, crear paneles de control asociados y formularios de solicitud, albergar todas las plantillas pertinentes y más, de forma que los equipos dediquen menos tiempo a buscar trabajo y más a ser productivos.
- Un nuevo espacio personal para que los miembros del equipo gestionen y completen tareas en la forma que mejor se adapte a su estilo de trabajo.
- Un control más preciso y seguro sobre cómo se distribuye la información entre los equipos interfuncionales a través de distintas funciones de acceso y permisos para miembros de Space y ajenos a él.
- La capacidad de coordinar equipos en prioridades y objetivos generales mientras se minimizan las distracciones y se crea una experiencia de trabajo más relevante.
Los Espacios ya se ha empezado a implementar para todos los clientes de Wrike. Si tienes dudas, ponte en contacto con tu representante de Wrike o visita nuestro Centro de ayuda.
Wrike Integrate
Los flujos de trabajo actuales engloban un sinfín de aplicaciones, equipos y ubicaciones. Sin embargo, las integraciones tradicionales se han centrado siempre en conectar aplicaciones concretas, en lugar de automatizar flujos de trabajo completos.
Mientras que Wrike siempre se ha enorgullecido de su gran API, Wrike Integrate facilita más que nunca la conexión de nuestra plataforma con el resto de aplicaciones utilizadas en la empresa, además de personalizar a fondo dichas integraciones para agilizar y admitir sus flujos de trabajo exclusivos. Wrike Integrate permite a las empresas:
- Pasar de las integraciones básicas y únicas a una automatización de flujos de trabajo integrales de forma rápida y sencilla.
- Automatizar sin complicaciones flujos de trabajo complejos a escala entre personas y equipos, con conectores integrados con más de 400 aplicaciones en la nube y locales, así como la capacidad de conectarse a miles más por medio de conectores universales.
- Personalizar Wrike con automatizaciones únicas gracias a la integración eficaz de Wrike con la herramienta en sí, lo que permite a las empresas hacer que Wrike funcione justo cómo lo necesitan.
- Aprovechar los flujos de trabajo predefinidos y automatizados, ahorrando tiempo, dinero y la molestia de tener que crearlos desde cero.
- Acabar con el aislamiento entre diferentes equipos y aplicaciones, reducir el esfuerzo y los errores de los flujos de trabajo manuales, y eliminar las carencias de los flujos de trabajo de la integración y la automatización.
Wrike Integrate en una función complementaria que ya está disponible para los clientes con planes Wrike Business, Wrike Enterprise y Wrike Marketing. Para obtener más información acerca de Wrike Integrate, visita: www.wrike.com/add-on-wrike-integrate.
La incorporación de Integrate y los Espacios ha consolidado Wrike como plataforma centrada en los equipos y la empresa a la vez. El equipo de TI ahora puede implementar Wrike sabiendo que todos los equipos de la empresa pueden configurar la herramienta para que se adapte a sus necesidades específicas mientras mantiene a todo el mundo —así como sus datos— en una sola plataforma, lo que hace de Wrike el principal sistema de registro para la empresa.
Paradoja solucionada
Mientras que la mayoría de las soluciones de gestión del trabajo colaborativo se crearon originalmente para equipos concretos, Wrike Integrate y los Espacios hacen posible que las empresas configuren fácilmente una sola herramienta para todos los departamentos y equipos, para que el trabajo fluya sin problemas en la empresa y pueda escalarse.
Ahora los equipos disponen de un espacio optimizado para sus necesidades únicas. Los ejecutivos tienen una sola plataforma que pone a toda la empresa a remar en una misma dirección. Y los departamentos de TI han agilizado el montón de soluciones tecnológicas con una gestión de los datos segura y centralizada.
Los equipos ya no deberían verse obligados a usar soluciones de gestión del trabajo incapaces de personalizarse y de satisfacer sus necesidades o herramientas de colaboración aisladas que solo solucionan una parte de sus problemas.
Consulta el anuncio completo de los Espacios y de Wrike Integrate aquí.
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