Esta es una historia que estamos seguros de que te gustará, porque es una historia con la que probablemente puedas identificarte o que evoca recuerdos del pasado.
Intelco es una empresa de software que presta servicios a grandes grupos industriales de autopistas, aeropuertos, ingeniería, venta minorista, textil y muchos otros. Con sede en Gussago, Italia, son un verdadero socio estratégico para las empresas que subcontratan la administración de personal. La empresa ofrece una amplia gama de servicios gracias a la personalización «a medida» del software IRIS, una plataforma propiedad de Intelco compuesta por unos 42 módulos para optimizar, racionalizar y digitalizar los procesos de gestión de recursos humanos.
En 2019, la empresa se enfrentaba a un escenario muy común. Sus equipos trabajaban con sistemas dispares, necesitaban más visibilidad y no podían realizar un seguimiento eficiente del trabajo ni ver el trabajo en curso ni un registro histórico de los proyectos completados. Decidieron encontrar formas de optimizar sus procesos y trabajar de forma más inteligente. Era necesario llevar a cabo una gestión de cambios. Aunque el cambio parecía intimidante, sabían que había que hacerlo para alcanzar su objetivo final: mejorar la colaboración y agilizar los procesos.
Hablamos con Mattia Ronchi y Paolo Baiamonte, directores de proyectos de Intelco, para obtener más información sobre sus flujos de trabajo, sus principales problemas y qué los llevó a elegir Wrike.
¿Cómo gestionaba y monitorizaba Intelco el trabajo anteriormente?
MR y PB: Solíamos gestionar todo nuestro trabajo mediante hojas de cálculo y notas manuscritas. Nuestro equipo de asistencia técnica, en particular, dependía del correo electrónico y las llamadas telefónicas porque los clientes no podían iniciar nuevas solicitudes sin antes enviar un correo electrónico o llamar al equipo de asistencia técnica. Por lo tanto, cada vez que era necesario corregir un error o se enviaba una solicitud de cambio, el equipo de asistencia técnica recibía una avalancha de consultas entrantes. No era lo ideal y sabíamos que tenía que haber una forma mejor.
¿Qué motivó a su equipo a buscar una solución mejor?
MR y PB: Todo comenzó con la actualización de nuestro sistema de tickets y la recepción de nuevas solicitudes. El problema evidente era que había varios canales para aceptar solicitudes. Era necesario que hubiera un sistema consolidado y fácil de rastrear para gestionarlo todo. Pero también queríamos agilizar los procesos, permitir que más equipos pudieran ver el trabajo que realizan todos los departamentos y colaborar. Y esto es lo más importante: queríamos hacerlo todo en un solo lugar.
¿Cuál fue vuestro proceso de evaluación y qué os convenció de usar Wrike?
MR y PB: Implementar un cambio organizacional no es fácil, pero sabíamos que había que emprender una gestión de cambios, por lo que buscamos una solución de gestión del trabajo. Asistimos a varias demostraciones de productos para determinar qué solución se ajustaba mejor a nuestras necesidades. Después de todas las demostraciones, no nos convenció ninguna, porque todos los proveedores eran demasiado especializados, el software era demasiado tosco o no se podía personalizar según lo que necesitábamos.
Cuando vimos Wrike, quedó claro lo sólida que era la plataforma y cómo podíamos personalizarla para que se adaptara a nuestra forma de trabajar. Las otras plataformas no eran tan flexibles como Wrike, lo que marcó la diferencia. Por ejemplo, el formulario de solicitud es todo lo que esperábamos y más, porque simplifica el proceso y asigna automáticamente el compañero de equipo correcto al instante. Nuestros formularios de solicitud nos ayudan a priorizar el trabajo para que cada mañana, cuando llegan nuestros equipos, puedan ver fácilmente una lista de tareas prioritarias en Wrike con lo que tienen que hacer, sin tener que adivinar lo que hay que hacer.
¿Qué equipos de Intelco utilizan Wrike para gestionar el trabajo y colaborar?
MR y PB: Junto con el equipo de asistencia técnica, nuestro equipo de gestión de proyectos fue el primer grupo en unirse a Wrike, porque yo ayudé a poner en marcha el proceso de gestión de cambios. Una vez que vimos el éxito inmediato, la noticia llegó rápidamente a otros departamentos, como marketing, legal, finanzas y TI. En estos momentos, toda la empresa trabaja con Wrike.
Ese es otro aspecto maravilloso del producto: cada departamento de Intelco tiene su propio espacio dedicado, donde configuramos proyectos y podemos realizar un seguimiento de las actividades. Es fantástico, porque todo nuestro trabajo puede mantenerse separado y, al mismo tiempo, guardarse en Wrike.
¿Cuáles son las funciones de Wrike que más recomendáis?
MR & PB: Con los formularios de solicitud, podemos vincularlos a Blueprints y lanzar proyectos completos con unos pocos clics, ¡eso es genial! Y antes de usar Wrike, no registrábamos el tiempo dedicado a cada trabajo, pero ahora lo hacemos con partes de horas. ¡No podríamos vivir sin ellas! Podemos monitorizar el tiempo dedicado a cada tarea en tiempo real. Podemos planificar mejor y pronosticar con mayor facilidad porque hay más visibilidad y un registro del tiempo empleado.
Hablando de visibilidad, otras funciones que nos encantan incluyen la capacidad de crear paneles de control personalizados a través de Wrike Analyze. Todos, incluidos los directores, pueden ver qué proyectos se están poniendo en marcha y sus respectivos estados. Ya no hay que buscar entre correos electrónicos, hojas de cálculo o notas manuscritas, porque todo está en Wrike. No solo todo nuestro trabajo y colaboración están en la plataforma, sino que estas funciones nos han ayudado específicamente a entender rápidamente qué equipos tienen un mejor desempeño en comparación con otros y dónde debemos mejorar.
¿Qué más prepara Intelco con respecto a Wrike?
MR y PB: Todos los empleados nuevos se incorporan a Wrike desde el primer día y tenemos planeado utilizar Wrike Integrate para sincronizar nuestra cuenta de Salesforce y otras de nuestra base de herramientas tecnológicas.
Consulta el caso de éxito completo
Hay más información sobre la historia de Intelco; puedes consultar todos los detalles aquí. Verás cómo, con Wrike, gestionan un 90 % menos de correos electrónicos, pueden completar las correcciones de errores un 50 % más rápido y ahorrar un 30 % de tiempo en las reuniones de progreso. Lee el caso de éxito completo aquí.
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