Tu equipo es productivo, eficiente y colaborativo. Entrega sistemáticamente trabajo del que te sientes orgulloso. Pero la realidad es que no importa cuán sobrehumano pueda parecer tu equipo, su excelencia todavía es limitada.
El día tiene un número determinado de horas e, inevitablemente, habrá momentos en que no podrá dar abasto con todo. Tendrás que elegir en qué debe centrarse primero tu equipo, en función del ancho de banda y los recursos que tenga disponibles.
¿Te preguntas si hay un nombre formal para esto? Lo hay. Se llama planificación estratégica de la capacidad.
¿Qué es la planificación estratégica de la capacidad?
En la gestión de proyectos, la capacidad es la cantidad máxima que puede producir o lograr tu equipo dentro de una agenda de trabajo normal utilizando una cantidad fija de recursos.
Por tanto, la planificación de la capacidad es el proceso de mover las fichas para aprovechar al máximo los recursos disponibles (que pueden incluir desde el tiempo del equipo hasta el equipo físico necesario).
Cómo hacer una planificación de la capacidad a largo plazo: tres consejos que hay que tener en cuenta
¿Parece un rompecabezas? Puede serlo. La planificación de la capacidad, especialmente la planificación de la capacidad a largo plazo, puede implicar dosis de ensayo y error para descubrir la mejor manera de optimizar tus recursos.
Si te preguntas cómo planificar la capacidad, a continuación te damos tres consejos que debes tener en cuenta a medida que abordas este proceso con tu propio equipo.
1. Usa una estructura desglosada de trabajo
Una estructura desglosada de trabajo (EDT) implica dividir un proyecto grande en partes más pequeñas y más manejables utilizando una estructura de un árbol jerárquico.
Esto te ayuda a ver el trabajo que pueden hacer simultáneamente los diferentes miembros del equipo. También te permitirá optimizar tus flujos de trabajo y aprovechar al máximo el tiempo que tiene disponible tu equipo. Esto significa que una persona no está de brazos cruzados esperando que le pasen el proyecto; puede trabajar en otra cosa al mismo tiempo.
Como explica Software Advice, otro beneficio de usar una EDT es que puedes «identificar las dependencias internas y externas, así como los riesgos de alto nivel que podrían afectar a los requisitos de recursos».
Anticiparse a esos riesgos de manera proactiva se traduce en que puedes (¡esperemos!) prevenir cualquier complicación que pueda surgir en relación con los recursos.
2. Encuentra tu ruta crítica
Cuando buscas estrategias de planificación de la capacidad, es de esperar que también veas alguna mención al método de ruta crítica (CPM, por sus siglas en inglés). Implica identificar tu cadena más larga de actividades dependientes dentro de un proyecto. Si hay retrasos en esa ruta, sabes que el proyecto en sí se retrasará y se pondrá en riesgo el cumplimiento del plazo.
¿Por qué es importante esto cuando se trata de la planificación de la capacidad? «Comprender tu ruta crítica ayuda a hacer visibles las dependencias, reducir la duración del proyecto (al comprimir las actividades de la ruta crítica) y permitir un análisis rápido del impacto de incumplir un hito clave», señala Firm of the Future.
Con eso en mente, probablemente desees asegurarte de que primero se asignen los recursos a tu ruta crítica, porque los problemas implican problemas para todo el proyecto.
3. Obtén la ayuda del software de planificación de la capacidad
La planificación exitosa de la capacidad puede parecer compleja, pero ampararse en la tecnología puede eliminar muchas complicaciones del proceso.
En lugar de planificar toda tu capacidad de forma manual, confía en el software de gestión de proyectos que incluye una herramienta de planificación de la capacidad, para que asignes fácilmente tus recursos, sin tanto esfuerzo y trabajo.
Elección entre herramientas de planificación de la capacidad: tres funciones que debes buscar
El software puede ser de gran ayuda. Pero, ¿qué debes buscar al evaluar las herramientas adecuadas de planificación de la capacidad para tu equipo u organización?
Puede variar dependiendo de las necesidades únicas de tu equipo. Sin embargo, recomendamos buscar una solución que, como mínimo, ofrezca estas tres cosas.
1. Disponibilidad intuitiva de los miembros del equipo
Es probable que el tiempo sea el recurso más limitado de tu equipo. Para planificar con éxito las limitaciones de tu equipo, necesitas tener una comprensión clara de quién está trabajando en cada cosa.
Busca una herramienta que facilite conocer la carga de trabajo y la disponibilidad de cada miembro del equipo, para saber cuánto trabajo pueden realizar de manera realista en un momento dado.
Por ejemplo, la nueva vista de carga de trabajo de Wrike Resource te permite ver quién está haciendo qué, así como quién tiene ya exceso de capacidad.
2. Horas de trabajo independientes
Tal vez planeaste cinco días completos de trabajo para un proyecto, pero al final no le lleva tanto tiempo a tu equipo (porque realmente es sobrehumano).
Tuviste en cuenta el tiempo, pero no necesariamente su gran esfuerzo. Ahora ese tiempo extra se puede traducir en la pérdida de recursos, ineficiencias y confusión si el equipo no sabe en qué trabajar.
Tu herramienta de planificación de la capacidad debería permitirte indicar y distribuir las horas o minutos de la tarea de forma independiente a la duración total de la tarea (sí, Wrike Resource también lo hace). De esa manera, no hay duda sobre en qué se debe trabajar o cuándo.
3. Programa flexible
Probablemente no aciertes a la primera con la planificación de la capacidad. Continuarás aprendiendo a medida que evolucione el proyecto y hagas los ajustes necesarios.
Eso significa que necesitas una herramienta de planificación de la capacidad que ofrezca cierta flexibilidad para adaptarse a esos cambios inevitables (sin tener que comenzar de nuevo). Wrike Resource tiene una interfaz de arrastrar y soltar para que puedas volver a establecer las prioridades de los proyectos de manera eficiente y aprovechar al máximo tus recursos.
Introducción a la planificación ágil de la capacidad: los fundamentos
A medida que te sumerges en la planificación de la capacidad, hay otro término con el que te puedes encontrar: planificación ágil de la capacidad.
Este tipo de planificación de la capacidad es similar a lo que hemos hablado anteriormente, pero para un equipo ágil. Un equipo ágil es un grupo de personas que se asigna a un proyecto casi a tiempo completo. Se centra principalmente en ese proyecto únicamente durante un período de tiempo determinado (llamado sprint), con el objetivo de ofrecer valor aún más rápido.
Como puedes imaginar, esto hace que la planificación de la capacidad sea una prioridad apremiante, porque los equipos ágiles deben aprovechar al máximo todos sus recursos para lograr un sprint exitoso.
En la planificación ágil de la capacidad intervienen muchos factores, muchos más de los que podríamos abarcar en esta breve sección. Sin embargo, se pueden reducir a esta ecuación básica: el número de miembros del equipo multiplicado por el número de días del sprint multiplicado por el número de horas productivas de un día.
La planificación estratégica de la capacidad es la receta no tan secreta para optimizar los recursos de tu equipo
Incluso los equipos más eficientes y efectivos se enfrentarán a limitaciones de recursos que provocan que les resulte difícil hacer su trabajo lo mejor posible.
Ahí es exactamente donde entra en juego la planificación de la capacidad. Requiere que tomes decisiones estratégicas y utilices eficientemente los recursos que tu equipo tiene a su disposición.
En resumen, es una forma segura de trabajar de manera más inteligente, pero no necesariamente más difícil.
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