Nosotros siempre lo hemos hecho así.
Estas son las seis palabras más peligrosas pronunciadas en una organización. Sin embargo, se siguen abriendo paso en la boca de muchos empleados.
¿Por qué? Porque el cambio puede ser cruel. La predictibilidad genera comodidad. Muchos de nosotros preferimos aferrarnos a lo conocido en lugar de intentar aprender y dominar otra forma totalmente nueva de hacer las cosas.
Hay cantidad de consejos sobre cómo los directivos como tú pueden conseguir que el personal se adapte a los cambios en el proceso. Pero ¿qué sucede cuando eres tú el único que se esfuerza por optimizar la gestión de cambios?
En primer lugar, consuélate con el hecho de que no estás solo. Los directivos se sienten más preocupados por los cambios de proceso que sus empleados, según uno de nuestros estudios realizados recientemente.
Es complicado ser un líder intrépido que dirige a su equipo a través de las adversidades y controla con eficacia la gestión de cambios si eres el único que se está mordiendo las uñas con solo pensarlo.
Si inhalas y exhalas en una bolsa de papel cada vez que tienes que hacer cambios relativos a un proceso, estos consejos son para ti. Profundicemos en los motivos por los que te sientes reacio a adoptar cambios y descubramos cómo puedes superar esta angustia.
A menudo los cambios son para mejor, ¿por qué los sigues temiendo?
El cambio es algo normal y una parte saludable del crecimiento empresarial. De no ser así, Jeff Bezos seguiría vendiendo libros en su garaje. Pero, por natural que sea el cambio, resistirse a él también es normal por una serie de motivos.
Es muy fácil creer que todos despreciamos los cambios porque estos requieren el dominio de alguna destreza nueva. No obstante, puede que ese no sea el caso. Puede que rechacemos el cambio porque nos obliga a dejar atrás algo que nos resulta familiar.
Desarrollamos una querencia natural hacia las cosas que hemos tenido cerca durante mucho tiempo, según un estudio de 2010 publicado en el Journal of Experimental Social Psychology. En nuestro cerebro, el paso del tiempo tiene mucho peso.
También hay otros muchos elementos aterradores que conlleva el cambio, además de nuestro apego al orden establecido.
Una manifiesta falta de independencia, el aumento de la incertidumbre y nuestras preocupaciones sobre la propia capacidad de adaptación nos hacen sentir temerosos de empezar algo nuevo, escribe Rosabeth Moss Kanter, directora de la iniciativa de liderazgo avanzado de Harvard, en su artículo para Harvard Business Review.
Gestión de cambios: cuatro consejos fundamentales para hacer frente al estrés provocado por los cambios
Que se te revuelva el estómago nada más ver un cambio en el proceso es una reacción humana comprensible y normal. Pero la resistencia no conduce a nada y es improductiva. Ahora que entendemos los posibles orígenes de tu angustia, profundicemos en cómo puedes aprender a afrontarla mejor. Estos cuatro pasos te llevarán a superar el miedo. De este modo, podrás servir de inspiración a tu equipo para que acepte el cambio con entusiasmo.
1. Acepta que el cambio es inevitable
Ya lo hemos comentado y lo volveremos a hacer: el cambio es algo normal. Ello implica que, además, es inevitable. Aceptar que tus procesos tienen una vida es el primer paso para superar la angustia provocada por los cambios. Están pensados para ser ajustados y mejorados constantemente.
Deja de aferrarte a la idea de que solo hay una forma de conseguir algo. Cuando lo consigas, tendrás libertad de maniobra para explorar nuevos métodos y cambiar el foco de atención a lo más importante: el objetivo final.
Las personas que hacen esto pueden “realizar ajustes, adaptarse y seguir tomando medidas, porque de lo único que se preocupan es de lo que importa, es decir, de conseguir lo que se han propuesto”, escribe Kris Gage, software manager y escritora, en su artículo publicado en Medium.
Ella añade lo siguiente:
“La personas con mentalidad planificadora a menudo se centran tanto en ceñirse al plan que pierden la perspectiva de lo que realmente importa o la confunden con el plan, y creen realmente que seguir su lista de pasos es lo más importante, pues el éxito se produce justo al completarla”.
Así que, respiremos profundamente y aceptemos que, independientemente de nuestra planificación y estrategia, jamás podremos crear un proceso que funcione siempre a la perfección.
Los procesos se conciben para ajustarse y mejorarse con el paso del tiempo. Cuanto antes aceptes ese hecho, menos estrés sufrirás cuando llegue el momento de introducir un cambio.
2. Acércate a los que trabajan en primera línea
Tienes cantidad de minucias en las que trabajar cada día: solucionas conflictos del equipo, supervisas estrategias globales, generas informes importantes, etc.
Es decir, haces tu trabajo. Además, es probable que estés algo distanciado de los empleados, lo que convierte a los cambios en el proceso en un absoluto salto al vacío. Tienes poca o nula visibilidad de las actividades cotidianas del equipo, lo que incrementa la preocupación por cómo le afectara realmente la implementación de los cambios en el proceso.
Por este motivo, es recomendable que te involucres un poco más y obtengas una percepción real del proceso actual. Si lo haces, te quedará claro el motivo por el que es necesario el cambio y qué mejoras se destinarán a superar los obstáculos existentes.
¿Cómo puedes reunir esta información necesaria sin ralentizar las cosas a tu equipo? He aquí una serie de ideas:
- Proponte observar el trabajo de cerca de vez en cuando. Por ejemplo, si eres el responsable de un equipo de marketing, tal vez un día puedas pasar unas horas trabajando codo con codo con el equipo de redacción creativa y hacer lo mismo con los diseñadores gráficos al día siguiente. Puede parecer contradictorio acompañar a tus subordinados, pero hacerlo puede ser increíblemente revelador.
- Mantén conversaciones sinceras. Cuando tiene la oportunidad, el personal a tu cargo no se corta a la hora de comentarte lo que funciona y lo que no. Si hay algo que no te queda claro, no tengas miedo de pedir explicaciones. Eso no te hará parecer ajeno. De hecho, el equipo valorará positivamente tu interés y aportación.
- Utiliza un sistema de gestión del trabajo. Si todavía no cuentas con un sistema de gestión de proyectos compartido o una base de datos de trabajo, deberías hacerlo (nos atrevemos a aconsejarte Wrike). Esto te dará, a ti y a todos los miembros del equipo, una sola fuente de información de lo que sucede, además de ofrecerte la capacidad de profundizar en los detalles cuando haga falta.
En resumen, en la gestión de cambios, cuanto más cerca estés del proceso, mejor entenderás dónde están los problemas y cómo pueden estos cambios ayudar a solucionarlos. Así que, remángate y ponte manos a la obra. Una mejor comprensión puede suponer la diferencia entre la angustia y el entusiasmo.
3. Define los parámetros de éxito
Aunque la gestión de cambios puede dar algo de vértigo, hay algo tranquilizador: el progreso. Sin embargo, medir el progreso es imposible si no tienes ni idea de cómo es el éxito.
Antes de introducir un cambio en el proceso, define un objetivo claro y cuantificable para el cambio en cuestión. Hacerlo te da más perspectiva, además de definir mejor por qué hace falta el cambio y darte unos parámetros para determinar el éxito.
Analicemos un ejemplo para que todo quede claro. El equipo de éxito de clientes te ha comentado que el método actual que utilizan para responder a las solicitudes de los clientes no funciona, lo que provoca tiempos de respuesta demasiado largos. El cambio es necesario para mejorar el trabajo del equipo y aportar eficiencia de cara a los clientes.
Este es el objetivo principal del cambio en el proceso: mejorar el tiempo de respuesta a las solicitudes de los clientes.
Para que el objetivo tenga aun más repercusión, asígnale algo cuantificable. Si te fijas en el tiempo de respuesta medio actual y te das cuenta de que está en torno a cuatro días, proponte el objetivo de reducirlo a dos días hábiles.
Tu objetivo revisado y más cuantificable será algo así: reducir el tiempo de respuesta a los clientes de cuatro días hábiles a dos.
¿Ves cómo te puede ayudar constantemente a evaluar cómo funciona el cambio? Comprueba cómo evolucionan las cosas al mes de introducir los cambios. Si has conseguido reducir el tiempo de respuesta a tres días, considéralo una mejoría. Sabrás que estás en el camino correcto y podrás seguir mejorándolo desde el punto en el que estés.
No te olvides de la importancia de definir el éxito a conseguir con el cambio en el proceso. Contar con un objetivo es tranquilizador cuando los nervios se apoderan de ti, además de ayudarte a confirmar que el cambio es realmente productivo.
4. Traza un plan B
Si tener un objetivo cuantificable no es lo suficientemente tranquilizador, hay otra cosa que te ayudará a abordar la gestión de cambios con confianza: disponer de un plan B.
No todos los cambios funcionan y, como no quieres lanzarte a ellos con una actitud negativa, no hay nada malo en pensar en los “¿y si...?” y en valorar lo que harás si los cambios no dan el resultado esperado. Puede resultar reconfortante saber que cuentas con una red de seguridad si el cambio demuestra ser inútil.
No cometas el error de pensar que el plan B tiene que ser elaborado. Puede ser algo tan sencillo como informar a tu equipo de que revisarás el cambio al cabo de un mes para ver si funciona o si necesita ciertos ajustes. El plan B incluso puede pasar por volver a la antigua forma si los cambios en el proceso acaban siendo inservibles.
Saber que no es necesario que el cambio sea permanente y que tienes margen de maniobra, o que incluso que puedes prescindir de él, te dará el empujoncito de confianza que te falta.
Cuando ves el cambio como algo que vas a probar, en lugar de algo que va a alterar permanentemente tu trabajo, de repente asumirlo parece menos aterrador.
C-c-cambios: avanzar sin estrés
Como ocurre con todo lo demás, no siempre se puede controlar lo que sucede. Aunque, por suerte, puedes controlar tu reacción ante ello.
Recuerda, es totalmente normal sentirse angustiado cuando tienes que enfrentarte a la gestión de cambios. Pero no dejes que los nervios te paralicen. Para que todo salga bien y conseguir avanzar, no te puedes conformar con aferrarte a lo que siempre has hecho.
Con el fin de ayudarte a superar la angustia de los procesos de cambio en el equipo, sigue estos consejos para introducir modificaciones esenciales que mejoren las operaciones y el rendimiento de tu equipo.
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