Las principales empresas del mundo no hacen las cosas como el resto. Son diferentes; y estamos obsesionados con descubrir cuáles son exactamente esas diferencias. Después de trabajar con más de 15 000 de las principales empresas del mundo, hemos podido identificar los puntos clave que parecen diferenciar a los que tienen éxito de los que fracasan. Y esto se resume en una inversión deliberada en cuatro disciplinas que impulsan a las empresas: planificación, proceso, colaboración y visibilidad.
Pueden parecer evidentes, pero en la actual economía bajo demanda es necesario replantearse estos conceptos. Nos encontramos en una nueva era en la que prácticamente todo cambia constantemente, forjada tras una tormenta perfecta de altísimas expectativas de clientes, una tecnología que avanza rápidamente y una competencia a nivel mundial cada vez mayor. Al adoptar estos fundamentos y adaptarlos con métodos para la agilidad, fortalecimiento y automatización, las principales empresas han podido conseguir la excelencia operativa y operar a niveles de eficacia cada vez mayores.
Hemos consolidado nuestros años de investigación en The Wrike Way. Se trata de un método genuino y demostrado creado a partir de la información obtenida al asociarnos con miles de empresas líderes del sector. He aquí el desglose de las cuatro disciplinas que impulsan a las empresas de The Wrike Way, junto con las prácticas recomendadas que tu equipo puede empezar a aplicar hoy mismo:
Planificación: Alinéa al equipo con el trabajo importante
En la actual economía bajo demanda, las necesidades y los requisitos de los clientes cambian en tiempo real, igual que las necesidades de la empresa y las dinámicas competitivas. Los equipos tienen que poder modificar sus planes a medio camino mediante ciclos de planificación más breves y ágiles. Los cambios se deben comunicar rápida y claramente a todos los miembros del equipo para poder integrarlos en el trabajo cotidiano.
Prácticas recomendadas:
- Empieza por el cliente. El mejor punto de partida de un proyecto son las necesidades y los requisitos del cliente. Esto exige garantizar el constante contacto con el cliente y los socios.
- Utiliza la información para definir los objetivos. Aprovecha los análisis de los ciclos de planificación anteriores. ¿Cuánto duran determinadas tareas? ¿Cuánto tardan algunas personas en realizar sus tareas? ¿Quién hace bien determinados tipos de tareas? Recopila esta información y utilízala para que tu planificación sea más eficaz. Unos KPI precisos y unos OKR bien planteados, respaldados por esta información, pueden ayudarte a definir los objetivos adecuados.
- Asigna tareas concretas a los objetivos generales. Aprovecha las soluciones de autoaprendizaje como Wrike para perfeccionar tu planificación de forma automática. Tu sistema de gestión del trabajo lo mide todo; por eso podrás de confiar en el sistema para planificar tu trabajo. ¿Cuáles son unos objetivos realistas? ¿Quién debería hacer determinados tipos de tareas para optimizar el éxito?
- Acorta los ciclos de planificación. Define ciclos de planificación que permitan realizar un ajuste formal del plan. Es probable que las necesidades de los clientes cambien, por lo que debes crear un proceso que permita las modificaciones. El entorno competitivo evolucionará con rapidez en ciertas industrias, ejerciendo presión para adoptar una planificación basada en la metodología Agile.
- Comunícate en cada fase del ciclo de planificación y con cada paso. Cuando falta claridad, el impulso se ralentiza. Es fundamental que todo el mundo esté correctamente informado de los cambios en cuanto sea posible.
Proceso: avanza más rápidamente con flujos de trabajo definidos y agilizados
Los procesos ya no son lineales ni secuenciales, sino condicionales. Las condiciones, en constante cambio, pueden exigir modificaciones radicales en los procesos y es responsabilidad de los equipos saber adaptarse a tiempo. Los mejores equipos los gestionan, perfeccionan y modifican activamente estos procesos para conseguir los mejores resultados. Los directores de las principales empresas también aprenden rápido a aprovechar la automatización para optimizar los resultados del equipo. Si se usan de forma eficaz, complementan a los trabajadores del conocimiento y pueden ayudar a definir qué trabajo se lleva a cabo y cómo se realiza.
Prácticas recomendadas:
- Conoce los procesos fundamentales. Traza los pasos necesarios para cada parte de un proyecto, de forma que tengas un punto de partida y puedas empezar a optimizar.
- Asegúrate de tener los puntos de control de clientes adecuados. Los clientes pueden tardar en responder, por lo que te aconsejamos que utilices un sistema de recordatorios para estar informado y ayudarles a conocer las dependencias de las entregas puntuales del proyecto que requiere su aprobación o aclaración.
- Automatiza siempre que sea posible. Utiliza un sistema para realizar tareas rutinarias (recordatorios, entrada de trabajos, etc.). Automatizar el trabajo rutinario y administrativo permite al equipo centrarse en el trabajo creativo que ofrece un mayor retorno de la inversión. Por ejemplo, en el caso de las solicitudes de trabajo, permite a los clientes iniciar un proyecto por medio de formularios automatizados. Las partes interesadas y los equipos de proyectos estarán informados de las últimas novedades durante la ejecución de los procesos o los proyectos.
- Cuenta con un proceso para los procesos. Asegúrate de contar con tiempo explícito para revisar los procesos regularmente y asegúrate de hacer que evolucionen con los cambios del panorama.
- Aprovecha las integraciones de aplicaciones empresariales. Estas tienen un papel fundamental en el desarrollo de flujos de trabajo constantes y eficaces.
- Las cadenas de aprobaciones son el enemigo. Asegúrate de conocer tus cadenas de aprobaciones. Nada ralentiza más a un equipo que las cadenas de aprobaciones largas, laboriosas y, lo que es peor, inciertas. Establece flujos de aprobación para que el equipo pueda avanzar sin problemas.
Todo el mundo sabe que una buena colaboración es esencial para ser competitivo, por lo que también es una de las cuatro disciplinas que impulsan a las empresas. Para hacerlo de forma eficaz, todo el mundo debe saber hacia dónde te diriges, cómo pretendes llegar a tu meta y cómo medir el éxito. Lo innovador de esta disciplina es poder comunicar rápidamente los cambios de rumbo y coordinar al equipo de forma que la persona adecuada trabaje en la tarea ideal en el momento justo.
Prácticas recomendadas:
- Aclara a quién pertenece cada tarea. Al inicio de un proyecto, todos deben tener claro quién toma las decisiones, las aprueba, quiénes son las partes interesadas, etc. Para el trabajo repetitivo, configura aprobaciones y comunicaciones que refuercen el flujo de trabajo.
- ¿Quién es bueno en cada tarea y quién quiere ser bueno en determinadas tareas? Colaborar implica asignar tareas a la persona adecuada. Puede ser alguien al que se le da muy bien una tarea, o una persona que desea reforzar habilidades en una determinada tarea o área. Sé consciente de dónde y cómo asignas las tareas.
- Automatiza la asignación de tareas siempre que sea posible. La mayoría de los equipos utilizarán la lógica de asignación basada en una determinada combinación de habilidad y disponibilidad, pero puede haber otras dimensiones como el idioma o la ubicación. Asignar trabajo puede durar muchos ciclos y no asignar tareas, en el mejor que los casos, puede durar innumerables ciclos innecesarios.
- Optimiza tus reuniones. No utilices las reuniones para informar del estado, para eso ya está tu plataforma de gestión de proyectos. En lugar de ello, utiliza las reuniones para hablar de temas que hay que debatir o para investigar cuál es la mejor dirección estratégica, los elementos que hay que debatir o analizar, las modificaciones que se han de realizar en el proceso o los productos, así como los problemas que sistemáticamente afectan a varios miembros del equipo.
Visibilidad: toma decisiones fundamentadas gracias a un mayor acceso a los datos y los análisis
En un mundo de cambios y fluidez considerables, es fundamental desarrollar un planteamiento que reduzca la conciencia, la reacción y la comunicación para el equipo. Contar con datos precisos y puntuales permite una corrección rápida del rumbo. Aprovechar de forma eficaz los datos ayuda a impulsar la previsibilidad de la planificación, puesto que te permite participar en la mejora continua de los procesos. Además, permite a toda la organización identificar y actuar de forma independiente en las actividades con un mayor retorno de la inversión.
Prácticas recomendadas:
- Utiliza una única fuente de datos. Publicar trabajo, actualizaciones y comunicaciones en torno a dicho trabajo en un lugar reduce drásticamente los errores de comunicación y aporta más claridad de lo que se está consiguiendo.
- Crea paneles compartidos. Es esencial que todo el equipo pueda ver cómo progresan los proyectos y cómo avanza la organización hacia sus metas. Los paneles compartidos son una sencilla forma de mantener a todos informados de los proyectos y en sintonía con los pasos que se han de dar a continuación.
- Vincula tus herramientas. Conectar tus aplicaciones de inteligencia empresarial en una única fuente de datos ayuda a proporcionar una vista más integral de tus proyectos y garantiza que no se filtrará información fundamental.
- Visualiza tu informe. Los humanos somos criaturas visuales. Utiliza gráficos y diagramas para ayudar a los miembros del equipo a hacerse una idea de en qué punto se está progresando.
- Reúne todas las conversaciones en un solo lugar. Cuando se producen conversaciones en varios lugares, es fácil perder ideas clave. Al vincular aplicaciones de chat en el sistema de gestión de proyectos y utilizar la función de @mención, el debate en torno al trabajo se conserva y está disponible para que todos lo vean y puedan participar. El tiempo dedicado a que las personas cojan velocidad se reduce considerablemente y los nuevos miembros pueden empezar a aportar valor más rápidamente.
Próxima parada: excelencia operativa
Al invertir en estas disciplinas que impulsan a las empresas y optimizar constantemente su aplicación, las principales empresas del mundo son capaces de nivelar uniformemente sus resultados generales y su calidad. En nuestra próxima publicación de la serie exploraremos formas concretas de utilizar estas cuatro disciplinas de The Wrike Way para que una organización progrese en las fases concretas del viaje hacia la excelencia: reaccionar, organizar, ajustar y optimizar.
¿Tu equipo está desarrollando los métodos de planificación, proceso, colaboración o visibilidad para conseguir un mayor éxito? Comparte tus historias en los comentarios.
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