En términos generales, los proyectos necesitan cinco grupos de procesos: inicio, planificación, ejecución, control y seguimiento y cierre. Se conocen como los grupos de procesos del PMBOK (guía de los fundamentos para la dirección de proyectos). Aunque se usa mucho, esta forma de gestión de procesos a menudo puede resultar confusa para los responsables y los miembros del equipo que no estén muy familiarizados con la gestión formal de proyectos.
A continuación, presentamos una descripción general de cuáles son los grupos de procesos y cómo incorporarlos con éxito en tus proyectos.
Introducción a los grupos de procesos y las áreas de conocimiento del PMBOK
El Project Management Institute (PMI) creó el PMBOK (guía de los fundamentos para la dirección de proyectos). Consiste en directrices, prácticas recomendadas, principios estándar y terminología común para la gestión de proyectos.
Los contenidos del PMBOK se consolidaron inicialmente en un libro llamado «Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos» (comúnmente conocido como la Guía del PMBOK), en 1996. La sexta edición de esta guía se lanzó en 2017 y la séptima edición se espera para 2023.
La guía del PMBOK adopta un enfoque basado en procesos para la gestión de proyectos. Desglosa la gestión de proyectos en 49 procesos, que luego se agrupan en los grupos de procesos y las áreas de conocimiento del PMBOK.
Los grupos de procesos serían lo que necesitas hacer y las áreas de conocimiento lo que necesitas saber, y se unen en un formato matricial para abarcar los 49 procesos individuales. Los procesos se entrelazan con cada grupo de procesos de tal manera que cada uno de los 49 procesos pertenece a un área de conocimiento y un grupo de procesos.
¿Cuáles son los grupos de procesos del PMBOK?
Los cinco grupos de procesos del PMBOK son:
- Grupo de procesos de inicio: procesos necesarios para iniciar un nuevo proyecto o una nueva fase de proyecto.
- Grupo de procesos de planificación: procesos relacionados con la definición y planificación del alcance del proyecto, así como la planificación de cómo se ejecutará.
- Grupo de procesos de ejecución: procesos relacionados con la finalización real de las actividades y tareas del proyecto.
- Grupo de procesos de control y seguimiento: procesos que abarcan todo lo relacionado con el seguimiento, supervisión, elaboración de informes y control del rendimiento, y el progreso del proyecto.
- Grupo de procesos de cierre: procesos necesarios para finalizar y completar un proyecto o fase de proyecto.
Inicio
El grupo de procesos de inicio es generalmente cuando se aprueba formalmente un proyecto y se le asigna un gestor de proyectos. El grupo incluye dos procesos principales: desarrollar el plan de ejecución del proyecto e identificar a las partes interesadas del proyecto.
Los dos resultados de este grupo de procesos son el documento del plan de ejecución del proyecto y el registro de las partes interesadas. El registro de las partes interesadas enumera quiénes son las partes involucradas del proyecto, cuál es su participación en el mismo y qué esperan con respecto a la frecuencia y la forma de comunicación.
El plan de ejecución del proyecto debe incluir la justificación económica (porqué debe completarse), así como una descripción general de alto nivel del alcance, las entregas y los objetivos del proyecto.
Por lo general, un plan de ejecución del proyecto también incluirá:
- los recursos necesarios
- las partes interesadas clave
- una cronología de alto nivel con hitos clave
- una estimación de costes de alto nivel
- cualquier riesgo, problema o dependencia conocidos
Planificación
El grupo de procesos de planificación es el más grande de los cinco grupos de procesos: consta de 24 procesos en total. Este grupo de procesos está diseñado para ayudarte a planificar todo el proyecto en detalle, desde el alcance, el programa y el presupuesto, hasta la forma de dirigir a las partes interesadas clave. El resultado principal de esta etapa de planificación es un plan de gestión de proyectos (PMP, por sus siglas en inglés).
Para proyectos más grandes, el PMP puede tener planes secundarios con el fin de delinear en mayor medida algunas de las áreas críticas, como el programa del proyecto o la gestión de la calidad. Para proyectos más pequeños, los procesos pueden abarcarse simplemente en subsecciones independientes o desarrollarse en un anexo.
El PMP es un «documento vivo» que se actualiza y revisa durante todo el proyecto a medida que se producen cambios.
Ejecución
El grupo de procesos de ejecución es donde tiene lugar la mayor parte de la acción en un proyecto. Asimismo, es donde se gasta la mayor parte del presupuesto y donde se producen los resultados reales del proyecto.
El grupo de procesos de ejecución incluye diez procesos de gestión de proyectos. Se centra principalmente en la gestión de las actividades y tareas del proyecto para garantizar que haya progresos, se hagan comunicaciones, se implementen respuestas al riesgo y se involucre a las partes interesadas.
La función más importante del gestor de proyectos durante esta fase es dirigir y gestionar el trabajo y gestionar el conocimiento relacionado al proyecto (documentación de requisitos, actas de reuniones y lecciones aprendidas). Entre las otras responsabilidades habituales del gestor de proyectos cabe mencionar adquirir recursos del proyecto, desarrollar y gestionar el equipo del proyecto, y gestionar las comunicaciones.
Control y seguimiento
El grupo de procesos de control y seguimiento es el segundo más grande: contiene 12 procesos de proyecto. Estos procesos suceden a lo largo de todo el proyecto y tienen lugar para garantizar que haya suficiente supervisión. Esto también ayudará a identificar y mitigar cualquier problema potencial.
Inevitablemente, seguramente surgirá algo inesperado durante el ciclo de vida del proyecto. Los procesos de este grupo de procesos están diseñados para ayudarte a actualizar el plan, modificar las actividades de tu equipo y volver a encarrilarlo todo.
Uno de los procesos esenciales de este grupo es controlar el trabajo del proyecto. Esto requiere el seguimiento del proyecto general y sus aspectos clave. Este proceso es crítico para limitar los excesos y los errores del proyecto. A menudo se usa un software de gestión de proyectos para controlar e informar sobre los progresos.
Cierre
El grupo de procesos de cierre solo tiene un proceso primario: cerrar el proyecto o la fase. Este proceso implica garantizar que el cliente ha aceptado todas las entregas de la fase final o del proyecto. También hay que cumplimentar y almacenar la documentación, y cualquier cabo suelto del proyecto o la fase debe quedar atado.
Cómo elegir tus metodologías con Wrike
Hay muchas formas diferentes de gestionar y organizar un proyecto. Las metodologías tradicionales como Waterfall están diseñadas para disponer cada tarea en orden secuencial antes de que comience la ejecución del proyecto. Inicialmente, esta fue la metodología sobre la que se diseñaron los procesos del PMBOK, mientras que los cinco grupos de procesos se trataron con frecuencia como fases secuenciales.
Con el tiempo, la gente ha admitido que el enfoque estructurado no funciona bien para todos los proyectos. A veces, una metodología más ágil puede funcionar mejor. Al igual que los métodos se han ido desarrollando y cambiando con el tiempo, también lo han hecho los procesos del PMBOK. Se han adaptado para funcionar con muchas metodologías convencionales de gestión de proyectos. Por tanto, no importa qué metodología de proyecto elijas, podrás incorporar con éxito los grupos de procesos del PMBOK.
Elegir un software que admita la metodología escogida para tu proyecto y que además se alinee con los cinco grupos de procesos del PMBOK es esencial para el éxito del proyecto.
Afortunadamente, el software de gestión de proyectos de Wrike está diseñado para ayudarte a incorporar los grupos de procesos del PMBOK en tus proyectos, tanto si utilizas Waterfall como Agile u otra metodología. ¿Por qué no probarlo hoy mismo de forma gratuita?
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