La gestión de proyectos Agile es una de las estrategias de gestión de proyectos más eficaces del mundo y es utilizada por empresas y gestores de proyectos en todas partes. Para muchos gestores de proyectos, entender la gestión de proyectos Agile y cómo aplicarla para mejorar la estrategia general podrían ser la clave para generar flujos de trabajo y procesos más eficientes.
En este artículo, explicaremos en qué consiste la gestión de proyectos Agile, sus beneficios y cómo aprovecharla de la manera más eficiente en tu organización.
Introducción al concepto de gestión de proyectos Agile
Para contestar mejor a la pregunta «¿qué es la gestión de proyectos Agile?», a menudo es útil definir lo que no es Agile. Agile es claramente diferente de enfoques más tradicionales de la gestión de proyectos en la medida en que no se utiliza para planificar un proyecto completo por anticipado. Las metodologías Agile no adoptan un enfoque lineal de la planificación.
Por el contrario, Agile adopta un enfoque reiterativo y desglosa los proyectos en «sprints». Hace hincapié únicamente en planificar al detalle el sprint inmediato, y deja los demás sprints abiertos a cambios a medida que avanza el proyecto.
Los sprints suelen durar de dos a cuatro semanas y cada uno debería generar un producto finalizado. Los proyectos Agile pueden ejecutarse empleando una serie de marcos de trabajo distintos. Dos de los marcos de trabajo más populares son Scrum y Kanban.
Scrum ha sido diseñado para seguir un conjunto de funciones, responsabilidades y reuniones. Puede utilizarse para cualquier proyecto complejo, aunque funciona mejor cuando el resultado del proyecto es un producto concreto, en lugar de un servicio.
Kanban se basa menos en la cronología que Scrum y más en las tareas pendientes. El marco de trabajo de Kanban se centra más en gestionar productos dentro de un equipo, de modo que nadie se sienta agobiado o sobrecargado.
A continuación, te mostramos otros conceptos que resultan fundamentales para entender la gestión de proyectos Agile:
- Agile hace hincapié en adaptarse a los puntos fuertes y débiles de las personas involucradas, en lugar de solamente seguir un conjunto de procesos empresariales.
- Da una gran importancia a la producción periódica de productos a lo largo del proyecto; los productos físicos siempre deberían tener prioridad sobre los trámites burocráticos y los registros del proyecto.
- Los proyectos Agile se fundamentan en el trabajo y la colaboración estrecha con todas las partes interesadas, incluido el cliente.
- La capacidad de responder rápidamente a los cambios es el pilar de Agile.
Ventajas de la gestión de proyectos Agile
Agile se diseñó en un principio para proyectos de software, aunque puede utilizarse para mucho más. Agile funciona mejor cuando no tienes un conocimiento profundo de las limitaciones de tu proyecto y las partes interesadas están dispuestas y pueden trabajar con un alcance, un programa y un presupuesto flexibles.
Algunas de las ventajas más destacadas de Agile son:
- Puedes producir resultados mucho más rápido, ofreciendo valor a tus clientes en menos tiempo.
- Puedes responder más rápido a cambios e imprevistos, lo que se traduce en una menor repetición del trabajo y resultados de mayor calidad.
- Tu equipo dedicará menos tiempo a trabajos, procesos y trámites burocráticos laboriosos que no aportan valor real.
- Tú y tu equipo podéis recibir opiniones al instante, lo que ayuda a localizar y abordar problemas antes de que sean demasiado grandes.
- Tu cliente está continuamente al día de los progresos, lo cual genera un mayor compromiso, una mayor satisfacción y mejores relaciones a largo plazo.
- Es más fácil innovar, experimentar y mejorar los procesos.
- Los sprints breves que generan resultados efectivos pueden dar lugar a triunfos periódicos para el equipo que impulsan la motivación y crean un sentido de logro.
- Al planificar y presupuestar en sprints, el riesgo es menor si el proyecto comienza a fallar o tiene que cancelarse, ya que no lo has comprometido todo por anticipado.
Desventajas de la gestión de proyectos Agile
Aunque los beneficios de Agile son muchos, este método no es adecuado para todos los proyectos. Una pieza importante para entender la gestión de proyectos Agile consiste en saber cuándo no utilizarla.
Estos son algunos de los inconvenientes de Agile:
- A ejecutivos y clientes puede resultarles difícil aprobar y respaldar proyectos sin presupuestos ni programas concretos y sin un alcance definido.
- Puede ser todo un reto para el negocio planificar a largo plazo cuando no se sabe qué recursos estarán disponibles para el nuevo trabajo o si estarán vinculados a proyectos Agile en curso.
- Es probable que las empresas sobrecargadas de procesos con mucho papeleo y trámites burocráticos retrasen o desbaraten proyectos Agile, a menos que emprendan cambios estructurales y culturales importantes.
- Medir el progreso puede resultar todo un desafío, ya que se trata de varios sprints, que pueden configurarse y ejecutarse como miniproyectos.
- Los proyectos Agile a menudo exigen más tiempo y esfuerzo, ya que muchos marcos de trabajo requieren reuniones diarias y una colaboración constante por parte del equipo y el cliente.
- La duración del proyecto y el alcance podrían aumentar descontroladamente debido a que no se establecen límites concretos desde el principio.
- Algunos proyectos más grandes y de mayor duración no se desglosan fácilmente en sprints breves.
- Puesto que se hace más hincapié en los productos que en la documentación, a menudo hay menos trámites burocráticos. Aunque esto podría ser bueno a veces, también puede provocar que el equipo no registre información que podría ser de ayuda a equipos y proyectos en el futuro.
Cómo incorporar la gestión de proyectos Agile
Si consideras que Agile es la mejor metodología para tu tarea en cuestión, estos son los seis pasos a seguir para incorporarla con éxito:
- Familiarízate con el proceso y los conceptos Agile. Dedica tiempo a conocer mejor la metodología Agile, sus marcos de trabajo, sus principios y sus conceptos clave. Después, instruye a tu equipo, tus clientes y cualquier parte interesada que esté involucrada en tus proyectos.
- Entiende cuándo es mejor no utilizarla. Cuando tienes un proyecto nuevo, es bueno tener en cuenta las ventajas y las desventajas de la gestión de proyectos Agile, y establecer si este enfoque encajará con tus necesidades. No es la respuesta a todo, y tratar de imponerlo en el proyecto equivocado puede ser desastroso.
- Derriba todas las barreras. Consigue que todo el mundo esté de acuerdo, céntrate en crear equipos y en fomentar la colaboración, y asegúrate de contar con el software y las herramientas correctas para la gestión de proyectos Agile.
- Consigue el respaldo directivo. Hasta las mejores herramientas para la gestión de proyectos Agile no ayudarán si la directiva no colabora. Los ejecutivos tienen que apoyar los principios Agile y fomentar un entorno Agile.
- Empieza por algo sencillo. Al igual que con cualquier cambio, es esencial comenzar con un proyecto pequeño. Cosecha algún éxito y, después, impleméntalo en más equipos y proyectos de mayor envergadura en la empresa.
- Revisa y ajusta. Tras tu primer proyecto Agile, si algo no funciona, puede que haya llegado el momento de probar un marco de trabajo Agile distinto, o de hacer otros ajustes.
Agile se ha diseñado para ser reiterativo y puede incorporarse del mismo modo. Empieza por algo sencillo, céntrate en acciones que puedan lograrse a corto plazo, evalúa lo que funciona y lo que no funciona, muéstrate abierto/a a mejoras, colabora y comunícate con frecuencia, y haz los cambios que necesites.
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