Un plan estratégico es un elemento indispensable en cualquier empresa, pero con eso no basta. Para garantizar la consecución de los objetivos generales de tu organización, necesitas un plan operativo para el trabajo diario.
Las plantillas diseñadas para gestionar tu plan operativo pueden simplificar procesos complejos y ahorrarte tiempo. Como bien sabrás, la lista de la compra te ayuda a recordar lo que tienes que comprar cuando estás en la tienda. Pues las plantillas tienen esa misma funcionalidad en tu trabajo. Y Wrike tiene un arsenal de plantillas prediseñadas para diferentes tipos de tareas.
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Por ejemplo, puedes usar la plantilla de comercio minorista para saber cuál es el siguiente paso después de lanzar algo nuevo para la venta. También tienes las plantillas de operaciones comerciales, que sirven para que tú y tu equipo realicéis un seguimiento del plan de negocio sin equívocos. Para gestionar las facturas, puedes utilizar la plantilla de control de la facturación. Todas estas plantillas son ideales para mantener un plan operativo en el buen camino.
En esta entrada de blog, te explicamos qué es un plan operativo y cómo crearlo sin agobios, y te presentamos un plan operativo de ejemplo. También descubrirás nuestras plantillas prediseñadas para que te pongas en marcha rápidamente.
¿Qué es un plan operativo?
Un plan operativo es un documento en el que se describen los objetivos y propósitos principales de una organización y la forma de conseguirlos.
Este documento expone con claridad los objetivos a corto o largo plazo, para que los miembros del equipo conozcan sus responsabilidades y sepan exactamente lo que hay que hacer.
Un plan operativo mantiene a los equipos enfocados, aparte de orientarlos al tomar decisiones importantes sobre la estrategia a largo plazo de la empresa.
Diferencia entre la planificación operativa y la planificación estratégica
Aunque estas dos estrategias de planificación están interrelacionadas, su enfoque es distinto.
La planificación operativa es el proceso de trabajo diario que hay que seguir para ejecutar la estrategia. Garantiza la disponibilidad de todos los recursos y el personal necesarios para completar el trabajo con eficacia.
La planificación estratégica, en cambio, está enfocada en el futuro, en identificar nuevas oportunidades de proyectos y en estudiar cómo prepararte para ellas.
Según la oficina de trabajo de EE. UU. (Bureau of Labor), casi 7 millones de estadounidenses son trabajadores por cuenta propia y otros 10 millones trabajan por cuenta ajena para pequeñas empresas.
Si trabajas en una empresa grande, lo más probable es que tu empresa tenga ya establecidos algunos objetivos estratégicos. Sin embargo, si eres uno de esos millones que trabajan de forma remota e independiente, tu éxito dependerá de la planificación operativa.
¿Cuáles son los elementos principales de un plan operativo?
Para que la planificación operativa tenga éxito, lo más importante es definir expectativas realistas para todos los equipos.
Estos son los elementos principales de un plan operativo funcional:
- Definir con exactitud la perspectiva o el objetivo prioritarios del plan.
- Revisar y desglosar los objetivos secundarios del presupuesto operativo, el equipo y los recursos necesarios para implementar el plan.
- Realizar la asignación de los presupuestos, los miembros del equipo, las partes interesadas principales y los recursos.
- Supervisar el progreso con informes coherentes.
- Ajustar el plan operativo y prever los cambios necesarios.
Asegúrate de que todos los equipos conozcan los parámetros del éxito. Esto mostrará cómo su trabajo contribuye a los objetivos generales de la empresa y garantizará una mejor toma de decisiones para la actividad empresarial.
Cómo crear un proceso de planificación operativa
El plan operativo debe considerarse como elemento indispensable para cualquier equipo. Orienta a los empleados sobre el funcionamiento de la empresa.
Debe elaborarse junto con otros documentos fundacionales, como una declaración de objetivos empresariales, un documento de orientación o una estrategia de negocio. En el día a día, ayudará a resolver preguntas como estas:
- ¿Quién debe trabajar en qué?
- ¿Cómo podemos mitigar los riesgos?
- ¿Cómo se asignarán los recursos a las diferentes tareas?
- ¿Existen riesgos internos y externos para la empresa?
Para crear un plan operativo práctico, es importante definir los objetivos con claridad. Te presentamos los pasos para elaborar un plan operativo funcional:
Empieza por el plan estratégico
Antes de definir un objetivo operativo, asegúrate de que los objetivos estratégicos estén establecidos y de que sean pertinentes.
Prioriza las actividades más importantes
Una vez determinados estos objetivos, prioriza las actividades más importantes que son necesarias para conseguirlos.
Deja de dispersar los esfuerzos del equipo y ayúdalo a centrarse primero en los objetivos primordiales. De esta forma, todos trabajarán en una serie de tareas más pequeñas, en lugar de dispersar los esfuerzos por varios ámbitos. También ayuda a optimizar los recursos disponibles.
Usa indicadores predictivos
Para que el plan operativo sea sólido, usa métricas clave de rendimiento o indicadores que te ayuden a determinar el progreso del proyecto y a dar visibilidad a las actividades del equipo.
Mientras que los indicadores atrasados son retrospectivos, los indicadores adelantados son prospectivos. Supongamos que el plan es un coche, donde el retrovisor sería un indicador atrasado y el parabrisas, un indicador adelantado.
Un indicador adelantado podría ser un producto nuevo, unos niveles más altos de satisfacción del cliente o nuevos mercados. Como ejemplos de indicadores atrasados podemos mencionar el número de personas que han asistido a un evento o los gastos operativos mensuales de departamentos concretos.
En lugar de usar indicadores atrasados, usa indicadores adelantados. Las métricas atrasadas solo indicarán que los esfuerzos son insuficientes después de ejecutar las operaciones.
En cambio, los KPI adelantados engloban medidas predictivas que identifican los problemas antes de que se conviertan en graves y afecten negativamente al rendimiento del negocio.
Implica al equipo
La clave para definir KPI apropiados es implicar a todo el equipo en el proceso. Haz reuniones para hablar sobre los objetivos empresariales y averiguar cuáles son los indicadores más convenientes para el equipo, en lugar de trabajar de forma independiente o de externalizar esta tarea.
Asegura una comunicación constante
La comunicación es clave. Si conoces las métricas de la empresa y lo que significan, podrás colaborar más eficazmente con tus compañeros para lograr objetivos comunes.
Plan operativo de ejemplo
Supongamos que una empresa pretende aumentar el volumen de producción en un 50 % para finales de un ejercicio fiscal.
Si el objetivo de la empresa está claro, el equipo creará un plan estratégico con tres componentes principales: marketing, ventas y operaciones.
Esto puede subdividirse en un plan operativo, en el que se asignarán recursos, equipos, presupuestos y plazos a distintos departamentos, como fabricación, aprovisionamiento, contabilidad, finanzas y logística, para lograr el aumento de la producción. Este plan debe incluir un resumen financiero y proyecciones financieras.
Plantilla de plan operativo
Piensa en el ejemplo anterior. El plan operativo deja claros cuáles son los objetivos y las partes implicadas. Además, para mantener el rumbo, el plan requiere análisis y revisiones constantes. Una plantilla de plan operativo puede ser de suma utilidad para este fin.
Una plantilla operativa es un documento sencillo que una misma organización puede reutilizar para distintos planes. Sin embargo, también es posible y muy eficaz utilizar las funcionalidades de un software de gestión de proyectos para crear uno.
Por ejemplo, los diagramas de Gantt pueden cumplir muy bien ese propósito. Utilizar un diagrama de Gantt como una plantilla de plan operativo permite crear y gestionar los planes, hacer un seguimiento de los cambios y editar las actividades del proyecto en tiempo real. El diagrama ofrece una imagen clara de las cronologías, las tareas, las responsabilidades y los miembros del equipo.
Ventajas e inconvenientes de la planificación operativa
La mayoría de las empresas utilizan un plan operativo para controlar sus tareas diarias.
En el plan se describen las actividades diarias de gestión de la organización, lo que permite a los equipos, administradores y empleados saber cuál es su aportación, algo que es de vital importancia para alcanzar los objetivos empresariales.
Pero todos los procesos tienen sus pros y sus contras. Vamos a analizar las ventajas y los inconvenientes de la planificación operativa.
Ventajas de la planificación operativa
Aclara los objetivos de la organización
Un plan operativo ayuda a los administradores y responsables de departamento a definir con precisión sus tareas, responsabilidades y actividades diarias.
También se especifica en qué medida cada miembro del equipo contribuye a los objetivos generales de la empresa o del departamento pertinente. Sin un plan bien definido, los administradores y empleados no pueden medir el rendimiento de sus tareas diarias en relación con los resultados previstos.
Aumenta la productividad del equipo
Los propietarios de empresas no paran de buscar formas de impulsar la productividad para conseguir más beneficios. Un plan operativo es la manera más fácil y óptima de mejorar la eficiencia.
Los empleados son más productivos si saben cuáles son sus responsabilidades y objetivos diarios. En cambio, si tienen dudas acerca de lo que se espera de ellos, es probable que su productividad se resienta.
Un plan operativo proporciona esta información tan valiosa a los empleados tanto a nivel de departamento como de toda la empresa.
Impulsa la rentabilidad de la organización
Un plan ayuda mantener el rumbo de los proyectos y los equipos.
Con una gestión apropiada de las operaciones, los equipos siempre están en disposición de aumentar los ingresos y desarrollar nuevos productos.
La innovación da sus frutos. Una encuesta de BCG revela que el 60 % de las empresas comprometidas con la innovación registran un aumento continuo de los ingresos año tras año. La disponibilidad de un plan operativo ayuda a los equipos a innovar mejor y más rápido.
Mejora las ventajas competitivas
Las ventajas competitivas constan de varios niveles y componentes.
Coordinar sus diferentes elementos mediante un plan operativo optimizará el funcionamiento de los flujos de trabajo. También te ayudará a entregar resultados excelentes con puntualidad, lo que te permitirá ofrecer una experiencia increíble a tus clientes y mantenerte a la vanguardia de la competencia.
Inconvenientes de la planificación operativa
Probabilidad de errores humanos
Los errores humanos son problemas habituales en la fabricación que suelen ocurrir al pasar de las fases de producción a ventas.
Los equipos de gestión de operaciones necesitarán estar bien coordinados con varios equipos transversales, como finanzas, contabilidad, ingeniería y recursos humanos. Para ello, cada equipo debe tener una visión clara de los objetivos finales de cada departamento.
Interdependencia entre las partes
Uno de los principales inconvenientes de la ejecución de un proceso de planificación de operaciones es que su éxito depende de una buena coordinación entre todas las partes.
Los planes terminan fracasando por el mal funcionamiento de alguna de las partes, lo que puede afectar negativamente al proceso posterior. Las interrupciones de un proceso pueden acabar perjudicando a todo el conjunto, por lo que el plan operativo dejaría de ser útil.
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