Hoy en día, las agencias creativas se sirven de multitud de herramientas que les facilitan la vida. Pero, ¿tu equipo tiene demasiadas? Dispones de una herramienta para compartir contenido en las redes sociales. (Incluso puede que tengas varias herramientas porque la tuya no sea compatible con todas las plataformas). Por otro lado, tienes herramientas para comunicarte con tu equipo, otras para hablar con el resto de la empresa y tal vez otras cuantas para comunicarte con tus clientes. Y ¿qué hay del trabajo real en el proyecto? Volvemos a lo mismo: más herramientas. La tecnología de marketing dispone de más de 7000 herramientas. Este fenómeno se llama invasión de software (o invasión de SaaS, si solo usas aplicaciones en la nube), y te puede costar más de lo que imaginas.
Una empresa con solo 50 empleados utiliza de media 40 aplicaciones SaaS diferentes. Y cuantas más personas tengas en tu organización, mayor será la cifra. Según un estudio de McAfee, las empresas usan de media 1427 servicios distintos en la nube, y el empleado medio usa 36 aplicaciones diferentes en la nube durante su jornada laboral.
¿Cómo influye esto en la productividad? Digamos que tienes un equipo de 50 personas con 40 aplicaciones diferentes. No todos usan las mismas herramientas, por lo que cada proyecto en el que trabajes aparecerá en partes duplicadas en múltiples aplicaciones. Así, a lo largo de la vida de un proyecto, se desperdician innumerables horas buscando información pertinente, copiando y pegando datos en cada aplicación según sea necesario, creando informes manualmente para compartir con el equipo o los clientes, y otras tareas igualmente frustrantes y engorrosas, que cuestan tiempo y dinero. ¿Te estás preguntando cuánto te cuestan estos datos desconectados? SnapLogic calcula que alrededor de 140 000 millones USD.
Un baile de cifras
¿Conoces alguna agencia creativa sin ánimo de lucro? Yo tampoco. Has contratado a los mejores redactores, diseñadores y creativos para crear cosas realmente increíbles. Pero tienes que generar beneficios, y eso significa cobrar a tus clientes como cualquier otra empresa. La cuestión es que si tus gastos aumentan por encima de tus ingresos durante demasiado tiempo, tu agencia deja de existir. Y cada vez que tus empleados tienen que hacer frente a los datos desconectados y a la invasión de software, tus beneficios disminuyen.
Sin embargo, el coste incluye más que solo el precio de las aplicaciones en sí (2884 USD al año por empleado). Revisemos algunas cifras. En EE. UU. el salario medio de un diseñador es de 62 467 USD al año. Si el 15 % de su tiempo lo dedica a encontrar la información correcta, buscar los planes de proyecto, pasar de una aplicación a otra, etc., significa que pierdes 9370 USD al año en una sola persona. Multiplica esa cifra por un equipo de diseño completo y verás cómo aumenta rápidamente.
Puedes basarte en la misma fórmula para averiguar el coste de tu equipo. Toma el salario medio anual de tus empleados y multiplícalo por el 15 % (o 0,15). A continuación, multiplica esa cifra por el número de empleados que tengas. El resultado es tu coste anual de ineficiencia causada por la invasión de software. La verdadera variable en este cálculo es el 15 %. Para algunas agencias, esa cifra es muy superior. De hecho, Scoro calcula que la mayoría de las personas emplea el 60 % o menos de su tiempo de trabajo disponible.
Los gastos no acaban aquí.
Lo que está claro es que si no cumples con los plazos o entregas los proyectos mal ejecutados, tus clientes te abandonarán. Tu equipo tiene que trabajar de manera eficiente, y si no saben dónde están los datos, quién es responsable de qué o el estado de un proyecto sin tener que hacer malabares, es imposible. Resulta frustrante y estresante trabajar de manera ineficiente, no poder encontrar información o retrasarse continuamente en la finalización de las tareas. Si esta situación perdura, corres un serio riesgo de perder a tus empleados.
La gestión del trabajo puede ayudarte
La invasión de software es un problema al que todas las empresas se enfrentan hoy en día, pero existen formas de frenarla. En primer lugar, dejar de gestionar tu proyecto por correo electrónico y hacerlo a través de un sistema de gestión del flujo de trabajo (como Wrike). Así, podrás crear una única fuente de información para cada proyecto que gestione tu agencia.
Necesitamos aproximadamente 16 minutos para volvernos a concentrar en un proyecto en curso después de leer un mensaje de correo electrónico. Al reducir la cantidad de mensajes que recibe tu equipo al día, les ayudarás a centrarse más en el proyecto. Pero más allá de eso, una plataforma de gestión del trabajo centralizada cuenta con otras ventajas:
- Cada uno tiene lo que necesita
El objetivo principal de una plataforma de gestión del trabajo es la colaboración. Pero no todo el mundo trabaja del mismo modo. Y así como cada empleado tiene su propia forma de trabajar, cada cliente es diferente. Tu equipo tal vez utilice el método Agile, mientras que algunos de tus clientes pueden estar usando la metodología de la cascada, y otros el método Kanban. Tu solución de gestión del flujo de trabajo debe ser capaz de gestionar todos los proyectos, con independencia de las necesidades de tus clientes, sin tener que recurrir a herramientas diferentes.
Para controlar los gastos, es importante poder invitar a tus clientes a acceder a tu plataforma como colaboradores. Esto significa que podrán ver el progreso de su proyecto y colaborar con tu equipo sin tener que pagar un permiso de acceso completo. - Todo el mundo colabora
Si algo nos enseñó la película «Chicas malas» es que las pandillas de amigos son universales. Sin embargo, en lo que respecta al trabajo, tener múltiples grupos de personas que usan diferentes herramientas y no pueden compartir la información con facilidad solo hace que todo sea más difícil. Al fin y al cabo, lo importante no es lo que haya hecho el equipo de Gráfica o el de Redacción, sino descubrir juntos las necesidades del cliente y responder a ellas.
Cuando todo el mundo emplea el mismo sistema, surge la verdadera colaboración. Tu equipo será más eficiente (lo que disminuye tus gastos indirectos causados por la pérdida de tiempo, y aumenta las ganancias porque podrás entregar más proyectos acabados) y también podrás eliminar algunas aplicaciones redundantes, lo que reducirá tu gasto en aplicaciones.
«Al trabajar con Wrike, todo el mundo está coordinado desde el principio y centrado en lo que importa: el cliente», Emilie Vachon, coordinadora de marketing del ciclo de vida de Hootsuite. - Todo está integrado
Los datos desconectados cuestan miles de millones a las empresas. Al asegurarte de que tu equipo dispone de una única fuente de información, sabe dónde encontrar información en un momento dado y dónde dejarla, estás contribuyendo al ahorro de tu agencia. En lugar de buscar en tu bandeja de entrada o elaborar informes manualmente para proporcionar una actualización de estado, tu equipo puede optimizar su forma de trabajar con una plataforma integrada de gestión del trabajo que contribuirá a reducir tanto el tiempo perdido como la frustración de los empleados.
Por ejemplo, tus diseñadores probablemente pasen gran parte de su día en Photoshop, Illustrator u otra parte de la biblioteca de software Creative Cloud de Adobe. ¿No sería genial que no tuvieran que salir de su programa para obtener y enviar actualizaciones a los proyectos? Existen integraciones como estas para casi todas las aplicaciones imaginables y pueden hacer que tu equipo saque adelante más trabajo con menos.
«No teníamos ningún lugar central donde guardar los comentarios que se hacían en los debriefings, donde decidir los siguientes pasos, o donde mantener nuestro calendario al día y en funcionamiento. Antes siempre percibíamos cierta desconexión. Nunca hubo mucha comunicación sobre en qué punto nos encontrábamos en cada tarea. Estamos en diferentes lugares, por lo que Wrike realmente facilita esa colaboración entre departamentos», señala Celene Curry, responsable de organización de eventos de Goodwood Group.
Wrike te ayuda
Haz que tu equipo trabaje en conexión y con tus clientes de manera más eficiente. Ahorra tiempo y dinero con una plataforma de gestión del trabajo totalmente integrada que te descubrirá una mejor forma de trabajar.
«Me siento mejor en mi trabajo porque Wrike nos ayuda a mí y a mi equipo a organizarnos bien día a día para asegurarnos de que realizamos nuestras tareas y finalizamos nuestros proyectos a tiempo», afirma Leigh Stokes, gestora de proyectos y jefa de tráfico de servicios creativos en Backcountry.
El camino hacia la excelencia: The Wrike Way
El plan para conseguir la excelencia operativa en reflexiones extraídas de 15 000 de las principales empresas del mundo
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