En un mundo ideal, cada proyecto que supervisas saldría según lo previsto. Pero cualquier gestor de proyectos te dirá rápidamente que ese no es el caso. Cada proyecto conlleva mucho riesgo e incertidumbre, particularmente en la industria de la construcción.
Por eso es tan importante un sistema eficiente de ejecución de proyectos. Cuando los proyectos de construcción involucran a propietarios, diseñadores y contratistas, la finalidad del sistema de ejecución de proyectos es describir «cómo se organizan los participantes para interactuar, transformando las metas y los objetivos del proyecto del propietario en un proyecto terminado», explica un artículo para ProjectConnections.
En pocas palabras, el sistema los mantiene a todos por el buen camino. Pero, incluso teniendo uno, pueden surgir sorpresas. Es en esas circunstancias en las que el gestor de ejecución de proyectos tiene que intervenir y corregir el rumbo.
Por tanto, profundicemos en las responsabilidades clave de esta función, los riesgos típicos de los proyectos que tendrá que mitigar y las formas de enfrentarse a esos obstáculos habituales.
¿Cuál es el papel de un gestor de ejecución de proyectos en la construcción?
La palabra clave de este cargo es «ejecución». Las personas que ocupan estos puestos se centran mucho en la finalización de los proyectos. Planifican, controlan y optimizan el proceso de ejecución de los proyectos para garantizar un resultado de alta calidad, es decir, un proyecto que cumpla las expectativas y se complete en el plazo fijado y respetando el presupuesto.
Como describe esta descripción del cargo, algunas de las responsabilidades principales de los gestores de ejecución de proyectos pueden incluir:
- crear estándares de desarrollo
- contratar miembros del equipo capacitados para un proyecto
- realizar análisis de datos para garantizar que el proyecto se desarrolle según lo previsto
- forjar una relación duradera con los clientes
Para las empresas que utilizan una metodología de ejecución de proyectos más oficial (por ejemplo, Design-Bid-Build o Construction Manager at Risk), el gestor de ejecución de proyectos es responsable de supervisar y gestionar esos métodos de ejecución.
¿Qué riesgos comunes se asocian a la ejecución de proyectos en construcción?
Cada proyecto conlleva sus riesgos, pero estos pueden parecer especialmente amenazantes para los proyectos de construcción. Esto se debe a que todos los gestores de proyectos siempre tienen muy presentes las consideraciones sobre seguridad. La Oficina de Estadísticas Laborales de EE. UU. califica la construcción como la industria de más riesgo en términos de lesiones laborales mortales.
La seguridad es sin duda primordial, pero existen otros riesgos comunes a los que se enfrentan los gestores de ejecución de proyectos. Aunque puede que no sean tan amenazantes como el bienestar de los trabajadores, pueden causar estragos en los proyectos de construcción si no se mitigan con éxito.
Riesgo n.º 1: escasez de mano de obra
Es una lucha con la que muchos gestores de proyectos están familiarizados: no hay suficientes manos disponibles para realizar el trabajo.
La escasez de recursos humanos es especialmente frecuente en la industria de la construcción. Una encuesta de Associated General Contractors of America (AGC) concluyó que el 80 % de los contratistas dice tener problemas para encontrar trabajadores cualificados. Y, en abril de 2019, la Oficina de Estadísticas Laborales de EE. UU. informó de que había la enorme cantidad de 404 000 puestos de construcción vacantes disponibles.
Por desgracia, una dotación de personal inadecuada puede hacer que se desplomen rápidamente los proyectos. Según la encuesta Pulse of the Profession 2018 del Project Management Institute, el 21 % de los proyectos fracasa debido a los recursos gravados.
Los gestores de proyectos de la industria de la construcción deben vigilar de cerca a los empleados y las cargas de trabajo para garantizar que los proyectos se puedan completar según lo programado.
Cómo reducir este riesgo
Una buena dotación de personal comienza en la fase de planificación y una plataforma de gestión de proyectos ayudará a los gestores de proyectos a obtener una visibilidad clara de las cargas de trabajo y la programación de los miembros del equipo para la correspondiente asignación de tareas.
Wrike Resource es excelente para eso. Con trabajo de la tarea, los gestores de proyectos pueden determinar cuánto tiempo se necesita para completar una tarea (lo cual resulta útil para tareas que pueden durar unos días, pero que solo requieren unas pocas horas de trabajo). También pueden usar gráficos de carga de trabajo para tener una idea completa de la disponibilidad del equipo.
¿Cuál es el resultado? Un plan de proyecto que tiene en cuenta el ancho de banda real de tu equipo de construcción, en lugar de un plan demasiado optimista basado en tus mejores cálculos.
Riesgo n.º 2: retrasos en el plazo
La escasez de mano de obra puede desencadenar un efecto bola de nieve de otros riesgos del proyecto de construcción, incluido el incumplimiento de plazos. Esa misma encuesta de AGC concluyó que el 44 % de los encuestados dice que los proyectos han requerido más tiempo del previsto.
Muchos otros datos lo respaldan. McKinsey afirma que los retrasos en los plazos son la norma en la industria de la construcción, donde los proyectos grandes tardan en finalizarse un 20 % más de lo programado.
Esto presenta un obstáculo importante y un punto de estrés para los gestores de ejecución de proyectos, cuyo enfoque principal es, bueno, entregar el proyecto terminado como estaba previsto.
Cómo reducir este riesgo
Esta es otra área en la que una herramienta de gestión de proyectos puede contribuir notablemente al proceso, especialmente si incluye una función para crear diagramas de Gantt.
Un diagrama de Gantt muestra una comparativa de las tareas relacionadas con el proyecto y el tiempo. Es un gráfico increíblemente útil para comprender y hacer un seguimiento de la cronología del proyecto, así como para apreciar su flujo general.
Wrike ofrece una función de diagrama de Gantt que te ayuda a trazar la cronología de tu proyecto y supervisar el progreso. Usar esta herramienta es mucho mejor que usar métodos manuales (como hojas de cálculo) porque las actualizaciones se realizarán automáticamente. Si una determinada tarea se ejecuta fuera de plazo o si necesitas cambiar el orden de algunas fases del proyecto, tus cronologías e incluso las dependencias de las tareas cambiarán automáticamente, sin ningún esfuerzo adicional por tu parte.
Riesgo n.º 3: incumplimientos presupuestarios
No es de extrañar que cuando los proyectos se ejecutan fuera de plazo, también terminen costando más. Requieren más horas de trabajo y más recursos, lo que significa que pasarse del presupuesto es inevitable.
Como pone de manifiesto la encuesta de AGC, un 43 % de los encuestados dice que los costes de los proyectos de construcción han sido más altos de lo previsto. McKinsey también concluyó que hasta un 80 % de los proyectos grandes de construcción termina pasándose del presupuesto. ¿¿Perdón??
Cómo reducir este riesgo
Por desgracia, no hay forma de eliminar totalmente los incumplimientos presupuestarios (oye, las cosas pasan). Sin embargo, las herramientas de gestión de proyectos como Wrike ofrecen funciones que pueden ayudar incluso a evitar que surjan problemas presupuestarios.
Por ejemplo, poder definir las expectativas de carga de trabajo, planificar recursos e identificar posibles obstáculos brinda a los gestores de proyectos una apreciación más realista de lo que comportan sus proyectos de construcción para que puedan asignar el presupuesto en consecuencia.
Riesgo n.º 4: procesos y documentación obsoletos
Con todos los riesgos potenciales de los proyectos en la industria de la construcción, cabría pensar que este sector estaría a la vanguardia en términos de uso de tecnología para salvar esos escollos. Pero este sector ha sido sorprendentemente lento en la adopción de innovaciones.
«La planificación de los proyectos, por ejemplo, sigue estando descoordinada entre la oficina y la obra y, a menudo, se realiza en papel», explica una investigación de McKinsey.
Lamentablemente, seguir estos procesos anticuados y sumamente manuales expone a los gestores de ejecución de proyectos a muchos más riesgos que podrían haberse evitado con la tecnología.
Cómo reducir este riesgo
La buena noticia es que el 29 % de los contratistas ya está invirtiendo en tecnología para automatizar procesos.
Implantar una solución de gestión de proyectos ofrece muchos beneficios a los gestores de ejecución de proyectos de construcción, entre los que cabe destacar la elaboración de plantillas del plan de proyecto, la simplificación de tareas repetitivas, la mejora de la calidad de las cronologías y la garantía de informes más detallados y adecuados.
¿Cuál es la clave para mitigar los riesgos en la industria de la construcción y mejorar tu sistema de ejecución de proyectos? Una herramienta de gestión de proyectos
Desde los riesgos de seguridad hasta los incumplimientos de presupuesto y programa, los gestores de ejecución de proyectos de construcción tienen la responsabilidad de planificar (y, con suerte, evitar) una serie de riesgos potenciales.
Esa tarea es desalentadora, pero se vuelve mucho más fácil cuando se dispone de la tecnología adecuada. Una plataforma de gestión de proyectos te ofrecerá una mayor visibilidad de las cargas de trabajo, cronologías, recursos y presupuestos, para que puedas centrarte en lo que más importa: la ejecución satisfactoria de tu proyecto de construcción.
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