Te presentamos a Stephen. Es ingeniero y trabaja para una gran empresa de software con sede en San Francisco.
Se está encargando de un complicado proyecto nuevo y sabe que los ingenieros de las oficinas de la empresa en Sídney, Australia, ya han hecho algo parecido. Concierta una videoconferencia con determinados miembros del equipo de Sídney, pues espera aprender de su experiencia y de la información que le ofrezcan. Fija la llamada en el calendario de todos a las 13:00, hora local.
Sus intenciones son estupendas. Pero hay algo en lo que Stephen no ha caído: la hora de la reunión que tan bien le viene a él son las 6 de la mañana para sus compañeros de Sídney.
Hay quejas, ¿no? La coordinación de las zonas horarias es una pesadilla, pero es tan solo la punta del iceberg de todos los diferentes obstáculos que hay que superar al trabajar con equipos internacionales.
Un estudio de la Civil Engineering Research Foundation de Estados Unidos ha demostrado que sus equipos tenían más probabilidades de sufrir las consecuencias de una comunicación deficiente, de la falta de instrucciones claras y de disponer de menos tiempo para la toma de decisiones si no trabajaban en el mismo lugar.
Ya sea porque tu equipo trabaja de forma remota o porque tienes empleados trabajando en diferentes oficinas distribuidas alrededor del mundo, la colaboración internacional trae consigo obstáculos lingüísticos, culturales y físicos. Estas diferencias propician involuntariamente la aparición de problemas de comunicación, confusión e incluso ofensas.
¿Qué puedes hacer para evitar estas situaciones y trabajar de forma eficaz con equipos internacionales? Tanto si te encuentras en India, Escocia, Estados Unidos o en cualquier lugar entre medias, aquí tienes una serie de consejos que facilitarán considerablemente la colaboración, a pesar de estar a miles de kilómetros de distancia.
1. Profundiza en las normas culturales
Aunque contar con un equipo diseminado por todo el mundo es indudablemente complicado, no lo consideres como una carga. Al contrario: se trata de una oportunidad para aprender de otras culturas, mejorar tu perspectiva y aprender a apreciar mejor a tu equipo (y al mundo en general).
El mejor punto de partida es conocer las diferentes culturas de las personas que conforman tu equipo. Las culturas y las normas con las que nos han educado tienen un papel fundamental en cómo percibimos el mundo que nos rodea, tanto en las relaciones personales como en las profesionales.
Por ejemplo, los neerlandeses valoran que un líder vaya al grano directamente. No aprecian la comunicación excesiva y, en lugar de ello, prefieren que una persona directa ocupe el puesto de mando. Sin embargo, los suecos esperan que sus líderes se comuniquen de forma empática y que mantengan conversaciones de forma amable.
También hay diferencias fundamentales entre las sociedades que tienden a lo individual y las que tienden a lo colectivo que pueden afectar a los planteamientos de las personas con respecto a sus trabajos y sus compañeros.
“Las personas que pertenecen a sociedades individualistas, como Estados Unidos, Australia, Nueva Zelanda, Sudáfrica y la mayoría de los países nórdicos y occidentales de Europa, suelen insistir en sus derechos individuales, como la libertad, la privacidad y la autonomía”, afirmó Meina Liu en un artículo para Oxford Research Encyclopedias sobre los estilos de comunicación. “Tienden a considerarse como únicos y especiales, por lo que son libres de expresar sus ideas, opiniones y emociones”.
Las personas que pertenecen a sociedades que tienden a lo colectivo, como la mayoría de los países latinoamericanos, africanos, asiáticos y de Oriente Medio, se consideran mucho más interconectados. Desarrollan un sentimiento de responsabilidad con respecto a otros miembros del grupo.
Conocer estas diferentes perspectivas puede influir en cómo uno se comunica mejor con los demás en equipos internacionales. Así que arremángate y ponte a investigar sobre las múltiples diferencias culturales. ¿Por dónde puedes empezar a informarte? Tienes a tu disposición cantidad de recursos, como los siguientes:
- Estudios y artículos de investigación (como los citados en este artículo)
- Foros y comunidades en línea
- Guías de viajes (a menudo incluyen datos sobre las costumbres y las normas culturales)
- Los miembros de tu propio equipo
Consejo de experto: una forma sencilla (y divertida) de aprender sobre las diferencias culturales es animar a los miembros del equipo a que interactúen con los demás. Pueden intercambiar fotos, recetas o información interesante, una forma extraordinaria de conocer la cultura de los demás mientras se fomenta el compañerismo.
2. Presta atención a los horarios
Gestionar varias zonas horarias conflictivas es una de las mayores dificultades logísticas de trabajar por todo el mundo. Por suerte, todo lo que tienes que hacer es un pequeño esfuerzo consciente por garantizar que tu equipo entre en sintonía:
Cuando programes reuniones...
A menos que seas un prodigio de la naturaleza capaz de conjugar correctamente ocho zonas horarias diferentes de cabeza, querrás usar una herramienta como World Clock Meeting Planner para programar conversaciones a horas que a todos les convenga.
El uso de esta herramienta es tan sencillo como introducir tu propia zona horaria para visualizar qué hora es para un miembro del equipo que está al otro lado del planeta, sin tener que contar con los dedos.
También es importante saber que la semana laboral de 40 horas no es la norma en todas las partes del mundo. Por ejemplo, el gobierno francés introdujo la semana laboral de 35 horas por ley. Independientemente de las zonas horarias, no te equivoques al pensar que todos tienen que respetar tus horarios de trabajo.
Consejo de experto: también tienes que tener en cuenta los festivos. Puede que en el rincón del mundo en el que te encuentras no sea festivo, pero eso no quita que puede que haya otro miembro del equipo desconectado y disfrutando de una fiesta nacional ese día.
Crea un calendario maestro para todo el equipo donde se marquen los festivos de cada región y, por consiguiente, con qué equipos, oficinas o empleados no será posible contactar los días en cuestión.
Cuando establezcas fechas de vencimiento...
Hay otro aspecto que podría complicar aún más la gestión del tiempo en equipos internacionales: no todas las culturas perciben el tiempo del mismo modo.
En países como India, China y Kenia, el tiempo se considera algo flexible. Las personas que viven en estas regiones consideran necesario establecer un margen suficiente en la programación para acomodar posibles cambios. La clave está en la capacidad de adaptación, en contraposición a las organizaciones y a los calendarios rígidos.
En países como Alemania, Suiza y Japón, el tiempo es mucho más lineal. Sus habitantes valoran ceñirse a un programa y respetar los plazos, independientemente de cómo sean estos.
¿Sientes que se avecina un conflicto? Esto puede crear tensión entre compañeros.
Es fundamental establecer plazos firmes, especialmente cuando los miembros del equipo trabajan en diferentes partes del mundo. Deja claro cuál es la fecha final de un proyecto (y añade un pequeño margen, por si acaso) con el fin de garantizar que todos reciban lo suyo cuando lo necesiten.
Este es uno de los muchos motivos por los que usar una solución de gestión de proyectos (como Wrike) sería tan beneficioso. Todos los miembros del equipo podrían ver las fechas de vencimiento exactas de tareas concretas.
3. Haz hincapié en la importancia de la comunicación
Los equipos internacionales no se pueden permitir el lujo de hablar con alguien que pase por delante o tener charlas informales en la sala de descanso en torno a la cafetera, por lo que conseguir una comunicación eficaz debería estar en lo más alto de la lista de prioridades.
La educación y las normas culturales influyen mucho en la percepción de los sentimientos, por lo que tienes que proceder con cuidado en este aspecto.
El humor es un ejemplo estupendo. Un estudio demostró que las personas de culturas orientales (China especialmente) no toleran muy bien el humor o no son propensos a utilizarlo. De hecho, suelen considerarlo algo reservado para humoristas. Sin embargo, los individuos pertenecientes a las culturas occidentales (el estudio se centró concretamente en Canadá) piensan que el humor es un rasgo común e incluso admirable que mejora las relaciones interpersonales.
El mundo de las opiniones es otro donde encontramos fácilmente diferencias. “El jefe chino aprende a no criticar nunca a un compañero abiertamente o delante de más gente, mientras que el jefe neerlandés es siempre sincero e intenta transmitir el mensaje directamente”, explica Erin Meyer en un artículo para Harvard Business Review. “Los estadounidenses están entrenados para envolver mensajes negativos con mensajes positivos, mientras que los franceses critican de forma pasional y expresan sus opiniones positivas con prudencia”.
Echa un vistazo al diagrama de Harvard Business Review que aparece a continuación donde se ponen de manifiesto las diferencias entre comunicadores británicos y neerlandeses para ver cómo incluso frases aparentemente inocentes se pueden malinterpretar cuando entran en juego las diferencias culturales:
Sienta el precedente de que tu equipo debe comunicarse lo más claramente posible y eliminad la jerga, los acrónimos u otros matices o lenguaje fácil de malinterpretar.
También sirve de ayuda a incorporar suficientes imágenes (gráficos, infografías o incluso demostraciones en vídeo) al comunicarte con miembros del equipo internacional. La información visual comunica tu punto de vista de manera más eficaz y efectiva. Incluso un emoji en el lugar idóneo ayuda a transmitir el mensaje de la forma que quieres que se perciba. ?
No vas a ser infalible comunicándote (nadie lo es), pero esforzarte por serlo demostrará a todos los miembros del equipo que se les escucha, valora y respeta.
Consejo de experto: cuando se incorpore un empleado, pídele que rellene una encuesta donde indique cómo le gustaría recibir las críticas y sus métodos preferidos para comunicarse con los miembros del equipo. Guarda la información en un documento al que pueda acceder todo el equipo y, de este modo, todo el mundo dispondrá de un “manual de usuario” que les ayude a colaborar correctamente con todos los integrantes del equipo.
El trabajo en equipo no conoce fronteras: centraos en lo que os une
Celebrar la diversidad del equipo es fascinante. Sin embargo, con miembros del equipo diseminados por todo el mundo, también es muy fácil adoptar una mentalidad de “nosotros contra ellos”. Naturalmente, los empleados de tu oficina de Londres estarán más unidos entre ellos de lo que lo puedan estarlo con sus compañeros de Hong Kong, y viceversa.
Haz hincapié constantemente en lo que os une para combatir esta idea. Independientemente del lugar en el que trabajes, hay unos objetivos comunes que quieres conseguir y dificultades que tienes que superar.
Destacar estos aspectos comunes fomenta una mentalidad centrada en el equipo en toda la organización. Internacional o no, todos estáis en esto juntos.
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