Todos hemos tenido días improductivos. A veces, porque estamos preocupados por un proyecto grande, otras porque tratamos de realizar varias tareas, algo que, aunque te sorprenda, no te hace más productivo. Y luego está el culpable más común de la pérdida de productividad, las reuniones. 
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Realizar una reunión tras otra es una forma infalible de acabar con la productividad de todo el equipo. ¿Por qué?
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Aunque puede puede parecer necesario convocar reuniones e informar a todo el mundo sobre los proyectos en curso, seamos honestos; las reuniones suelen ser innecesarias, y francamente, una pérdida de tiempo para todo el mundo.
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Según revela nuestra Encuesta sobre gestión del trabajo 2015, el 34 % de las personas asisten a 6 o más reuniones a la semana, y un 44 % de ellos sostiene que la asistencia a tantas reuniones o conferencias telefónicas es su mayor obstáculo para la productividad.
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No te estamos pidiendo que no asistas a ninguna reunión programada, sino que pretendemos ayudarte a reconocer cuándo es realmente necesario asistir en persona y cuándo no.
 
 

Pregúntate a ti mismo: ¿Realmente necesitas reunirte?

Aunque esto puede parecer de sentido común, piensa a cuántas reuniones mensuales o semanales asistes que realmente no aportan casi nada y que suelen carecer incluso de una agenda. 
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En ocasiones, cuando convocamos una reunión individual o de estado con carácter periódico, lo hacemos con la intención de "estar al tanto" de todo, pero no reconocemos lo ineficaz que resulta para todo el mundo. 
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Una forma de decidir si una reunión periódica resulta necesaria es plantearte una serie de preguntas, como: 
 
  • "¿Es estrictamente necesario reunirme esta semana?" 
  • "¿Hay muchas novedades de las que todavía no tengo constancia?"
  • "¿Hay alguna medida que tengo que anunciar al equipo?"
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Otra forma de decidir si necesitas reunirte es usar este árbol de decisiones:
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¿Necesitamos esta reunión? (árbol de decisiones de la infografía)

Agiliza las reuniones necesarias con la herramienta adecuada

¿Qué sucede con las reuniones que son realmente necesarias? Aquí es cuando entra en juego la utilización de una herramienta de colaboración como Wrike. Puedes usar una herramienta para intercambiar ideas, controlar proyectos y medir el rendimiento. Incluso puedes sustituir la necesidad de reunirse si ofreces a cada miembro del equipo visibilidad sobre el estado del proyecto. 
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Eugene Dong de Procurify afirma: "Desde que hemos implantado Wrike, a nivel individual, nos hemos ahorrado al menos 6 horas al suprimir todas esas reuniones de coordinación extraordinarias que celebrábamos".
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¿Crees que no se puede hacer? Replantéatelo. Vamos a repasar las formas con que puedes suprimir las reuniones si las reemplazas por Wrike.
 

1. Reuniones para intercambiar ideas

En algunos casos, es importante intercambiar ideas personalmente. Disponer de ese tiempo para reuniones presenciales permite a tu equipo intercambiar ideas y plantear preguntas sobre los objetivos.
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Sin embargo, el intercambio de ideas en persona puede plantear obstáculos creativos, como un pensamiento colectivo y el miedo a ser juzgado. Si no sigues las reglas del intercambio de ideas, entonces puede resultar más fácil y eficaz intercambiar ideas individualmente. 
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En Wrike, puedes empezar un proyecto y compartir los objetivos con tu equipo de inmediato. A partir de ahí, asígnalos a tareas individuales y pídeles que propongan tantas ideas como puedan por sí solos, sin colaborar entre ellos. Esto permite que las personas piensen de forma autónoma, sin la influencia de los demás y sin sentirse intimidados a compartir las ideas de otros.
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Uno de nuestros clientes más conocidos, Redfoo, usa Wrike para intercambiar ideas sobre música y ropa para sus múltiples empresas. Ha creado una carpeta de ideas en Wrike donde puede apuntar nuevos conceptos y compartirlos con su equipo. De esta forma, todas las ideas se archivan en una ubicación central, y se puede hacer referencia a ellas con facilidad.
 

2. Reuniones de balance

Ya lo entiendo, quieres estar al tanto de lo que sucede con los proyectos y las tareas en curso, y hay demasiados aspectos como para incluirlos en un correo electrónico o difundirlos a través de un canal de chat. No obstante, piensa en lo sencillo que sería poder ver todos los proyectos en curso Y su estado con un solo clic.
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Eso es precisamente lo que Wrike te permite hacer. Solo tienes que configurar un panel de control para ver todos tus proyectos importantes y saber dónde están. Con la utilización de flujos de trabajo personalizados, tu equipo puede crear una categoría de estado para que resulte fácil consultar rápidamente el estado de cada proyecto. 
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También puedes organizar el panel de control para poder ver los proyectos en función de su estado. Resulta una opción ideal para los equipos que trabajan en muchos proyectos similares sujetos a plazos y aprobaciones del cliente. Esto te permite ver todos los proyectos actuales con el estado "en curso", "pendiente de aprobación", "aprobado" y "completado" en un solo lugar. 
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El equipo de I+D de Nanometrics pudo recortar el tiempo empleado en las reuniones en 30 horas a la semana, lo que les permite disponer de más tiempo para centrarse en avanzar el trabajo para poder terminarlo. Teniendo en cuenta que todos pueden ver las actualizaciones de las tareas en Wrike, las reuniones a las que asisten se centran más en la toma de decisiones y en la resolución de problemas,
que en solo comunicar las actualizaciones del estado de los proyectos.
 

3. Reuniones sobre conclusiones

Probablemente sea la menos popular de las tres, pero resulta sumamente importante para conocer y mejorar tus procesos. 
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En lugar de mantener un debate abierto, todos deben anotar sus obstáculos y traspiés con una tarea y después compartir dicha tarea con el equipo. Ínstalos a que compartan las conclusiones extraídas y dónde se pueden mejorarlos procesos para la próxima vez. 
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Compartir las conclusiones extraídas en una reunión puede resultar útil, pero eso no significa que tenga que ser práctico. Resulta complicado recordar qué hay que cambiar en el futuro si todo el mundo registra estos aspectos de formas diferentes. Las anotaciones en Wrike te permiten crear una forma universal para archivar las conclusiones extraídas y permiten que los consejos resulten prácticos al poder acceder a ellos fácilmente en el futuro.
 

¡Reemplaza tu próxima reunión por Wrike!

Realiza una prueba de Wrike y cancela tu próxima reunión periódica. ¡Comparte tu historia de éxito sobre cómo has reemplazado las reuniones por Wrike en los comentarios!
 
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