Estás supervisando un proyecto y tienes todas las piezas en su sitio.
Tienes una detallada cronología bien planeada. Has definido las expectativas con los líderes y los miembros del equipo. Estás preparado para mantener organizados todos los productos.
A mitad del proyecto, un equipo te propone algo porque piensa que ha encontrado una forma mejor de administrar una parte del proceso.
Se te cae el alma a los pies. Eres el encargado. El organizador. El guardián del programa. Este cambio de dirección solo traerá problemas a un plan impecable al que has dedicado horas y horas. Aunque se trate de una forma mejor de hacer las cosas, tiemblas ante la sola idea de apartarte de tu amado sistema.
¿Te suena de algo? Es una situación habitual para los gestores de proyectos. Cuando eres el único responsable de que todo siga el camino adecuado, es comprensible que te aferres a tu genuino y calculado proceso.
Pero, piensa en esto: puede que estés limitando el espacio de maniobra que los miembros del equipo necesitan para llevar el proyecto a otro nivel. Al planificar cada centímetro de flexibilidad estás dificultando la adaptación a la nueva información y las exigencias cambiantes.
¿Qué haces entonces? Ha llegado la hora de que los profesionales de la gestión de proyectos no solo piensen en ellos mismos como los guardianes de los planes, sino también como los responsables de sacar lo mejor de los equipos.
Para ello, tienen que fomentar y dar cabida a las dos piezas del proceso de solución de problemas creativo: el pensamiento convergente y divergente.
¿Cuál es la diferencia entre pensamiento convergente y divergente?
“El pensamiento divergente es el proceso de concebir nuevas ideas y posibilidades, sin juzgar, sin analizar y sin discutir. Es el tipo de pensamiento que te permite asociar libremente, crecer y debatir las posibles nuevas formas de solucionar retos complicados que no tienen una única respuesta adecuada y conocida”, explica Anne Manning, socia fundadora de Drumcircle LLC y profesora en la Universidad de Harvard.
Piensa en una sesión de intercambio de ideas, en la que te sientas para debatir de qué problema se debe encargar a continuación la empresa. Los asistentes dan todo tipo de sugerencias, incluso aquellas que saben de antemano que no son factibles. Ese es el pensamiento divergente. Lanzas ideas sin control ni restricciones.
Y una vez que tienes una larga lista de nobles propósitos, ¿qué sucede a continuación? En un mundo ideal, pensamiento convergente.
¿Qué es el pensamiento convergente?
“El pensamiento convergente se asocia con análisis, juicio y toma de decisiones. Se trata de tomar muchas ideas y clasificarlas, evaluarlas, analizar los pros y los contras, y tomar decisiones”, explica Manning.
Algunas de esas ideas se suprimirán porque son demasiado caras, lentas, requerirán demasiados recursos o simplemente están demasiado alejadas de la realidad. En resumen, el pensamiento convergente es el proceso de cribar estratégicamente las ideas para hallar la solución.
Consulta este ejercicio que Anne Manning practica con su clase y que ilustra la diferencia entre estos dos tipos de pensamiento:
Pensamiento convergente frente a pensamiento divergente: ¿Acaso uno es mejor que el otro?
Todo el mundo puede adoptar tanto el pensamiento convergente como el divergente, dependiendo de la situación. No obstante, es natural inclinarse más hacia uno u otro a la hora de abordar los problemas y los proyectos.
“Algunas personas tienden de forma natural al pensamiento divergente. Estas son personas de la organización que les gusta proponer nuevas ideas”, afirma Manning. “Son las personas más útiles para solucionar problemas importantes y complicados porque son más propensas a concebir ideas novedosas y útiles”.
El problema está en confiar demasiado en uno de los dos métodos de pensamiento. “Demasiado pensamiento divergente puede derivar en ideas interminables y carencia de soluciones. Demasiado pensamiento convergente puede provocar falta de nuevas ideas y estancamiento en el proceso de análisis”, añade Manning.
Gestión de proyectos y el reclamo del pensamiento convergente
Esta es una trampa en la que suelen caer fácilmente los profesionales de la gestión de proyectos, que están infamemente vinculados a sus planes y procesos.
Acabemos con ello con algunos ejemplos. El pensamiento divergente empieza con un objetivo: tal vez tienes que generar 1000 leads en un mes. Empiezas lanzando ideas y soluciones creativas para llegar al objetivo: sesiones con ponentes famosos, correos directos con tarjetas de regalo de 100 $ o un hombre disfrazado de gorila en la esquina de Times Square.
Desde este punto, pasas a evaluar las opciones y a quedarte con las que mejor pinta tengan. Este es un ejemplo de pensamiento convergente.
Así es como deberían progresar los mejores proyectos, aunque muchas veces los gestores de proyectos se saltan la primera parte. Están tan ávidos por trazar un plan que no dejan tiempo para dar rienda suelta a la imaginación. Se decantan por una solución de eficacia demostrada, la vinculan a un objetivo y prosiguen.
Este planteamiento es peligroso por una serie de motivos. Para empezar, te ceñirás a las mismas ideas una y otra vez, no necesariamente porque sean las mejores, sino porque te sientes cómodo con ellas.
En segundo lugar, limitarás el éxito. Las organizaciones más competitivas tienen que ser flexibles, ágiles y deben saber adaptarse. Tienen que explorar lo que es posible, en lugar de adentrarse directamente en un proceso de planificación o confiar en la temida filosofía del “siempre lo hemos hecho así”.
“El problema no está en los planes, que están bien en sí mismos”, escribe la directora de software, Kris Gage, en su artículo para Medium. “El problema radica en las personas que no pueden hacer nada sin planificarlo todo antes, cuya respuesta instintiva y predeterminada a cualquier desafío desconocido es trazar un plan compulsivamente para sentirse más seguras. Pero, últimas noticias: la seguridad no existe. Y cuando te obsesionas con perfeccionar algo que es inherentemente imperfecto, te quedas estancado”.
Cómo fomentar más pensamiento divergente
Aunque los profesionales de la gestión de proyectos deben animar a los equipos a pensar de forma divergente, gestionar cronologías y eficiencias sigue siendo fundamental. ¿Dónde se halla el equilibrio?
¿Cómo se puede incorporar el pensamiento divergente a los procesos de planificación de proyectos y ser creativo sin llegar a la desorganización? He aquí una serie de consejos que te aportarán cierta sagacidad para alcanzar los constantes cambios en las exigencias y objetivos empresariales sin que nada se vaya al traste.
1. Deja tiempo suficiente para ambos tipos de pensamiento
Tanto el pensamiento convergente como el divergente son importantes para la solución creativa de problemas y la planificación de proyectos, lo que implica que tienes que reservar tiempo suficiente para cada uno de ellos.
“¡Eso ya lo hacemos!", piensas para tus adentros, "ni te creerías la cantidad de sesiones de intercambio de ideas que hemos tenido”.
Pero piénsalo bien un momento: ¿Las sesiones de intercambio de ideas eran oportunidades reales para desarrollar el pensamiento divergente, donde todas las ideas se apuntaban para su análisis y evaluación posterior? ¿O tú y otros miembros del equipo pasabais inmediatamente a tildar ideas de imposibles o irrelevantes?
Lo último —intentar pensar de forma divergente y convergente a la vez— es contraproducente. “Es decir, mezclar los pensamientos divergente y convergente es como poner el pie en el acelerador y en el freno a la vez. Acabas por no llegar a ningún sitio”, afirma Manning.
Aunque los dos tipos de pensamiento son necesarios para alcanzar el éxito, lo más inteligente es separarlos. Empieza por formar a los miembros del equipo del proyecto sobre estos dos tipos diferentes de pensamiento. ¿Cómo es alguien que utiliza el pensamiento divergente? ¿Y cómo es alguien que piensa de forma convergente? ¿Por qué es importante y cómo puede la gente hacerlo bien?
Cuando inicies una sesión de intercambio de ideas, haz hincapié en que esta vez está reservada para un pensamiento genuinamente divergente. No hay ideas demasiado grandes o locas, todas se tendrán en cuenta. Recuerda a los miembros del equipo que no es el momento de poner pegas a las propuestas de los demás.
De este modo, te aseguras de dar a las personas el margen suficiente para pensar de forma divergente, antes de pasar directamente a la planificación. El 38 % de los empleados admiten que el hecho de que los líderes desestimen ideas sin analizarlas es un motivo fundamental por el que no se atreven a tomar la iniciativa; por eso el pensamiento divergente no solo mejora los resultados del proyecto, sino que además ayuda a levantar la moral.
2. Implementa un sistema colaborativo de gestión del trabajo
Espera, ¿un sistema de gestión del trabajo? ¿Acaso eso no es eso otra forma de documentar el plan y ceñirte a los procesos?
Cierto. Una plataforma colaborativa de gestión de proyectos (como Wrike) es una forma estupenda de proporcionar una visibilidad constante de la planificación del proyecto y el progreso. No obstante, las mejores plataformas también ofrecen la flexibilidad necesaria para fomentar el pensamiento divergente.
Las @menciones y los comentarios en tiempo real facilitan la colaboración en torno a grandes ideas sin tener que programar interminables reuniones ni consolidar información entre varios hilos de mensajes de correo electrónico. Las estructuras de carpetas flexibles y los campos personalizados permiten a los gestores de proyectos poner en marcha rápidamente nuevas plantillas de proyectos y flujos de trabajo de procesos.
En resumen, una buena plataforma colaborativa de gestión del trabajo facilita la repetición de lo que funciona bien, pero también te aporta la flexibilidad necesaria para pensar de modo divergente y adaptarte a objetivos y exigencias cambiantes.
3. Libérate (y libera a los demás) de lo insignificante
¿Quién tiene tiempo para pensar de forma creativa cuando hay actualizaciones de estados que enviar, tareas que asignar y planes de proyectos que elaborar? Los gestores de proyectos a menudo ahorran tiempo pasando directamente a un pensamiento convergente y acabando con tareas como estas.
Sin embargo, están apareciendo soluciones tecnológicas que pueden liberar a los gestores de proyectos y a los equipos del trabajo administrativo más tedioso. Por ejemplo, la automatización de flujos de trabajo elimina la necesidad de asignar manualmente propietarios de tareas, crear plantillas de proyectos o enviar notificaciones de actualizaciones de estados.
Soluciones como Zapier y Azuqua facilitan la conexión de sistemas informáticos y la transmisión eficaz de información entre plataformas, sin tener que copiar y pegar. Muchas de las principales plataformas incluso ofrecen integraciones nativas.
Reducir al mínimo el trabajo repetitivo más tedioso deja a los equipos más tiempo para pasar a un pensamiento divergente que en otras circunstancias podría haberse quedado en un segundo plano. Descarga parte de la planificación y los procesos en las máquinas y céntrate en hacer lo que ellas no pueden hacer.
Planificar para ser creativo: sí, se puede
Planificación y creatividad parecen ser mutuamente excluyentes. Pero, cuando conoces los entresijos de los pensamientos divergente y convergente, te das cuenta de que ambos pueden conseguir algo grande.
Hay tiempo y espacio para ambos, y los gestores de proyectos más eficaces saben cuándo y cómo aprovecharlos de forma eficaz. Sigue los consejos que hemos incluido aquí y mantendrás los proyectos bajo control, además de ser flexible, ágil y estar abierto a cambios y nuevas ideas.
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