Empezar un nuevo proyecto en el trabajo puede ser abrumador, especialmente cuando se trata de encontrar la mejor forma de organizarlo y gestionarlo. Si bien tener un plan de proyecto detallado es esencial para delinear tareas y plazos, elegir el enfoque adecuado para ejecutar el proyecto es igual de importante.
Afortunadamente, existen muchos enfoques probados y comprobados para la gestión de proyectos. Formalmente, estos se denominan metodologías de gestión de proyectos.
Una metodología de gestión de proyectos proporciona un marco estructurado para gestionar eficazmente y adaptarse a los cambios a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Algunas metodologías comunes de gestión de proyectos incluyen Agile, Waterfall, método de la ruta crítica (CPM) y Six Sigma.
Las metodologías Agile son algunos de los enfoques más populares para la gestión de proyectos; si te preguntas por qué, la clave está en el nombre. Las metodologías Agile permiten a los gestores de proyectos ser ágiles y flexibles, adaptarse a los desafíos a medida que surgen y orientarse rápidamente hacia la forma más eficaz de trabajar.
Hay mucho que entender sobre la gestión de proyectos Agile para usarla eficazmente en tu organización. En este artículo, cubriremos qué es Agile, presentaremos sus valores y principios fundamentales y mostraremos algunos marcos Agile diferentes.
También te mostraremos cómo incorporar los principios de Agile en tu próximo proyecto con Wrike, nuestro versátil software de gestión del trabajo.
¿Qué es la gestión de proyectos Agile?
En pocas palabras, la gestión de proyectos Agile es una forma de abordar la gestión de proyectos que utiliza los valores y principios de Agile para garantizar el éxito del proyecto. Agile utiliza un conjunto de cuatro valores y 12 principios para guiar a los gestores de proyectos en su trabajo.
Estos valores y principios de Agile se desarrollaron por primera vez y se establecieron en una carta conocida como el manifiesto Agile, que se escribió en 2001 en una reunión de desarrolladores y profesionales de la programación en Snowbird, Utah. Se creó para encontrar una solución a metodologías y procesos de gestión de proyectos más antiguos que se consideraban inviables para proyectos modernos.
El manifiesto Agile tuvo 17 firmantes, incluidos Kent Beck, Alistair Cockburn, Jim Highsmith y Jeff Sutherland. Los 17 se conocieron como la Alianza Agile. Una vez que se publicó el manifiesto, la alianza creció hasta tener más de 72,000 miembros en todo el mundo, quienes adoptan los valores y principios de la gestión de proyectos Agile en su trabajo diario.
Pero, ¿cuáles son exactamente los valores y principios fundamentales que componen la metodología Agile?
Exploremos cada uno de ellos en detalle.
¿Cuáles son los cuatro valores de Agile?
En primer lugar, exploremos los valores Agile:
- Los individuos y las interacciones son más importantes que los procesos y las herramientas.
Se trata de la piedra angular de la gestión de proyectos Agile: favorecer la comunicación y las relaciones interpersonales frente a la aplicación estricta de los procesos. Agile aconseja un enfoque más personalizado para la gestión de proyectos, según el cual los equipos se comunican constantemente, en lugar de depender de actualizaciones programadas menos dinámicas. - Un software funcional es más importante que una documentación exhaustiva.
A los equipos Agile no les gusta mucho el papeleo. Para gestionar sus datos, informes y actualizaciones de estado prefieren utilizar soluciones de software más flexibles que recurrir a la documentación tradicional. - La colaboración con el cliente es más importante que la negociación de contratos.
A los equipos Agile les encanta la colaboración, y eso incluye la actualización periódica y la comunicación con los clientes y las partes interesadas para recibir sus opiniones sobre el progreso del proyecto. Los equipos Agile evitan por todos los medios los contratos interminables sujetos a numerosas revisiones. - La adaptación al cambio es más importante que la ejecución de un plan.
Finalmente, tenemos el valor que mejor caracteriza la gestión Agile de proyectos. Los equipos Agile son reactivos y se desarrollan particularmente cuando deben adaptarse a nuevos entornos y desafíos.
Estos valores están en la base de todos los procesos y las tareas realizadas bajo el paraguas de Agile. Pero, ¿cuáles son los 12 principios que permiten profundizar en aquello que hace que Agile sea una solución tan singular?
Ahora, pasemos a los 12 principios del manifiesto Agile, profundizando más sobre lo que hace que esta filosofía de gestión de proyectos sea tan única.
¿Cuáles son los 12 principios de Agile?
Muchos de los principios de la metodología Agile se diseñaron inicialmente para la ingeniería de software, reflejando el trasfondo de los miembros originales de la Alianza Agile. Sin embargo, estos principios son altamente adaptables y pueden aplicarse a proyectos en diversos sectores. Aquí están los 12 principios de la gestión de proyectos Agile y cómo pueden aplicarse más allá del desarrollo de software:
- Nuestra máxima prioridad es satisfacer al cliente mediante la entrega temprana y continua de software valioso.
Los equipos Agile dan prioridad a la satisfacción del cliente y a la presentación de resultados a intervalos regulares, en lugar de hacer que el cliente espere hasta el final del proceso para recibir el producto terminado. - Acoger positivamente los cambios de las necesidades, aun cuando sea tarde en el proceso. Los procesos Agile aprovechan el cambio para proporcionar una ventaja competitiva al cliente.
Los equipos Agile están preparados y son capaces de afrontar los cambios, incluso en el último minuto. Esto les da una ventaja sobre los equipos más tradicionales, que pueden no aceptar el cambio de gestión tan fácilmente. - Entregar frecuentemente un software funcional en ciclos de varias semanas a varios meses, con preferencia por los más cortos.
Nuevamente, observamos que los equipos Agile tienen como recurso básico una comunicación regular y coherente, en lugar de actualizaciones programadas que pueden estar demasiado espaciadas para responder a las necesidades de los clientes. Los equipos de scrum, que aplican el modelo Agile, dividen su carga de trabajo en períodos de una a cuatro semanas llamados sprints. - Los empresarios y los desarrolladores deben trabajar juntos a diario durante todo el proyecto.
La colaboración es clave en Agile, no solo entre los miembros del equipo, sino también con las partes interesadas, los desarrolladores, los clientes y otras partes relevantes. - Realizar los proyectos con personas motivadas. Proporciónales el entorno y el apoyo que necesitan, y confía en ellos para alcanzar los objetivos establecidos.
Los equipos Agile tienen éxito porque se aseguran de estructurar su equipo con las personas adecuadas para el proyecto. Una vez que los miembros de tu equipo disponen del apoyo, la colaboración y las herramientas que necesitan para tener éxito, el resto vendrá solo. - El método más eficiente y efectivo de transmitir información a un equipo de desarrollo y al interior del mismo es la conversación cara a cara.
Todos podemos afirmar que, en la gestión de proyectos, no hay sustituto para la colaboración en persona. Pero este principio también es aplicable a nuestra «nueva normalidad» de modelos de trabajo híbridos y remotos. Zoom y Teams son una excelente alternativa a las llamadas telefónicas y el correo electrónico, y los equipos también pueden hacer el esfuerzo de reunirse en persona en las etapas clave del proyecto. - Un software funcional es la principal medida de progreso de un proyecto.
Este principio hace del software el principal producto final, pero su mensaje se mantiene pertinente. Vuestro principal objetivo como equipo debe ser entregar el mejor resultado de calidad posible a los clientes. Si están satisfechos, ese es el mayor indicador del éxito de tu proyecto. - Los procesos Agile promueven el desarrollo sostenible. Los patrocinadores, desarrolladores y usuarios deben ser capaces de mantener indefinidamente un ritmo constante.
Puede tratarse de una tarea difícil para muchos equipos, que pueden avanzar muy rápidamente al principio para luego entrar en un ritmo más lento durante el resto del proyecto. Los equipos Agile deben garantizar un ritmo de trabajo constante a lo largo de todo el proyecto. - Una atención continua a la excelencia técnica y al buen diseño mejora la agilidad.
El método Agile no es un enfoque universal de la gestión de proyectos. Cada proyecto nuevo ofrece la oportunidad de innovar y crear algo distinto sin volver a repetir las mismas ideas. - La simplicidad, es decir, el arte de minimizar la cantidad de trabajo inútil, es esencial.
Los equipos Agile no se complican mucho la vida. Más bien, cumplen con los requisitos, hacen bien su trabajo y pasan al siguiente proyecto. - Las mejores arquitecturas, requisitos y diseños surgen de equipos autoorganizados.
Los mejores equipos son los que cuentan con un líder que no tiene miedo de que brillen. La microgestión rara vez hace que un equipo sea mejor o más productivo, y los equipos Agile son excelentes ejemplos de lo contrario. - A intervalos regulares, el equipo reflexiona sobre la manera de aumentar su efectividad y, después, modifica su comportamiento según las conclusiones a las que hayan llegado.
La mejora continua es el pilar del método Agile, y las revisiones periódicas del rendimiento del equipo en su conjunto pueden ayudar a romper hábitos inútiles y gestionar mejor los proyectos.
Metodologías Agile comunes (las subcategorías)
La metodología Agile incluye una variedad de subcategorías bajo su paraguas. Cada marco ofrece un enfoque ligeramente diferente para la gestión de proyectos mientras mantiene los valores y principios fundamentales de Agile.
Aquí hay algunas de las metodologías Agile más ampliamente utilizadas:
Scrum
Los equipos de Scrum dividen su trabajo en períodos de una a cuatro semanas llamados sprints. Después de cada sprint, los equipos realizan retrospectivas para reflexionar sobre su trabajo, discutir lo que salió bien y señalar áreas de mejora. Esto asegura que los equipos se mantengan sincronizados y hagan un progreso constante.
Kanban
Kanban es un enfoque Agile que utiliza tableros visuales y tarjetas para gestionar el flujo de trabajo. Ayuda a los equipos a mantenerse organizados y eficientes al proporcionar una visión clara de las tareas. Una característica clave de Kanban es limitar la cantidad de tareas en progreso a la vez, lo que ayuda a los equipos a centrarse en completar el trabajo y mejorar continuamente sus procesos. El software de gestión de proyectos como Wrike incluye tableros Kanban, lo que facilita el seguimiento del progreso, la adaptación a los cambios y la colaboración efectiva en un flujo de trabajo Agile.
Programación extrema (XP)
La programación extrema (XP) mejora la calidad del software mediante prácticas como la programación en parejas, el desarrollo dirigido por pruebas (TDD), y las liberaciones frecuentes. Como parte del desarrollo de software Agile, prioriza la retroalimentación del cliente y la flexibilidad para adaptarse a los cambios en los requisitos.
Crystal
Crystal es una metodología Agile que adapta sus prácticas según el tamaño y la complejidad del proyecto. Promueve la comunicación y colaboración frecuentes para que los métodos se ajusten a las necesidades específicas del proyecto y apoyen un trabajo en equipo y ejecución efectivos.
Lean
Los principios Lean Agile se centran en maximizar el valor eliminando el desperdicio y mejorando la eficiencia. Este marco enfatiza la entrega de valor rápidamente y la refinación continua de procesos para incrementar la productividad y reducir los retrasos.
SAFe (Scaled Agile Framework)
SAFe es un enfoque integral diseñado para aplicar principios Agile en grandes organizaciones. Los principios del Scaled Agile Framework adaptan las prácticas Lean para gestionar proyectos complejos y coordinar múltiples equipos de manera efectiva. En general, los principios Lean Agile de SAFe ayudan a las organizaciones a entregar valor de manera constante y adaptarse a requisitos en evolución.
¿Qué tipo de proyectos pueden gestionarse con Agile?
Aunque originalmente fue diseñado para procesos y proyectos de desarrollo de software, la metodología Agile se ha adaptado desde entonces para muchos proyectos diferentes en una variedad de industrias. Su flexibilidad inherente permite a los equipos ajustar sus objetivos sin comprometer el éxito del proyecto.
Agile es ideal para los equipos que prosperan con el progreso rápido y requieren estructuras y plazos menos rígidos. Si tu proyecto se beneficiera de una comunicación constante y un enfoque más adaptable, las prácticas Agile podrían ser la opción perfecta. Aquí hay varios tipos de proyectos y equipos donde los valores de la metodología Agile se pueden aplicar fácilmente:
- Desarrollo de productos: Agile se usa frecuentemente en el desarrollo de productos para permitir que los equipos iteren rápidamente en diseño y funcionalidad basados en la retroalimentación del usuario.
- Gestión de productos: En la gestión de productos, Agile ayuda a los equipos a responder rápidamente a los cambios del mercado y a las necesidades del cliente, asegurando que los productos se mantengan relevantes y competitivos.
- Campañas de marketing: Agile puede optimizar los esfuerzos de marketing al permitir que los equipos ajusten rápidamente estrategias basadas en el rendimiento de la campaña y las tendencias del mercado.
- Planificación de eventos: Para la planificación de eventos, Agile permite que los equipos se adapten a cambios e imprevistos de manera eficiente, de modo que todos los aspectos del evento se ejecuten sin problemas.
- Investigación y desarrollo: En proyectos de I+D, Agile respalda la experimentación iterativa y la retroalimentación, permitiendo a los equipos explorar nuevas ideas y ajustar sus enfoques basados en los hallazgos y objetivos en evolución.
Cómo introducir los valores y principios Agile en tus proyectos
Es posible que estés listo para probar la gestión de proyectos Agile, pero tal vez tengas dudas de cómo aplicar las directrices del manifiesto.
No hay una única manera de aplicar los valores y principios Agile a tus proyectos. El manifiesto Agile es una guía intuitiva de la que tus equipos deben apropiarse. Siempre que te ciñas a las ideas centrales de Agile, puedes adaptarlo a las necesidades de tu proyecto.
Una forma de garantizar el éxito de un proyecto es utilizar un software de gestión de proyectos compatible con los principios Agile. Una herramienta de gestión del trabajo colaborativo como Wrike puede ayudar a tu equipo Agile a desarrollar con eficacia sus proyectos mediante funciones como:
- una fuente única de información para informes, modificaciones y comentarios sin papeleo innecesario.
- @menciones e integraciones de aplicaciones, que permiten centralizar la comunicación para una actualización rápida y homogénea de las informaciones.
- formularios de solicitud y de admisión personalizables, para que el trabajo se pueda priorizar claramente y puedas aprovechar al máximo cada sprint.
- plantillas listas para usar para tu equipo, aplicables al trabajo en equipo Agile, la planificación de sprints, los proyectos Kanban y mucho más.
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