¿Te preguntas cómo organizar y gestionar varios proyectos a la vez? Empieza por aplicar las mejores técnicas de gestión de plazos.
La gestión de plazos es un proceso con el que los gestores de proyectos de marketing organizan, priorizan y planifican su carga de trabajo dentro de un tiempo limitado. Completar el contenido de calidad a tiempo para los clientes implica hacer malabares con prioridades contrapuestas, atender solicitudes de última hora y gestionar de manera eficiente los recursos disponibles.
Aprende a hacer todo esto y mucho más con los siguientes consejos y trucos para la gestión de plazos.
¿Cuál es la mejor manera de gestionar varios proyectos y plazos?
La mejor manera de gestionar varios proyectos es aprender a priorizar los plazos que se solapan o se contraponen. Además, estudia más detenidamente cómo asignar recursos a proyectos contrapuestos.
Con Wrike, puedes gestionar varios plazos con el seguimiento de tareas, las notas compartidas del historial del cliente y las vistas del panel de control, que muestran de un vistazo las cronologías de todos los proyectos activos.
Haz un seguimiento de las tareas con bloques codificados por colores que puedes arrastrar y soltar en las cronologías de tus proyectos. Cada tarea debe tener sus propias prioridades y dependencias, que son fáciles de ver en un diagrama de Gantt (una de las mejores herramientas para cumplir los plazos en el lugar de trabajo, por cierto). Haz que los miembros del equipo actualicen cada fase a medida que la completen para activar notificaciones automáticas para las próximas fases.
Comparte las notas del historial del cliente con todo el equipo con una plataforma de gestión del trabajo a la que todos pueden acceder y que todos pueden usar para estar coordinados. Consulta rápidamente los detalles de las llamadas telefónicas y otras comunicaciones para verificar los plazos y tener una idea de la urgencia del cliente.
Ve las cronologías de todos los proyectos activos en un solo panel de control. Busca posibles obstáculos, como tareas superpuestas, empleados sobrecargados o infrautilizados, y retrasos en tareas individuales. Anticípate a estos problemas antes de que ocurran, obteniendo inmediatamente una visión general de todo lo que está sucediendo.
¿Cómo priorizo en qué proyecto trabajar?
Prioriza en qué proyecto trabajar con una evaluación sencilla que determine dos valores clave: urgencia e importancia. Conocida como la matriz de Eisenhower, esta solución sencilla para la priorización tiene cuatro categorías distintas en las que recaen todos los proyectos y tareas.
Considera en cuál de estas áreas encaja cada una de tus tareas y clasifícalas respectivamente:
- Urgente e importante: estos proyectos tienen fechas límite estrictas a corto plazo. A menudo entrañan previsiones de mayores ingresos y ayudan a tu empresa a acercarse al logro de los principales objetivos comerciales.
- Urgente y menos importante: estos proyectos tienen fechas límite estrictas a corto plazo para tareas con un potencial de ingresos menor, como proyectos únicos o servicios con descuento.
- Menos urgente e importante: estos proyectos tienen fechas límite a medio-largo plazo. Es obligatorio que se lleven a cabo, pero ofrecen mucha más flexibilidad y libertad.
- Menos urgente y menos importante: sin una fecha límite clara y sin impacto directo en los resultados finales, los proyectos y las tareas de esta categoría se consideran deseos y no necesidades. Elimínalos cuando sea posible o ponlos en espera hasta que todos los demás elementos de la lista estén completos. Es probable que los únicos proyectos que terminen bajo este encabezado sean actividades internas.
¿Cómo se priorizan varios proyectos con el mismo plazo?
Prioriza varios proyectos con el mismo plazo observando primero qué proyecto genera la mayor cantidad de ingresos. Luego, ten en cuenta qué proyecto tiene más fases o requiere una consideración especial porque las tareas sean más complejas o conlleven más tiempo.
Descubre la mejor manera de gestionar varios proyectos con uno de estos métodos efectivos:
1. Empieza por el final
Trabaja hacia atrás desde la última tarea del proyecto hasta la primera. Empieza desde la fecha de vencimiento y asigna a cada tarea su propia cronología individual para que puedas evaluar adecuadamente cuánto tiempo llevará todo.
2. Usa una herramienta visual
Adopta una herramienta de gestión de proyectos como Wrike, que ofrece codificación por colores, actualizaciones de tareas individuales y paneles de control que te brindan actualizaciones generales en tiempo real.
3. Obtén aprobaciones
Comparte borradores de programas de los proyectos con clientes y miembros clave del equipo dentro de tu herramienta de gestión de proyectos. Los clientes pueden decirte si están de acuerdo con el plan antes de comenzar. Los miembros del equipo pueden ayudar a detectar posibles escollos o evaluar lo realistas que son las solicitudes del cliente para el resto de su carga de trabajo.
4. Añade cronologías de tareas individuales
Incluye cuánto tiempo llevará cada tarea cuando la asignes a los miembros del equipo. Recuerda eliminar cualquier tarea que sea menos urgente y menos importante.
5. Ten un colchón
Supera la falacia de la planificación aprendiendo a calcular el tiempo con más precisión. Usa rangos de estimación del tiempo que añadan de una cuarta parte a cuatro veces el esfuerzo previsto para el proyecto o la tarea. Confía en datos históricos para comparar estimaciones frente a los esfuerzos realizados para proyectos y tareas similares en el pasado.
Domina la gestión de plazos para los equipos de marketing
Ahora ya sabes exactamente cómo hacer malabares con varios plazos, priorizar proyectos utilizando la matriz de Eisenhower y programar proyectos que tengan plazos contrapuestos.
Combina tus nuevos conocimientos sobre gestión de plazos con Wrike. Realiza una prueba gratuita de dos semanas para probar los consejos anteriores y organizar las cronologías de todos tus proyectos, con independencia de lo complejos que puedan ser.
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