Como fundador y director general de Wrike he tenido la ocasión de escuchar muchas historias de guerra de clientes, inversores y mentores sobre proyectos. Y eso ha sido la fuerza impulsora de esta serie de 5 partes sobre los errores comunes en la gestión de proyectos.
Las anteriores partes son: parte 1, parte 2, parte 3 y parte 4.
Error n.º 5: mala comunicación dentro de tu equipo y con las partes interesadas
El último error común, pero no menos importante, que cometen los gestores de proyectos al gestionar varios proyectos es la comunicación ineficaz. La mala comunicación dentro de un equipo provoca malentendidos y, en consecuencia, errores en el trabajo de proyectos.
Si tu proyecto carece de comunicación con los clientes, como resultado, tanto tu cliente como tú acabareis con dos visiones diferentes del proyecto. Los problemas de comunicación causarán pérdidas de tiempo y dinero, además del aumento de tu estrés.
Estrategia ganadora n.º 5: mejora las comunicaciones del proyecto
Puedes hacer posible una comprensión común de tus proyectos analizando y abordando las limitaciones de la comunicación. Recuerda que cuando tu equipo y tus clientes o partes interesadas están separados físicamente, existe la necesidad de hacer un esfuerzo extra en la parte de la comunicación. Haz uso de tus herramientas de comunicación. Escucha a tus clientes, partes interesadas y miembros de tu equipo.
Tus clientes y partes interesadas determinan básicamente el éxito del proyecto, pero, a menudo, ellos tampoco se encuentran en la misma oficina y no pueden colaborar cara a cara. Aun así, tienes que involucrar a tus clientes y partes interesadas en el trabajo del proyecto. Haz que el flujo de trabajo y la información del proyecto sean transparentes para ellos. Presta atención a sus comentarios. Esto evitará tener que rehacer cosas y te permitirá satisfacer las expectativas del cliente.
La comunicación con tu equipo lo es todo. Supervisar el progreso, recibir con antelación advertencias de peligro, fomentar la cooperación, motivar mediante la implicación del equipo: todo ello depende de la comunicación. Intenta integrar las comunicaciones de tu proyecto en tu proceso de planificación para hacer que mantengan sus programas actualizados de manera más fácil. En este punto puedes volver a la estrategia ganadora n.º 4: encuentra la tecnología correcta que te ayudará a fusionar las comunicaciones con la planificación del proyecto y hará que el trabajo del proyecto sea transparente para tus clientes.
Ahora que ya has descubierto las 5 estrategias ganadoras para la gestión de varios proyectos y has averiguado cómo evitar los 5 errores más comunes, vamos a hacer un resumen de los conocimientos.
Lecciones aprendidas:
- No microgestionar o hacer todo uno mismo. Delega en los miembros de tu equipo, pero no olvides coordinar sus acciones. Busca el equilibrio perfecto entre las dos.
- No dejar que tus planes se queden en la estantería acumulando polvo. Guarda toda la información del proyecto en un solo lugar y mantén actualizados los programas del proyecto.
- No permitir que todos tus planes de proyectos estén desconectados. Crea un plan maestro para todos tus proyectos.
- No tolerar que el trabajo de gestión de proyectos se convierta en un trabajo de secretaría. Haz uso de la tecnología y asegúrate de que encuentras la herramienta perfecta que llevará a cabo por ti las operaciones rutinarias.
- No descuidar los fallos en la comunicación con tus clientes y dentro de tu equipo. Integra tus comunicaciones con la planificación del proyecto para garantizar que los planes de tu proyecto estén al día.
La gestión de varios proyectos puede acabar con éxito si se aborda correctamente. Ya dispones de 5 estrategias ganadoras excelentes para llegar a ser un gran gestor de proyectos capaz de gestionar con facilidad varios proyectos al mismo tiempo. Trata de no perderte ninguno de estos consejos si no quieres poner en riesgo el éxito de la gestión de tus proyectos.
También me gustaría animarte a compartir conmigo y con los lectores de este blog tus experiencias e historias de guerra sobre la gestión de proyectos. Así, la próxima vez podré ofrecer consejos aún mejores para llegar a ser un gestor de proyectos superproductivo.
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