Hay un escenario especial que cada equipo trata de alcanzar. Se trata de esos momentos mágicos en los que todo el mundo lo tiene todo claro, se cumplen los objetivos y el equipo completo está perfectamente sincronizado. Esto para los atletas es “estar en forma”, los técnicos lo llaman estar “sincronizados” y los psicólogos lo catalogan como una situación en la que todo “fluye.”
La capacidad de involucrarse y de mantener el ritmo es de suma importancia para los equipos creativos. Esta es la razón de ser de las ideas más creativas, la máxima productividad y la mayor satisfacción laboral. El psicólogo Mihaly Csikszentmihalyi, pionero en la investigación sobre lo que significa estar en sintonía, lo explica así:
"Se trata de un estado en que las personas están tan involucradas en una actividad que parece no importarles todo lo demás; la experiencia les resulta tan entretenida que continuarán haciéndola aunque sea a un alto coste, solo por el mero hecho de hacerla".
Si se rompe la sintonía, sufre todo el equipo. Se incumplen los plazos y la claridad y el ímpetu se pierden. Trabajando con miles de equipos creativos hemos detectado seis obstáculos que sabotean la colaboración creativa. Y aprovechando las opiniones de los expertos, también hemos descubierto las claves para sortear tales obstáculos:
Obstáculo 1 a la colaboración creativa: Solicitudes confusas y vagas
El trabajo creativo suele empezar con una solicitud o un briefing creativo en los que se describen los requisitos de un proyecto. Si la solicitud es poco clara o incompleta, se malgasta tiempo tratando de averiguar qué es lo que se pide realmente. Y lo que es aún peor, la solicitud podría malinterpretarse totalmente. Los malentendidos de este tipo salen caros, ya que se malgastan tiempo y recursos haciendo un trabajo que no servirá para nada.
Solución: crea un proceso de solicitud oficial. Determina cuáles son los tipos de solicitudes que recibe tu equipo y toda la información necesaria para completar las tareas. Después, asegúrate de que todas las personas que trabajan con tu equipo comprenden el nuevo proceso y saben exactamente dónde encontrar los formularios de solicitud relevantes. Lo complicado es que las personas rindan cuentas por su uso. Si las ideas se exponen en reuniones o en conversaciones informales, el trabajo no debe comenzar hasta que no se presente una solicitud formal. La adherencia al proceso ahorrará algunos dolores de cabeza importantes tanto a ti como a tu equipo.
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Obstáculo 2: Revisiones e iteraciones interminables
La clave para conseguir un magnífico trabajo creativo es recibir feedback y actuar al respecto. Es muy importante buscar una perspectiva externa, ya que te ayudará a atajar tu sesgo personal. Sin embargo, si no se controlan estos ciclos de comentarios, los proyectos pueden terminar en el limbo de la iteración. Los comentarios vagos y conflictivos pueden estancar proyectos, generando desavenencias innecesarias en tu organización.
Solución: busca la máxima claridad posible desde el principio. Un proceso de solicitud bien diseñado es el primer paso, pero el trabajo no termina ahí en la colaboración creativa. Necesitarás identificar a las partes interesadas y asegurarte de que el grupo encargado de la toma de decisiones sea lo suficientemente pequeño como para prevenir que los proyectos se queden estancados. En lo que respecta a los comentarios, especifica exactamente sobre qué necesitas un feedback y establece los plazos en los que las personas pueden compartir sus opiniones. De esta forma, te asegurarás de recibir los comentarios de forma puntual, con margen suficiente para implementarlos antes de terminar el trabajo.
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Obstáculo 3: Equipos aislados
Siempre supone un gran esfuerzo mantener a un equipo conectado y en sintonía, pero resulta todavía más duro durante períodos de gran crecimiento. A media que las organizaciones se expanden, se forman silos en detrimento de la colaboración creativa. Antes de que te quieras dar cuenta, se pierden mensajes, los personas pierden la pista de quién trabaja en qué y la comunicación se rompe. La confusión resultante es destructiva.
Solución: los líderes del equipo deben dar un paso adelante y predicar con el ejemplo. Si los equipos observan que el equipo directivo trabaja de forma conjunta, ellos también lo harán. Si es posible, reúne a todo el mundo en el mismo espacio al inicio del proyecto, para que las asignaciones queden claras y todo el mundo sepa a quién deben dirigirse para solicitar ayuda. Aprovecha las herramientas de colaboración en el trabajo para que la comunicación fluya. Realiza reuniones con regularidad donde todo el mundo comparta su progreso, a fin de ofrecer visibilidad a otros equipos. Las reuniones regulares pueden resultar algo pesadas y consumir mucho tiempo, pero previenen que se rompa la comunicación y fomentan la colaboración creativa, garantizando un progreso constante mientras se ahorra tiempo a largo plazo.
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Obstáculo 4: Demasiadas herramientas
Internet ha hecho posible un nivel de colaboración que hace tan solo unos años resultaba imposible. Sin embargo, a pesar de todo lo que ya es posible, la complejidad que conlleva la colaboración en el mundo digital entre equipos distribuidos todavía plantea un reto. Los equipos creativos modernos necesitan editar archivos en tiempo real, compartir documentos, informar de sus progresos y realizar un seguimiento de múltiples versiones del material. Si las herramientas de tu equipo no tienen el potencial suficiente o están demasiado fragmentadas, los avances pueden llegar a ser muy lentos.
Solución: llega a un acuerdo sobre las herramientas del proyecto, los formatos de archivo y las convenciones de nomenclatura antes de que el trabajo comience. Cuando todo esto esté claro, define un flujo de trabajo de colaboración creativa y asegúrate de que todo el mundo que participa en el proyecto lo entiende. Después, implementa las herramientas que vas a utilizar e imparte formación en caso de que resulte necesaria. Por último, usa una herramienta de gestión de proyectos o de colaboración empresarial como tu única fuente de información. Esto garantiza que todos los archivos y datos se encuentren en un único lugar de fácil acceso.
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Obstáculo 5: Falta de automatización
Existe un mito generalizado que dice que todo el trabajo creativo parte de cero. Sin embargo, un trabajo "nuevo" a menudo se basa en otro anterior, que, a su vez, puede revisarse con rapidez para satisfacer las necesidades actuales. Las plantillas, las macros y los valores predefinidos personalizados son herramientas creativas útiles. Cada vez más, los equipos creativos usan la automatización para desempeñar tareas repetitivas que les hacen perder tiempo. Sin embargo, en ausencia de la automatización, los equipos pueden terminar agotados al tener que volver a crear trabajos anteriores que les dejan sin tiempo para realizar tareas más importantes para el negocio. Cuando los equipos creativos emplean la mayoría de su tiempo en trabajo administrativo, la colaboración creativa sufre.
Solución: integra la automatización en tus procesos siempre que sea posible. Crea plantillas para tareas repetitivas. Optimiza las solicitudes con formularios de solicitud personalizados. Configura flujos de trabajo personalizados que asignen automáticamente fechas y tareas en tu sistema de gestión del trabajo. Utilizar la tecnología para gestionar tareas administrativas y de bajo nivel libera a tu equipo, dándole más tiempo para colaborar en el trabajo que realmente importa.
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Obstáculo 6: Visibilidad limitada
A medida que los equipos crecen y empiezan a trabajar con otros departamentos, es muy importante tener una visión general de lo que se está haciendo. La confianza se crea cuando todo el mundo puede ver el progreso, sabe quién hace qué y siente que se están optimizando tanto el tiempo como los recursos. La visibilidad se complica más cuantas más personas participen y cuando los equipos se distribuyen por todo el mundo. Se pueden producir diferentes cuellos de botella y prolifera el resentimiento y la desconfianza.
Solución: invierte en una plataforma de colaboración empresarial y gestión de proyectos. Crea paneles en los que se resalten las principales métricas y compártelas con todos los que participan en el proyecto. Informa del progreso con regularidad, a fin de identificar los problemas con rapidez. Crear una cultura de transparencia y uso compartido generará confianza entre los miembros de tu equipo, lo que le permitirá hacer mejor su trabajo.
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Encuentra tu sintonía
Abordar estos seis problemas antes de que se escapen de tu control puede ayudar a tu equipo creativo a estar en sintonía y a no perderla. Si todo el mundo puede trabajar en consonancia con los objetivos, sucederán cosas sorprendentes. Los equipos en sintonía tienen más confianza, son más productivos, están menos estresados y son mucho más positivos.
Disponer de la herramienta de colaboración creativa o empresarial adecuada puede aliviar muchos de estos obstáculos y mantener a tu equipo creativo en el camino correcto hacia el éxito. Hemos elaborado una guía para compradores creativos para ayudarte a identificar las principales necesidades de tu equipo, comparar las herramientas existentes en el mercado y encontrar la solución apropiada para ti y tu equipo. Rellena este formulario para descargar una copia gratuita.
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