La metodología «lean» nació como un modo de hacer más eficientes los procesos de producción mediante la identificación y eliminación de ineficiencias, la reducción de costes y una entrega más rápida de los productos. Su foco de atención es el valor, que se define básicamente como cualquier cosa por la que el cliente estaría dispuesto a pagar. Por tanto, el valor siempre lo establece el cliente. Esto significa que no se debe tratar de adivinar lo que el cliente quiere ni hacer suposiciones sin fundamento. Los proyectos ajustados requieren conversaciones francas con los clientes y las partes interesadas en el proyecto.
En él encontrarás 3 sencillos consejos para eliminar la principal causa de ineficiencias: el esfuerzo duplicado. Después sigue leyendo este artículo para aprender algunas formas sencillas de solucionar los otros 7 tipos de ineficiencias más habituales que afectan a los trabajadores del conocimiento. Da el primer paso hacia una gestión ajustada reproduciendo el vídeo a continuación:
Cómo eliminar las ineficiencias más habituales que afectan a los trabajadores del conocimiento
1. No compartir el conocimiento. Con excesiva frecuencia, el conocimiento y la experiencia se pierden debido a que no se recogen en ningún sitio ni se comparten. Las demás personas no pueden aprender de lo que mantienes a buen recaudo en tu cabeza, así que crea una base de conocimientos a la que todo el mundo pueda acceder y contribuir. Servirá para responder preguntas frecuentes, y tu equipo podrá encontrar en ella la información que necesite en cada momento.
2. Esfuerzos duplicados. Nada resulta más frustrante —o constituye mayor ineficiencia— que darse cuenta de que has malgastado tu tiempo y esfuerzo en hacer el mismo trabajo que un compañero. Promueve la transparencia del trabajo de tu equipo colocando un tablón de tareas en la oficina u organizando una reunión semanal para una puesta en común del trabajo que está realizando cada uno. Cuando todo el mundo sabe exactamente de qué es responsable —y lo que están haciendo sus compañeros de equipo— este tipo de fallos no se producen.
3. Reuniones improductivas. Para la mayoría de los trabajadores del conocimiento, las reuniones equivalen a tiempo perdido. Estás siguiendo un programa, pero en realidad no estás consiguiendo nada. Evita las reuniones informativas sobre el estado del proyecto y celebra únicamente aquellas necesarias para que tu equipo complete conjuntamente una tarea o un objetivo específicos.
4. Procesos obsoletos. ¿Cuándo fue la última vez que preguntaste «por qué»? ¿Por qué estamos haciendo esto? ¿Y por qué lo hacemos de esta manera concreta? La mayoría de los equipos trabajan como siempre lo han hecho, simplemente por la fuerza de la costumbre. Después de acabar cada proyecto, celebra una reunión con tu equipo para debatir qué cosas salieron bien, qué logros se alcanzaron en último término y cómo podría mejorarse el proceso de trabajo.
5. Comunicación ineficaz. Las expectativas poco concretas, los plazos de entrega imprecisos y las responsabilidades poco claras conducen a errores, esfuerzos inútiles y fracasos a la hora de alcanzar los objetivos. Mejora la comunicación en tu equipo aprendiendo a escuchar. Presta atención a lo que otras personas quieren decir en realidad con sus comentarios, no te quedes solo con lo superficial y confirma siempre que estáis en sintonía.
6. Retrasos. Los trabajadores del conocimiento están acostumbrados a esperar: para recibir aprobaciones, durante rondas de revisión, por documentos que deben pasar por varias manos o para conseguir la información que necesitan para poder continuar. Estandariza y agiliza los procesos siempre que sea posible. Cada paso del proceso debería añadir valor al resultado final. Suprime aquellos que no lo hagan.
7. Errores. Los errores ocurren, es un hecho fundamental de la vida. Pero, al mismo tiempo, pueden salir caros, y conforme los clientes van disponiendo de más opciones y la competencia se vuelve más numerosa, las expectativas son cada vez más altas. Elimina errores corrientes tomando algunas medidas sencillas. Automatiza todas las tareas de revisión que puedas empleando correctores ortográficos o sistemas de seguimiento de errores. Para las revisiones manuales, asegúrate de que todo pasa por al menos dos personas, o implementa los programas en entornos o servidores de pruebas internos antes de la entrega al cliente.
Las mejores herramientas para un trabajo eficaz
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