Aprender a utilizar software nuevo siempre es un reto. Es como iniciar un nuevo hábito o una nueva rutina de entrenamiento (o eso dicen). Tienes que conocer el terreno, en qué tienes que hacer clic para obtener lo que quieres y, además, tienes que averiguar cuál es la forma más eficaz de hacer que la nueva herramienta se adapte a las antiguas rutinas. Parte de ese proceso de aprendizaje implica plantear las preguntas pertinentes.
Aquí, en Wrike, nuestros equipos de éxito del cliente e implementación responden a preguntas sobre el software de gestión de proyectos y ayudan a los clientes a buscar soluciones. Hemos preguntado a nuestros equipos cuáles son las siete preguntas principales que más se plantean durante las sesiones de formación y las llamadas con clientes, porque creemos que podrían incluirse en una entrada del blog que resultaría muy útil para los recién llegados que se pregunten cómo usar Wrike. Son las siguientes:
1. ¿Wrike cuenta con diagramas de Gantt?
Sí, Wrike tiene diagramas de Gantt. Una vez que hayas creado un par de tareas y les hayas asignado plazos de entrega, aparecerá automáticamente tu diagrama de Gantt cuando pases a la vista de cronología de la carpeta o el proyecto. Desde este punto, puedes arrastrar los conectores entre las tareas con el fin de establecer sus dependencias. Y si cambian las fechas de vencimiento, incluso puedes trasladar las tareas a otro lugar de la cronología gracias a la función de arrastrar y soltar. ¿Acaso no es una forma genial de visualizar el programa del proyecto?
- El diagrama de Gantt se muestra en la vista de cronología [1]
- Las tareas completadas aparecen en verde [2]
- Las tareas atrasadas aparecen en rojo [3]
- Las tareas activas aparecen en azul [4]
- Las tareas aplazadas aparecen en morado
- Las tareas canceladas aparecen en gris
Para obtener más información acerca de cómo usar Wrike y el diagrama de Gantt o la cronología, el centro de asistencia tiene mucha más información.
2. ¿Qué implica compartir en Wrike?
Compartir en Wrike equivale a dar a otras personas acceso a tu tarea. No obstante, tener acceso a las tareas no implica que los demás sepan que existen. Si quieres que lo sepan, @menciónalos en el campo de comentarios para que reciban una notificación en su bandeja de entrada de Wrike.
Piensa en esto: el único motivo para mantener la privacidad de una tarea es que se trate de un recordatorio personal o una lista de tareas pendientes que solo tú puedes ver. En este caso, conserva la tarea en tu carpeta personal. Pero *todas* las demás tareas deben archivarse en la carpeta de la empresa o el departamento pertinente para que tus compañeros puedan encontrarla si lo necesitan.
No sé bien en qué se diferencian las carpetas personales de las empresariales. Una práctica recomendada que sugerimos durante la configuración inicial de Wrike del equipo es que toda la organización debe tener un sistema de carpetas público organizado por departamento o cliente y que todo el trabajo debe archivarse en las carpetas adecuadas. Pero, además, cada usuario de Wrike debe tener una carpeta privada para organizar sus propios recordatorios, tareas, notas y demás elementos. Esto es, cada tarea debe tener un sitio asignado.
¿Necesitas más instrucciones? Lee el artículo del centro de asistencia sobre cómo usar Wrike y compartir tareas.
3. ¿Cuando se utilizan las carpetas y cuándo los proyectos?
Las tareas son componentes básicos de Wrike. Puedes colocar las tareas en carpetas o proyectos. Lo que nos lleva a plantearnos la pregunta siguiente: "¿uso carpetas o proyectos?" Nuestro consejo es el siguiente:
Si deseas almacenar tareas que son básicamente material de referencia o trabajos continuos sin fecha de finalización (como prácticas recomendadas de operaciones de marketing, publicaciones del blog o estudios de caso de clientes), utiliza una carpeta.
Pero si deseas almacenar tareas que formen parte de un trabajo finito con fechas definidas de inicio y finalización (por ejemplo, "Campaña Dreamforce 2020" o "Nuevo correo de usuario: T2 de 2017"), entonces mejor utiliza un proyecto.
Utiliza carpetas cuando:
- Tengas tareas sin fecha de finalización.
- Tengas que archivar material de referencia o tareas aleatorias.
- Tengas que almacenar tareas que consultes habitualmente porque implican trabajos operativos.
Utiliza proyectos cuando:
- Tengas tareas con una fecha definida de finalización.
- Tengas tareas que no necesites después de un evento concreto.
- Tengas que elaborar informes sobre tareas.
¿Alguna duda? El centro de asistencia tiene toda la información: Cuándo utilizar tareas, subtareas, carpetas y proyectos
4. ¿Cómo puedo invitar a compañeros a Wrike?
¿Ya sabes cómo utilizar Wrike y ahora quieres que otras personas del equipo prueben lo fácil que es organizar el trabajo correctamente? Puedes invitarles fácilmente a Wrike siguiendo los pasos que se indican a continuación:
- Haz clic en “Añadir usuarios” [1] (en la parte de abajo del espacio de trabajo).
- En el cuadro de diálogo, escribe la dirección de correo electrónico [2] de tu compañero y especifica qué tipo de licencia tendrá. [3]
- Haz clic en la opción azul “Introducir correo electrónico” [4] del cuadro de diálogo para añadir más.
- Haz clic en el botón “Enviar invitaciones”. [5]
Es fácil, ¿a que sí? Y, por si no lo sabías, hay otro par de formas de añadir usuarios a tu cuenta de Wrike.
5. ¿Cómo usar Wrike y su Panel de control a modo de tabla Kanban?
En caso de que llegues a Wrike después de pasar por otras herramientas de trabajo en línea que utilizan las mismas condiciones (pero de diferente modo), definamos una serie de instrucciones para aprender a cómo usar Wrike en particular.
En Wrike, contamos con paneles de control (y puedes tener más de uno). Los paneles de control están vacíos hasta que se llenan de widgets. Por supuesto, puedes crear tus propios widgets desde cero y esto te dará la capacidad de arrastrar y soltar las tareas entre tus estados. Pero también puedes probar algunos de los widgets predefinidos que ya están a tu disposición. Es tan sencillo como seleccionar algunos y añadirlos al nuevo panel de control.
Para crear una tabla Kanban, necesitas un panel de control y algunos widgets personalizados que se adapten a tus diferentes estados de proyectos (por ejemplo, atrasado, en curso, en revisión, finalizado, etc.). Hay una entrada del blog en la que se explica cómo hacerlo. O bien, simplemente ve el vídeo de abajo.
6. ¿Cómo y dónde recibiré las notificaciones cuando se realicen actualizaciones en las tareas?
La mayoría de los nuevos usuarios de Wrike están preocupados por cómo usar Wrike con colaboradores y cómo van a recibir notificaciones cuando utilicen Wrike para colaborar. ¿Recibiremos yo o mis compañeros cientos de notificaciones?, ¿tenemos que activar las notificaciones o llegan automáticamente?, ¿recibiré la notificación por correo electrónico, en Wrike o por los dos medios?, ¿eso significa que todas las personas de la empresa verán lo que estoy haciendo? y ¿qué ocurre con los dispositivos móviles?, ¿también recibiré notificaciones a través de ellos?
Aquí te explicamos cómo funcionan las notificaciones:
- Cuando sigues una tarea, puedes ver sus actualizaciones en la vista de flujo.
- Tú o tus compañeros recibiréis notificaciones en la bandeja de entrada de Wrike solo cuando se os @mencione.
- Si tienes Wrike en tu dispositivo móvil, entonces sí, recibirás las mismas notificaciones de la bandeja de entrada de Wrike en tu dispositivo. Puedes cambiar esta configuración de alertas en tu dispositivo móvil.
7. ¿He borrado todas mis tareas?
Si estás aprendiendo a cómo usar Wrike, has vuelto a una carpeta que sabes que está llena de tareas y no ves nada en ella, no te pongas nervioso. De forma predeterminada, Wrike muestra tareas que están “Activas” y asignadas a todos ("PARA: Todos"). Verás estos filtros debajo del título de la carpeta.
Quizás hayas realizado recientemente una búsqueda de tareas que tengan otro estado (por ejemplo, "Completado" o "Cancelado") y has dejado el filtro activado. Por eso no ves las tareas activas. Para volver a la vista original, tienes que borrar el filtro anterior (por ejemplo, "Completado" o "Cancelado") haciendo clic en la "X" situada junto al filtro. De este modo, volverás a la vista predeterminada. Et voilà!
En caso de que realmente eliminaras las tareas (que le puede pasar a cualquiera), puedes restaurarlas fácilmente desde la Papelera de reciclaje. ¡No te preocupes!
Para obtener más información sobre la vista de lista, cómo organizar y filtrar las tareas, mira este vídeo:
Ahí lo llevas. Las siete preguntas que suelen plantear los recién llegados a Wrike. Si crees que necesitas más información para saber cómo usar Wrike y conocer sus entresijos, te invitamos a que asistas a una de nuestras sesiones de formación habituales para los recién llegados. ¡Sigue con Wrike!
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