Como gestor de proyectos, seguro que alguna vez te has visto gestionando varios proyectos simultáneamente. Crees que lo tienes todo controlado hasta que uno de ellos comienza a dar problemas y, en consecuencia, te hace perder más tiempo y energía. De repente, te das cuenta de que estás sobrecargado y cometiendo errores aquí y allá. Este es un ejemplo muy común de sobrecarga de proyectos.
Aprender a gestionar varios proyectos simultáneamente y evitar la sobrecarga de trabajo son habilidades fundamentales para los gestores de proyectos y los equipos que compatibilizan muchas iniciativas a la vez. Cuando surgen los inevitables problemas, es posible afrontarlos sin perder de vista todo lo demás.
Sigue leyendo para obtener consejos sobre cómo gestionar varios proyectos a la vez, asumir fuertes cargas de trabajo de proyectos y hacer frente de manera efectiva a la sobrecarga de proyectos.
¿Cuáles son las consecuencias de la sobrecarga de proyectos?
Vivimos y trabajamos en un entorno volátil con recursos limitados. Para seguir siendo competitivas, la mayoría de las empresas se han dado cuenta de que no es práctico que los equipos de proyectos se encarguen de un solo proyecto a la vez. Pero, cuando los gestores de proyectos están sobrecargados, los proyectos pueden resentirse.
A continuación, exponemos algunas de las principales consecuencias de la sobrecarga de proyectos:
- Retrasos e incumplimiento de plazos. Cuantos más proyectos y tareas supervise un gestor de proyectos, mayor es el riesgo de que algo se pase por alto.
- Problemas imprevistos. Cuanto menos tiempo tenga un gestor de proyectos para garantizar que todo se planifique y se ejecute correctamente, es más probable que las cosas salgan mal. Además, cuando un gestor de proyectos sufre sobrecarga de trabajo, puede ser difícil mitigar los riesgos de manera proactiva y evitar problemas.
- Menor rendimiento. A medida que aumenta el número de tareas, disminuye la cantidad de tiempo que una persona puede dedicar a cada una de ellas. Esto suele traducirse en un trabajo de peor calidad.
- Aumento de bajas y sustituciones. Agobiar a los gestores de proyectos y los miembros del equipo puede hacer que se agoten, pierdan más tiempo e incluso renuncien.
Cómo gestionar varios proyectos simultáneamente
Independientemente de cuántos proyectos tengas entre manos, te presentamos aquí algunos consejos generales sobre cómo gestionarlos de manera más eficiente:
- Delega. ¿Hay personas en tu equipo que son capaces de asumir algunas de tus tareas más rutinarias? Al delegar tareas, puedes invertir más tiempo y atención donde más se necesita.
- Gestiona las expectativas de las partes interesadas. Es habitual que los gestores de proyectos sientan mucha presión para gestionar sus proyectos sin quejarse. Pero, si tu jefe y las demás partes interesadas no se dan cuenta de todo lo que llevas para adelante, seguirán asignándote más tareas. También es menos probable que sean comprensivos cuando algo falle.
- Prioriza. Inevitablemente, tendrás tareas y proyectos que entren en conflicto. Es esencial que todos los involucrados (incluidos los directivos) acuerden cuáles son tus prioridades para que puedas resolver conflictos más rápido.
- Evita los atajos. Puede ser tentador tomar atajos para ahorrar tiempo, pero a menudo provocan consecuencias no deseadas. Por ejemplo, si cancelas una reunión de proyecto porque estás ocupado, podrías perderte una actualización importante o perder más tiempo haciendo un seguimiento individual de todos.
- Emplea la regla 80/20. La regla afirma que el 80 % de los resultados provienen del 20 % de las acciones emprendidas. Al centrarte en los aspectos principales de cada proyecto, en lugar de en cada pequeño detalle, puedes evitar la microgestión y garantizar el éxito de tus proyectos.
Cómo hacer frente a la sobrecarga de proyectos sin aumentar el personal
Como gestor de proyectos, es posible que te cueste sobrellevar la sobrecarga de trabajo y seas incapaz de delegar en otros. Si no puedes contratar a un asistente y los miembros de tu equipo también están llegando a su límite, ¿qué debes hacer?
Te presentamos seis consejos para gestionar la sobrecarga de trabajo cuando no puedas aumentar el tamaño de tu equipo:
- Rechaza el trabajo extra. No siempre es posible decirles no a tus partes interesadas. Pero, si alguien te propone hacer algo nuevo y ya estás al máximo de trabajo, intenta rechazarlo o retrasarlo hasta que tengas más tiempo.
- Evita sentirte abrumado. Si comienzas a sentirte abrumado por la longitud de tu lista de tareas, intenta dividirlas en partes manejables y céntrate en un solo grupo a la vez. Además, asegúrate de tomar descansos y encontrar formas de desconectar, para que no te agotes.
- Asegúrate de que los plazos son alcanzables. Crear un plan de entrega de proyecto realista es vital para gestionar un cronograma cargado. Si tus programaciones de proyecto son demasiado agresivas, con más probabilidad te sentirás abrumado cuando ocurra algo inesperado.
- Mejora tu gestión del tiempo. Puedes hacer más en menos tiempo centrándote en tus habilidades de gestión del tiempo y reduciendo las distracciones.
- Emplea las herramientas adecuadas. La utilización de diagramas de Gantt, paneles de control y otras herramientas que ayudan a aumentar la visibilidad del proyecto puede reducir el tiempo necesario para las actualizaciones del proyecto y las reuniones de estado.
- Automatiza. Al automatizar tareas rutinarias y repetitivas, puedes hacer que todo el mundo disponga de más tiempo, lo que permite poner el foco en áreas del proyecto más importantes.
Técnicas de gestión de proyectos para afrontar grandes cargas de trabajo
Existen varias técnicas de gestión de proyectos para afrontar grandes cargas de trabajo que pueden ayudarte a combatir la sobrecarga. Son las siguientes:
- Supervisa y gestiona las dependencias. Al vincular tareas interdependientes, puedes ver el impacto de diferentes cronologías y si hay formas de armonizar las cargas de trabajo sin retrasar el proyecto general.
- Utiliza herramientas de asignación de recursos. Un software de asignación de recursos te permite ver cuándo tú o tu equipo estáis sobrecargados de trabajo. Puedes usarlo para redistribuir el trabajo entre los miembros del equipo e identificar en quién puedes delegar tareas.
- Aumenta la visibilidad. Utilizar herramientas como calendarios compartidos, diagramas de Gantt, paneles de control de proyectos e informes en tiempo real puede ayudarte a mantener a todos actualizados en menos tiempo. También te ayudan a estar al tanto de todos tus proyectos de manera más eficiente.
- Contempla la posibilidad de adoptar la metodología Agile. La gestión de proyectos Agile no funciona con todos los proyectos. Pero, en las circunstancias correctas, puede contribuir a gestionar grandes cargas de trabajo, ya que se centra en mejorar la eficiencia.
- Evita el síndrome del lavadero. Define claramente el alcance del proyecto y asegúrate de que cualquier cambio pase por el proceso de gestión de cambios adecuado. Esto ayudará a garantizar que los proyectos no crezcan más allá de lo que tu equipo puede asumir.
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