Esta es la cuarta parte (4 de 5) de una serie llamada Los 5 errores más comunes al gestionar varios proyectos. Consulta estos enlaces para acceder a las partes primera, segunda y tercera de esta serie.
Error n.º 4: copiar información de acá para allá
¿Te encuentras con frecuencia corriendo de reunión en reunión, haciendo llamadas telefónicas y enviando decenas de correos electrónicos para pedir actualizaciones de estado o recordar los plazos de entrega a punto de vencer?
Como gestor de proyectos, tus tareas de secretaría en relación con los proyectos pueden resultar abrumadoras e, incluso, robóticas. Cabe pensar que lo esencial de tu rol como gestor de proyectos es solo recabar información y actualizar los planes, puesto que la mayor parte de tus horas de trabajo se emplean en recopilar datos y actualizar programas de proyectos.
Pero no te olvides de que, además, necesitas tiempo para dirigir a los miembros de tu equipo. Y no solo para dirigirlos, sino también para motivarlos. El problema es: ¿quién tiene tiempo para eso?
Estrategia ganadora n.º 4: uso de la tecnología correcta
En lugar de hacer un esfuerzo ímprobo para terminar todas las tareas menores, la mejor estrategia sería utilizar el software y la tecnología adecuados para ayudarte con la avalancha de información que has de procesar.
Integra tus datos
Si empiezas un proyecto y, a continuación, aceptas varios más, necesitarás contar con una herramienta fiable que te sirva para sincronizar los datos. Busca una herramienta que te permita gestionar toda una cartera de proyectos sin sobrecargarte con tareas menores e innecesarias (todos esos quehaceres rutinarios de poco valor que, normalmente, no hacen avanzar el proyecto). Las herramientas deberían hacerte la vida más fácil, no darte más trabajo.
Integra los programas de proyecto
Al elegir una herramienta de gestión de proyectos, asegúrate de que realmente integre los programas de proyecto y de que los programas sean fáciles de actualizar. Muchas de las herramientas tradicionales dificultan la revisión del plan de proyecto inicial. Y no elijas un software de gestión de proyectos que te obligue a crear un espacio de trabajo independiente para cada proyecto. Recuerda que separar los datos y los programas de los proyectos es el error común n.º 3.
Mantén la flexibilidad
Elige una aplicación flexible que te permita actualizar los planes con facilidad. Algunas aplicaciones basadas en la web (Wrike es una de ellas) permiten a los miembros de equipo actualizar las tareas que se les asignan directamente en el plan. Esto te ahorra mucho tiempo, dado que tienes que recopilar todas las actualizaciones y aplicarlas manualmente en los programas. Dichas herramientas también te ayudan a mejorar la capacidad de delegar siguiendo la estrategia ganadora n.º 1.
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