En un mundo cada vez más conquistado por la tecnología, la gestión de proyectos técnicos se ha erigido como una ramificación de la gestión de proyectos. Si bien todos los GPT son gestores de proyectos, no ocurre así a la inversa: no todos los gestores de proyectos tienen un perfil técnico.
Entonces, ¿qué diferencia exactamente al gestor de proyectos técnicos de un gestor de proyectos no técnicos? ¿Y cuáles son las principales habilidades de gestión de proyectos técnicos necesarias para tener éxito?
¡Profundicemos en el tema!
¿Qué es un gestor de proyectos técnicos?
Lo primero es lo primero: ¿Qué es exactamente un gestor de proyectos técnicos, y en que se diferencia su papel del de un gestor de proyectos tradicional?
En pocas palabras, un gestor de proyectos técnicos planea, programa y gestiona proyectos de TI, por ejemplo, proyectos que respaldan la ingeniería de software, el desarrollo de aplicaciones, la seguridad de redes, etc. Y aunque las principales necesidades de gestión de un proyecto técnico reflejan en gran medida las de un proyecto no técnico, la experiencia técnica necesaria para gestionar eficazmente estos proyectos de alta tecnología es lo que en realidad diferencia las funciones del GP de las del GPT.
Sabemos que la gestión de proyectos es un campo profesional floreciente. Pero con la necesidad cada vez mayor en todos los sectores de recopilación y almacenamiento de datos, de computación en la nube y de seguridad de la información, se prevé que el empleo en el campo de TI aumentará a un ritmo más rápido que el promedio en relación con el resto de profesiones.
Todo este impulso de la TI desvela una realidad: muchas oportunidades para gestores de proyectos con conocimientos técnicos. De hecho, un artículo de 2016 en CIO señaló el conocimiento técnico como la habilidad de gestión de proyectos más solicitada.
Habilidades fundamentales de gestión de proyectos
Por supuesto, las habilidades fundamentales necesarias para una gestión de proyectos efectiva están presentes tanto en los GP como en los GPT. Las habilidades y competencias básicas del gestor de proyectos incluyen:
- Organización
Un gestor de proyectos no es más que un coordinador de múltiples piezas móviles que generalmente cruzan divisiones departamentales; por esta razón, un gestor de proyectos eficaz debe ser sumamente organizado y capaz de realizar un seguimiento meticuloso de cada uno de los aspectos de cada proyecto. - Liderazgo
Cada proyecto es como una campaña militar en miniatura, y sabemos que para ganar la batalla hace falta un buen líder al frente. Los gestores de proyectos deben ser capaces de inspirar la aceptación del equipo al articular una visión clara, mantener la moral alta, garantizar los recursos que necesitan los miembros del equipo, y resolver los conflictos internos que inevitablemente surgirán en el camino. - Comunicación
Naturalmente, la capacidad de comunicarse de manera efectiva con los miembros del equipo, los directivos de la organización y las partes interesadas es imprescindible para cualquier gestor de proyectos. Los GP deben entender no solo cómo comunicarse mejor con varios interlocutores, sino también qué comunicar. - Negociación
Como líder que debe alinear la visión estratégica con los resultados a presentar, el arte de la negociación es una herramienta imprescindible en el maletín de todo GP. Desde los presupuestos hasta los plazos, pasando por la asignación de recursos, el buen gestor de proyectos tiene una amplia experiencia en las estrategias de «negociación beneficiosa para todos». - Planificación
Una planificación adecuada comienza con la organización —coordinando las tareas del proyecto en el orden correcto—, pero implica muchas más cosas. La planificación también requiere la capacidad de programar adecuadamente, supervisar el progreso del proyecto y hacer los ajustes necesarios en el camino para garantizar la entrega a tiempo.
Las tres principales habilidades del gestor de proyectos técnicos
Si bien los gestores de proyectos técnicos necesitan dominar con solvencia todas las habilidades mencionadas anteriormente, la naturaleza altamente especializada de su trabajo requiere otras aptitudes y destrezas adicionales.
Las tres principales habilidades del gestor de proyectos técnicos son:
- Sólidos conocimientos fundamentales de infraestructura y arquitectura de TI.
- Armonización entre las funciones del gestor de proyectos y el asesor técnico.
- Capacidad para comunicar de forma efectiva tanto con argot técnico como con términos no técnicos.
Estudiemos cada una de ellas más al detalle.
- Sin duda, el conocimiento operativo de los sistemas de tecnología de la información es lo que distingue a los GPT como «técnicos» y, como tal, esta es la habilidad número uno que cualquier gestor de proyectos técnicos debe poseer.
La experiencia técnica es lo que permite a los GPT valorar objetivamente la viabilidad de los resultados deseados de un proyecto y alinearlos con las capacidades y las limitaciones de la organización. Los GPT deben poder evaluar los riesgos técnicos y responder de manera competente las preguntas de los desarrolladores, programadores, analistas e ingenieros; nada de esto es posible sin un nivel suficiente de conocimientos y experiencia en TI. - Si bien la experiencia técnica es indispensable para un buen GPT, ese conocimiento puede convertirse rápidamente en una maldición si pasas más tiempo trabajando «en» el proyecto que «para» el proyecto. A menudo es difícil determinar en qué momento debes dejar de centrarte en cuestiones técnicas y volver a abordar el objetivo más global de hacer que el proyecto se entregue a tiempo y dentro del presupuesto.
Mantenerse en la delgada línea entre el profesional técnico y el gestor de proyectos requiere un sentido agudo de discernimiento y una buena cantidad de disciplina, pero es una habilidad que se domina con el tiempo conforme se van completando los proyectos. - Junto con el liderazgo, la gestión y la colaboración con profesionales técnicos de todos los niveles, los gestores de proyectos técnicos con frecuencia trabajan de la mano con GP no técnicos. Además, los GPT deben ser capaces de presentar informes de estado claros y concisos y actualizaciones a los socios, directivos y partes interesadas de la organización que no necesariamente tienen formación técnica.
Por estas razones, la capacidad de traducir información técnica compleja en términos comprensibles es absolutamente necesaria para cualquier gestor de proyectos técnicos. Y aunque parezca bastante simple, paradójicamente esta es la habilidad básica que más les cuesta dominar a los gestores de proyectos técnicos.
Presentamos aquí algunas ideas para ayudarte a comunicarte mejor con interlocutores no técnicos:
- Nunca des por hecho ningún conocimiento, por muy sencillo o elemental que te parezca. La «maldición del conocimiento» es algo real que puede llegar a frustrar a ambas partes, ya que te puedes poner nervioso tratando de descubrir dónde está la laguna de conocimiento, y puedes hacer que tu interlocutor se sienta estúpido. Puede ser útil entregar una hoja de referencia con términos y acrónimos a los que te referirás con frecuencia en una sesión informativa o una reunión.
- Utiliza historias, metáforas y analogías que capten la atención de los interlocutores y sirvan para ilustrar tus ideas. Esto será particularmente efectivo si eres capaz de hacer que tu público no solo entienda los términos sino también el potencial impacto de lo que se está planteando. Por ejemplo, en lugar de meterte en el jardín técnico de un problema en particular, muestra exactamente cómo afectará el resultado final si no se resuelve de forma correcta.
- Sintetiza todo lo que puedas. Numerosos estudios han demostrado que nuestra capacidad de atención está en mínimos históricos, y ese límite puede ser aún inferior si, desde el primer momento, te dedicas a bombardear a tus interlocutores con datos y argot técnico. Por lo tanto, además de comunicar de forma menos técnica, trata de ser lo más breve y conciso posible.
Eso es todo: las tres habilidades fundamentales para lograr el éxito como GPT. No obstante, incluso si ya dominas estas habilidades, no podrás optimizar tus procesos si no dispones de las herramientas adecuadas.
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