El año 2023 está lo bastante avanzado como para darnos cuenta de que es otro año de oportunidades y desafíos únicos. Hemos pasado de un cambio repentino y sin precedentes hacia la transformación digital y los modelos de trabajo híbridos a gestionar un panorama económico volátil.
En esta época, el modelo de negocio clásico ya no existe. La inflación ha subido, los presupuestos han bajado y las cargas de trabajo casi se han duplicado. Las organizaciones compiten no por el «crecimiento a toda costa», sino por la eficiencia, que se ha convertido en la clave del éxito. A principios de este año, la gente de Gartner señaló que la incertidumbre económica es el desafío empresarial más importante de 2023.
A medida que las organizaciones atraviesan este desafiante entorno económico, nuestro objetivo principal debe ser comprender las formas más impactantes de mejorar la eficiencia. Las medidas que acaparan los titulares —como los recortes presupuestarios y los despidos— generan ganancias de eficiencia a corto plazo, pero solo llegarán hasta cierto punto. Las organizaciones deben arrojar luz sobre las complejidades del trabajo moderno descubiertas el año pasado y elaborar estrategias de manera más diligente para las transformaciones digitales a largo plazo. De este modo, pueden aumentar la visibilidad y la alineación en toda la organización, reducir los esfuerzos desperdiciados y obtener resultados más rápidamente.
Los desafíos invisibles
El año pasado presentamos la «materia oscura del trabajo », que simboliza la parte oculta de nuestro ecosistema de trabajo. Incluye videollamadas no documentadas, hilos de mensajes instantáneos y conversaciones en salas de descanso, actividades que a menudo determinan de manera invisible el éxito y la productividad de nuestras organizaciones. La materia oscura del trabajo conlleva esfuerzos desperdiciados y retrasos en los proyectos y, según se informa, cuesta a las organizaciones la enorme cantidad de 60 millones de dólares al año. Para combatir este problema generalizado, necesitamos iluminar los rincones ocultos de nuestros procesos de trabajo y entender cómo podemos optimizar nuestras rutinas para lograr una productividad eficiente.
Para ello, hemos examinado cómo los líderes empresariales elaboran estrategias y priorizan la eficiencia. Queríamos entender sus enfoques para mejorar la eficiencia, incluida la consolidación y la IA, y el éxito que han tenido y tendrán.
También analizamos la eficiencia desde la perspectiva de los trabajadores del conocimiento para descubrir cómo gestionan el estrés provocado por el aumento de las cargas de trabajo y los cambios en su forma de trabajar, para bien o para mal.
Realizamos nuestra investigación con Sapio Research, que encuestó a 1005 líderes empresariales y 2002 trabajadores del conocimiento en el Reino Unido y EE. UU. En ambos casos, nos centramos en personas que trabajan en empresas con más de 250 empleados.
Analicemos nuestros hallazgos, que proporcionan información valiosa sobre cómo las empresas navegan en este complejo panorama y destacan la presencia persistente de la materia oscura del trabajo.
La elusiva materia oscura del trabajo
Nuestros hallazgos revelan que el 42 % de la actividad de los trabajadores aún no es visible para los líderes de sus equipos, lo que representa una mejora de solo el 4 % con respecto al año pasado. Esta falta de transparencia constituye la mayor parte de la elusiva materia oscura del trabajo. Si a esto sumamos la intrincada red de aplicaciones de software que se utilizan durante la jornada laboral, no es de extrañar que nuestra productividad se vea afectada.
Si bien los esfuerzos para reducir la materia oscura incluyen reducir la cantidad de aplicaciones de software utilizadas, solo ha habido una ligera mejora en los índices de eficiencia operativa de las organizaciones desde el año pasado. Esto puede deberse a que las integraciones de apps se han mantenido relativamente iguales (pasando del 41 % en 2022 al 45 % en 2023), lo que sigue creando materia oscura. Esto se percibe en las causas de las ineficiencias a las que se enfrentan las organizaciones este año.
Las tres principales causas de ineficiencia son:
- Mala comunicación y colaboración en toda la organización
- Tiempo perdido en actividades como reuniones y trabajo duplicado
- Procesos mal diseñados u obsoletos
Se avecinan tiempos desafiantes
Mientras nos enfrentamos al laberinto de la materia oscura, nos enfrentamos simultáneamente a una crisis económica mundial. Según el último informe del Fondo Monetario Internacional sobre «Perspectivas de la economía mundial», se espera que el crecimiento caiga del 3,4 % en 2022 al 2,8 % en 2023. Y las noticias son aún peores para las economías avanzadas, donde el crecimiento podría caer por debajo del 1 %. La disminución del crecimiento económico está afectando tanto a las organizaciones como a los empleados.
Según los trabajadores del conocimiento, las tres principales formas en que el clima económico actual afectó a las decisiones comerciales de sus organizaciones son las siguientes:
- Reducción de presupuestos
- Incremento de precios
- Reducción del número de empleados
Si bien son útiles para las organizaciones a corto plazo, estas medidas de eficiencia perjudicarán a la fuerza laboral a largo plazo si no van seguidas de cerca por medidas adicionales y más estratégicas. El 56 % de los trabajadores del conocimiento afirman haber asumido la carga de trabajo de los colegas que dejaron su organización el año pasado, y su carga de trabajo aumentó en un 45 %, lo que intensificó los niveles de estrés.
Una crisis de estrés se cierne sobre nosotros
La crisis económica, amplificada por el aumento de las cargas de trabajo, está causando estrés laboral e incluso agotamiento entre los trabajadores del conocimiento. Nuestros datos muestran que el 51 % de los trabajadores del conocimiento están cansados de escuchar la frase «hacer más con menos» y el 71 % sufrió agotamiento en los últimos seis meses. Desafortunadamente, casi la mitad de los líderes empresariales dicen que están bajo demasiada presión para mejorar la eficiencia de su equipo y departamento a fin de priorizar la reducción de la sensación de agotamiento. La recuperación se deja principalmente a la discreción de los empleados, y las organizaciones deben dar un paso adelante y aligerar la carga.
Dado que el 77 % de las organizaciones priorizan la eficiencia este año, echemos un vistazo a las medidas más eficaces y veamos cómo pueden ayudar.
Según los líderes empresariales, las formas más eficaces de mejorar la eficiencia incluyen:
- Inversión en nuevas soluciones de gestión de proyectos y gestión del trabajo
- Consolidación de aplicaciones de software
- Consolidación de aplicaciones de software de gestión de proyectos o trabajo, específicamente
Transformación digital, pero estratégica
Las organizaciones han empezado a invertir en nuevo software y a acelerar la transformación digital este año. Casi las tres cuartas partes de los líderes empresariales afirman que los esfuerzos de transformación digital de su organización se aceleraron nuevamente en 2023 como respuesta al desafiante clima económico. Si bien esto suena prometedor, debemos permanecer alerta: añadir sistemas de software sin garantizar que simplifiquen nuestro trabajo solo aumentará la complejidad y contribuirá a aumentar la materia oscura.
Como dato positivo, la mayoría de las organizaciones miran hacia el futuro y predicen aumentos en el presupuesto de TI a pesar de los recientes recortes. El 46 % de los líderes empresariales afirmó que sus presupuestos de TI habían aumentado, en comparación con el 37 % de los líderes empresariales que manifestaron que su presupuesto general había aumentado. En concreto, se están centrando en programas de gestión del trabajo diseñados para agilizar la gestión de la carga de trabajo y reducir la influencia de la materia oscura del trabajo.
La consolidación es clave
El mensaje clave de las conclusiones del informe es que los trabajadores del conocimiento anhelan la simplicidad. Según el 48 % de los trabajadores del conocimiento, «la cantidad de aplicaciones de software diferentes que utilizamos dificulta el trabajo eficiente», y el 80 % afirma que una única fuente de información mejorará su eficiencia en el trabajo.
La sobrecarga del sistema genera estrés y crea tareas invisibles que nos alejan de la productividad. Si consolidamos nuestra infraestructura de TI y creamos una fuente única de información, podemos mejorar la eficiencia, mejorar la colaboración, reducir el estrés y lograr resultados de manera más eficaz.
Wrike está resolviendo esto con la introducción de Wrike Integrate Lite , una nueva versión simplificada de su sólida plataforma de integración que aborda la necesidad de disponer de más integraciones entre aplicaciones. Esta herramienta exclusiva está diseñada para los clientes que buscan crear mucho valor instantáneamente y ofrece las ventajas de Wrike Integrate con algunas diferencias sencillas. Wrike Integrate Lite es más rentable para los equipos que se preocupan por su presupuesto. Además, los clientes tienen acceso a un paquete de conectores preseleccionado con funcionalidad completa. Este paquete completo cubre un caso de uso de CRM, con conectores como Salesforce y HubSpot.
IA: la archienemiga de la materia oscura
Además de la consolidación, se está cociendo algo nuevo que revolucionará la eficiencia y la productividad y combatirá la materia oscura. Hablamos de la IA. Integrada en las plataformas de software claves, como los sistemas colaborativos de gestión del trabajo, la IA puede actuar como un asistente digital personal, reduciendo el tiempo dedicado a las tareas manuales, automatizando los flujos de trabajo y mejorando las competencias de los empleados. Casi nueve de cada diez líderes planean implementar tecnologías de IA, y el 83 % de los líderes empresariales y el 61 % de los trabajadores del conocimiento afirman que la IA debe integrarse en las aplicaciones de software que su equipo y departamento usan o planean usar.
El cambio puede ser difícil, pero aceptarlo y aprender de él forma parte del progreso. Con los desafíos vienen las oportunidades y, con estos conocimientos, podemos enfrentarnos con éxito a un panorama económico desafiante, reducir la materia oscura del trabajo y esforzarnos por lograr la eficiencia de manera adecuada. ¡Únete a nosotros en el camino hacia la eficiencia!
Para obtener más información sobre el Informe de eficiencia de 2023 de Wrike, haz clic aquí.
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