Lo único constante en la vida es el cambio, según un dicho antiguo. Entonces, ¿por qué los cambios suponen toda una lucha para las empresas en crecimiento?
La implementación o la adopción de una nueva herramienta, sea Wrike o cualquier otra plataforma, es algo que los equipos de todo el mundo afrontan con temor. ¿Cuándo tiempo se tarda en aprender? ¿Qué pasa si no funciona? ¿Es realmente necesaria?
Por eso, establecer una estrategia de gestión de cambios corporativos resulta esencial para recoger los frutos de la nueva solución adoptada.
¿Qué es la gestión de cambios?
La gestión de cambios se refiere al modo en que los líderes preparan, equipan y apoyan a los empleados para que adopten con éxito los cambios de manera que impulsen los objetivos comerciales deseados.
El proceso de gestión de cambios es la “secuencia de pasos o actividades que sigue un equipo de gestión de cambios o un líder de proyecto para dirigir las transiciones individuales y garantizar que el proyecto cumpla con los resultados planeados”, según la firma Prosci de gestión de cambios profesionales.
Desgraciadamente, la gestión de cambios es más fácil en la teoría que en la práctica.
En su libro Quiet Leadership (2007), David Rock revela que la falta de éxito en la gestión de cambios se debe al modo en que la gente piensa y reacciona.
"Exigir a las personas que cambien y decirles después cómo hacerlo genera chispas", escribió. “Cuanto más tratas de convencer a los demás de que estás haciendo lo correcto y de que ellos son los que están equivocados, más reacios serán. El cerebro tratará de defenderse de las amenazas".
Anticiparse a las necesidades y preocupaciones de tu equipo antes de que se produzca el cambio permite que la transición sea más suave. Hemos identificado las reacciones y personalidades más comunes que te encontrarás al cambiar a Wrike o a otro sistema gestión de trabajo y si sigues leyendo, encontrarás algunas de las prácticas recomendadas comprobadas para aprovechar las fortalezas de cada tipo de personalidad y gestionar con éxito el cambio en tu equipo.
1. El Escéptico
El Escéptico es un maestro Jedi preguntando “¿por qué?”. Manejan magistralmente el arte de la pregunta, cortando cualquier tipo de proposición o decisión para comprender su propósito. Esta persona aniquila rápidamente las pérdidas de tiempo y de recursos. También pueden ofrecer claridad a las acciones y proyectos.
Pero un escéptico sin rumbo y sin un motivo o una actitud adecuada puede ser un amargado pesimista. Armados de suposiciones obsoletas o evidencias irrelevantes, los escépticos derriban rápidamente las nuevas herramientas, ideas o métodos antes de ser examinados. Esta negatividad puede infectar a tu equipo impidiéndole expresar sus diferentes pensamientos o sus nuevas ideas por miedo.
Señales de que hay un Escéptico en tu equipo
- Te dicen que todo está bien como está, incluso cuando las cosas no están funcionando eficazmente.
- Adoptan suposiciones y crean opiniones sobre las cosas antes de probarlas.
- Están satisfechos con el nivel actual de rendimiento y dudan de si el equipo es capaz de producir mejores resultados.
Pasos en la gestión de cambios para escépticos
Dado que el escéptico no es fácil de convencer, sus apoyos o la falta de los mismos ejercen una influencia sobre el equipo. Corta de raíz cualquier punto de vista negativo antes de que lo difunda.
Primero, imagínate e intenta entender la posición del escéptico. Quizá una experiencia pasada con otra herramienta de gestión de proyectos le ha amargado y desmotivado lo suficiente como para querer probar esta nueva. Pídele su opinión sobre Wrike o sobre otro software nuevo que quieras implementar. Dile que evalúe cuidadosamente la herramienta antes de que se forme una opinión definitiva. Involúcralo desde el principio.
Por ejemplo, inclúyelo en los procesos de toma de decisión sobre cómo se debería hacer y mantener el trabajo en Wrike, de manera que sientan que sus ideas son valoradas y se ponen en funcionamiento. Si fuera posible, dales pronto algún tipo de responsabilidad, como que se aseguren de que todo el equipo completa la formación.
Los escépticos necesitan “dejarse la piel” un poco. Cuando más comprometidos se sientan, más se reservarán sus opiniones. Si eres capaz de conseguir esto, verás que pronto empieza a suceder algo curioso: el escéptico se convertirá en un ferviente defensor de Wrike o de la herramienta que hayas elegido.
2. El Currante entusiasta
Así por encima, parece que el Currante entusiasta solo necesita un poco, o nada, de guía. Responden con entusiasmo ante el valor de cualquier herramienta nueva de inmediato, y están continuamente pidiendo las nuevas actualizaciones y presionando para que todo se cambien al nuevo sistema lo antes posible.
El problema, no obstante, es que acaban presionando un poco "demasiado". Hay una diferencia entre ser entusiasta y ser impulsivo. Ponerte a hacer muchos cambios antes de entender completamente cómo es el funcionamiento o cómo impactará sobre el resto puede provocar más daños que beneficios a la larga. Como dice el viejo proverbio: "Tienes que andar antes de correr".
Señales de que hay un Currante entusiasta en tu equipo
- Trasladan los proyectos a Wrike o a otra nueva plataforma sin haber tratado antes cuáles son las mejores formas de organizarlos.
- Pasan por alto la formación o se saltan partes, perdiendo así detalles clave.
- Acaban duplicando el trabajo y no consultan al equipo.
Principios de la gestión de cambios para currantes entusiastas
Con la formación correcta, el currante entusiasta puede ser tu gran aliado. Utiliza su emoción para conseguir que el resto del equipo se entusiasme con la adopción de la herramienta y que se haga posible. Tendrás que implicarlos al inicio al igual que a los escépticos.
Siéntate con ellos y esclarece los pasos que os guiarán hacia el éxito para que sepan exactamente cómo funcionará el proceso de introducción a Wrike de forma eficiente. Revisar los objetivos y la estrategia general les permitirá ver cómo encaja cada pieza en el conjunto.
El mayor desafío es dominar su entusiasmo cuando se cruza con la impulsividad, pero sin aplastarlo por completo. Requiere mano izquierda y mucha paciencia.
Haz hincapié en la necesidad de entender primero lo básico del software antes de sumergirse en las funciones más avanzadas. Implementa y haz que se cumpla un sistema de intercambio de comentarios antes de que se produzcan los grandes cambios, especialmente al principio.
Intenta no desmoralizarles en caso de que cometan fallos. En su lugar, recuérdales cómo encaja su trabajo dentro de todo el equipo y anímales a tomárselo con calma. Una vez que el currante entusiasta comprende cómo pueden afectar sus acciones a los demás y obtiene una visión general, alineará sus esfuerzos para dar apoyo a los objetivos de la empresa.
3. El Espíritu libre
Para algunas personas, utilizar un sistema de gestión de proyectos es algo natural. Han nacido siendo opersonas organizadas que viven en la comodidad y la seguridad de tener todo documentado, planeado y programado. Ese no es el caso de los Espíritus libres.
Su perspectiva de la vida tiene un toque de improvisación y prefieren la flexibilidad y afrontar las cosas según llegan. Se irritan al enfrentarse a muchos procesos. Se sienten más cómodos con un chat rápido que con una extensa documentación. Mientras que su capacidad de adaptación a todo lo que pueda venir resulta ser una fortaleza más que bienvenida, su aversión a las estructuras a menudo puede causar lagunas de visibilidad entre los miembros del equipo y rupturas de comunicación.
Señales de que hay un Espíritu libre en tu equipo
- Continuamente preguntan si es realmente necesario documentar cada parte de su trabajo.
- Vacilan sobre si seguir o no los procesos descritos.
- No tienen un método (o al menos, no uno claro) que repetir al realizar tareas repetitivas.
Metodología de gestión de cambios para espíritus libres
Aunque los espíritus libres no siempre siguen las convenciones, su flexibilidad y serenidad al borde del caos son unos valores importantes que puedes aprovechar en el proceso de transición a Wrike.
Para que los espíritus libres suban a bordo, dales algo de autonomía con la herramienta para que sientan cierta libertad. Esto no significa que les tengas que dar acceso a todo, sino un pequeño espacio de respiro al principio que después se irá ampliando a medida que progresan. Mientras que los espíritus libres no se sientan encerrados, normalmente estarán dispuestos a trabajar dentro de tus sugerencias.
Es importante destacarles los puntos problemáticos que se producen cuando no se tiene una estructura. Es posible que en muchas ocasiones no sean nada conscientes de cómo sus acciones pueden retrasar el trabajo o hacerlo más difícil para su equipo.
En vez de hacer que la visibilidad del trabajo parezca una herramienta de microgestión, posiciónalo como una forma de destacar y alabar más el trabajo que hacen. Los espíritus libres pueden convertirse rápidamente en defensores apasionados una vez que aprenden cómo Wrike puede empoderarlos en lugar de restringirlos.
Cuatro personalidades más para tu plan de gestión de cambios
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