La mitad de los proyectos fracasan debido a recursos insuficientes. Sin embargo, existen numerosas formas de evitar que esto ocurra si sabes cómo sacar el máximo provecho de lo que tienes. La gestión de recursos para proyectos es un proceso fundamental para cualquier empresa que con frecuencia sufre limitaciones de recursos. Presentamos aquí algunas ideas prácticas que mejorarán la tasa de éxito de tu proyecto sin necesidad de recurrir a empleados, fondos o materiales adicionales.
¿Qué es la gestión de recursos en el marco de la gestión de proyectos?
La gestión de recursos en el marco de la gestión de proyectos es la práctica de utilizar todos los elementos disponibles de un proyecto de manera eficiente con el fin de lograr un objetivo. Un recurso es todo lo que necesitas para completar una tarea, incluidas las habilidades especiales de los miembros del equipo, los fondos e incluso los materiales. Si maximizas el potencial de todos estos factores, obtendrás una gestión de recursos exitosa.
Algunos ejemplos de recursos que probablemente ya tienes a tu disposición:
- Software de gestión de proyectos
- Herramientas de comunicación
- Espacio de oficina
- Datos históricos e informes de proyectos anteriores
Todos estos recursos pueden ayudarte a optimizar tu carga de trabajo actual y garantizar la entrega a tiempo a tus clientes. Busca formas creativas de maximizar su utilidad para proyectos futuros y recupera recursos adicionales que hayas pasado por alto anteriormente.
¿Qué hacer cuando los recursos son limitados en la gestión de proyectos?
Cuando los recursos son limitados en la gestión de proyectos, debes tener claras tus prioridades, crear una cronología realista y pensar con mucha antelación.
Si tienes más de un proyecto activo, dirige el enfoque del equipo con un etiquetado personalizado. Utiliza un código de colores para indicar la fecha, la complejidad y la urgencia. Una vez que tengas un sistema, también puedes aplicarlo a tareas dentro de proyectos.
Elabora un cronograma realista del proyecto utilizando toda la información de disponibilidad de tu equipo, incluidos los días de vacaciones y de permiso remunerado. Visualiza la disponibilidad de todos en un solo lugar para que puedas programar tareas de manera uniforme. Incluye también la duración de cada una de las tareas y asegúrate de que tus empleados estén de acuerdo con tu propuesta: ¡tal vez ellos se den cuenta de algo que hayas pasado por alto!
De este modo, la planificación colaborativa ayuda a evitar obstáculos innecesarios, maximiza tu recurso finito (el tiempo) más importante y hace que todos estén sintonizados.
Finalmente, aprovechar al máximo los recursos limitados consiste en planificar con anticipación. Debes prever los riesgos y cualquier otro obstáculo que pueda agotar aún más tus recursos.
La mejor bola de cristal que tienes para esta delicada tarea es tu software de gestión de proyectos. No solo podrás trazar todas tus cronologías y tareas, sino que también podrás detectar posibles obstáculos. Estas cuestiones son habituales en las grandes empresas. Sin embargo, el más mínimo despiste puede hacer descarrilar tu proyecto si no tienes suficientes recursos, así que asegúrate de planificar varios escenarios con planes de acción completos antes de comenzar tu próximo encargo.
Los mejores consejos para la gestión de recursos limitados para proyectos
Estos consejos para la elaboración de planes de gestión de recursos limitados para proyectos te ayudarán a aprovechar al máximo tu tiempo, tu personal y tus herramientas. Todo lo que necesitas es la solución de gestión de proyectos adecuada.
1. Controla el tiempo
En Wrike, abre una tarea individual y, a continuación, presiona reproducir en el temporizador de su página. Cuando hayas acabado, haz clic de nuevo en el temporizador para pararlo. Así se registrará automáticamente el progreso que has realizado en esa tarea en concreto. Pídeles a tus empleados que hagan lo mismo para así controlar las horas facturables y prever la duración de la tarea en el futuro.
2. Incluye la duración de la tarea y el esfuerzo
Indica cuánto tiempo crees que debería durar cada tarea en horas, días o semanas. Asigna un plazo con al menos un 5 % de margen por si surgen imprevistos.
Luego, indica qué tipo de esfuerzo crees que requiere. El esfuerzo básico es para tareas sin dependencias que pueden distribuirse uniformemente entre el equipo. El esfuerzo de tiempo completo se asigna a cualquier tarea que tome toda la jornada, semana o tiempo de contribución al proyecto del asignado. O bien, puedes etiquetar la tarea como flexible para indicar que este elemento en particular requerirá fuentes variadas y distintos tiempos de los miembros del equipo.
3. Usa una herramienta visual
La visibilidad es fundamental en la gestión de proyectos. Crear visibilidad en los flujos de trabajo y las herramientas digitales ayuda a los miembros del equipo a comprender sus funciones y sus responsabilidades. También ayuda a los clientes a comprender en qué punto se encuentra el trabajo en el proceso hacia la entrega del proyecto.
Para lograr esto en Wrike, coloca todo en un panel de control accesible para que los miembros del equipo y los clientes puedan tener una visión general del plan del proyecto incluso antes de que este comience. Así ahorrarás tiempo innecesario para comunicarte individualmente con todos y también dejarás claro cómo emplearás cada uno de los recursos limitados a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Conquista la gestión de recursos para proyectos
Ahora ya sabes qué es la gestión de recursos y cómo planificar un proyecto exitoso incluso con limitaciones. También dispones de algunos consejos prácticos y simples que puedes aplicar con la ayuda de una solución de gestión de proyectos como Wrike. Con nuestra prueba gratuita descubrirás muchas más formas de sacar el máximo provecho a todos tus recursos para proyectos.
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