Con el fin de garantizar unos buenos resultados, es fundamental arrancar a buen ritmo al iniciar un proyecto nuevo. Sin embargo, empezar es a menudo la peor parte. Lleva una increíble cantidad de esfuerzo de coordinación, trabajo y energía para ponerlo todo en marcha.
En química, la cantidad de energía necesaria para provocar una reacción que inicie algo se llama energía de activación. Se podría decir que es una especie de obstáculo inicial que hay que superar antes de tomar impulso. Para superar este obstáculo, se suelen agregar los compuestos, llamados enzimas. Estos sirven como catalizadores que reducen considerablemente la energía necesaria para provocar las reacciones químicas.
El catalizador de los proyectos que mejor empiezan
Iniciar un proyecto con la información esencial es el modo de que los proyectos alcancen el éxito ya que reduce la cantidad de energía de activación que tu equipo tiene que emplear para ponerse en marcha y avanzar por el buen camino. Aporta claridad y concentración en el trabajo, elimina los fallos de comunicación y garantiza la coordinación de todo el mundo desde el primer día.
Nos pusimos en contacto con Michael Villareal, responsable de operaciones de campaña para el grupo de marketing de LinkedIn, para que nos contara cómo se aseguran de que cada proyecto empiece con el pie derecho.
Cinco formas de reducir la energía de activación e iniciar un proyecto con éxito
1. Coordina a tu equipo en torno a una visión y unos valores compartidos
En Wrike Collaborate, nuestra conferencia anual de usuarios, Ashleigh Shapiro explicó que la “colaboración empieza con la aceptación”. Lograr la aceptación o la aprobación y el compromiso de todas las personas implicadas, es un primer paso fundamental que afectará al comportamiento de todo el equipo y a la toma de decisiones.
“Define un objetivo y asegúrate de que a tu equipo y a las partes interesadas les quede claro”, compartió Villareal. El equipo de LinkedIn llama a estos principios rectores De la visión a los valores. Si coordinas a los miembros del equipo en torno a una causa común y te aseguras de que todos se impliquen, les estarás animando a actuar en consonancia con tus objetivos y podréis avanzar hacia la consecución de las metas comunes.
2. Desarrolla un menú de servicios
Si el equipo da servicio a otras partes de la organización y recibe solicitudes de trabajo, es fundamental que desarrolles un “menú” claro con cada recurso, activo o servicio concreto que tu equipo puede proporcionar. De este modo, podrás ayudar a que no se produzcan errores de comunicación, limitarás el síndrome del lavadero y ayudarás a conseguir el personal, la tecnología y los recursos que necesitas para ofrecer tus servicios rápidamente.
“Una vez establecido el objetivo, trata como servicio lo que sea que haces y desarrolla un menú. Los formularios de solicitud de Wrike son fundamentales para complementar el menú de un equipo”, admitió Villareal.
El menú del equipo de operaciones de marketing de LinkedIn enumera con claridad los servicios que proporciona y los agrupa por formato, canal o tipo. Esta organización facilita la rápida identificación de las necesidades del proyecto, así como quién o qué tendrá que estar implicado en su realización.
3. Define el proceso
Una vez que hayas identificado la oferta de servicios, el paso siguiente será trazar todos los pasos de cada oferta junto con la estimación del tiempo que llevará cada fase. De este modo, todo queda más claro para las personas implicadas y el equipo puede realizar previsiones más acertadas en cuánto al tiempo que tardará un proyecto en completarse.
Tus procesos pueden parecer bastante sencillos, pero hay que revisarlos detenidamente antes de llevarlos al sistema de gestión del trabajo.
Y no acaba ahí para el equipo de LinkedIn. Cada proceso se evalúa regularmente para determinar si hay margen de mejora o perfeccionamiento. Se plantean una serie de preguntas:
- ¿Cómo será la experiencia para los usuarios?
- ¿En qué fase se aportarán comentarios y opiniones?
- ¿Quién debe actualizar cada parte y cuándo debe hacerlo?
Mantener los procesos documentados y optimizados reducirá los ciclos de tiempo malgastado dedicado a preguntarse qué hay que hacer a continuación.
4. Solicita el envío formal de todas las solicitudes
Gestionar las solicitudes de trabajo que llegan a través del correo electrónico, la mensajería instantánea y las conversaciones en medio del pasillo es complicado, laborioso e imposible de llevar a cabo a medida que la organización crece. Sin un proceso formal, es complicado establecer las responsabilidades del trabajo y más difícil aún aportar claridad a la organización en general.
Elige un canal concreto para enviar las solicitudes de trabajo y traza todos los pasos del proceso para tu organización. Es fundamental que todas las personas de la organización se responsabilicen del uso de este proceso para ceñirse a él. El no tener que recordar dónde está la información del proyecto buceando entre los mensajes de Slack o qué miembros del equipo se incluyeron en el correo electrónico acabará de una vez por todas con los fallos de comunicación y hará que el equipo esté sincronizado más rápidamente.
Integrar un formulario de solicitud en el proceso de entrada de trabajo puede beneficiar a tu equipo en tres aspectos fundamentales:
- Los formularios ayudan a recoger toda la información necesaria de las personas que mejor entienden la solicitud antes de empezar a trabajar.
- Permiten a tu equipo empezar a trabajar lo antes posible.
- Piden al solicitante que sea preciso en qué hay que hacer exactamente, lo que ayuda centrarse en el objetivo del proyecto.
El equipo de operaciones de marketing de LinkedIn utiliza los formularios de solicitud dinámicos de Wrike para iniciar todos sus proyectos. “Si una solicitud no llega a través de Wrike, no se procesa”, explica Villareal.
Una de las funciones más útiles de los formularios de solicitud dinámicos de Wrike es la capacidad de realizar saltos condicionales. El salto condicional permite dar la información adecuada a la persona pertinente y en el lugar preciso:
Información adecuada: a los solicitantes se les plantean preguntas dinámicas, en función de las respuestas dadas anteriormente, para recopilar datos concretos.
Persona pertinente: se asignan los propietarios de proyectos pertinentes de forma automática en función del tipo de trabajo solicitado.
Lugar preciso: los proyectos se crean y guardan en la carpeta adecuada para el equipo o el departamento designado.
Ahora que las solicitudes de trabajo llegan a través de un único canal práctico y en un formato consistente, el paso siguiente es optimizar la ejecución del trabajo que se repite por medio de plantillas. En Wrike, las solicitudes entrantes enviadas a través de un formulario de solicitud pueden convertirse automáticamente en un proyecto con la estructura previamente definida en una plantilla.
5. Crea una biblioteca de plantillas
Una de las formas más sencillas de reducir la energía de activación necesaria al iniciar un proyecto es usando plantillas. Estas te permiten duplicar fácilmente los proyectos en lugar de tener que iniciarlos desde cero. Para cada elemento del menú de servicios, crea una serie de plantillas que tengan en cuenta el tipo de proyecto, la duración o la complejidad, y el equipo destinado.
Asegúrate de incluir no solo las tareas que se han de llevar a cabo, sino también su duración, los asignados, la secuencia y la documentación complementaria, los activos y las instrucciones, de forma que todo esté en un lugar práctico. Al dar acceso a todos a los recursos del proyecto, puedes reducir considerablemente las repeticiones innecesarias y hacer que la incorporación de nuevos miembros del equipo sea pan comido. Puedes buscar una colección de plantillas de proyecto gratuitas aquí.
La fórmula para conseguir un impulso imparable
Los nuevos proyectos pueden intimidar al principio y, sin unas instrucciones claras, pueden dejar a tu equipo paralizado. Aprende a iniciar un proyecto con éxito coordinando una visión común, definiendo tu oferta de servicios, formalizando los procesos, creando un sistema de entrada de trabajo y elaborando una biblioteca de plantillas. Al reducir la cantidad de energía de activación que precisa el equipo para ponerse en marcha, darás un impulso imparable a tu proyecto.
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