¿Cuándo fue la última vez que abriste tu cuenta de correo electrónico? ¿Hace escasamente unas horas? ¿Estabas revisando tu bandeja de entrada justo antes de empezar a leer este artículo? Unas estadísticas de Business Insider han revelado que más de un tercio de los estadounidenses comprueban continuamente su correo electrónico a lo largo del día. Según una encuesta de 2010 de AOL, un 47 % de las personas afirma estar enganchado al correo electrónico, un 25 % no puede pasar más de tres días sin correo electrónico, un 60 % lo comprueba durante las vacaciones y un 59 % desde el cuarto de baño.
Ha llegado el momento de acabar con esta adicción.
El problema real de comprobar el correo electrónico
Antes de profundizar en el tema, debemos reflexionar: ¿comprobar el correo electrónico es realmente una adicción negativa o es algo necesario para el desarrollo de un trabajo de oficina? Después de todo, de acuerdo con nuestra última encuesta, el 59 % de las personas declara que sus equipos guardan la información de los proyectos en mensajes electrónicos y el 13 % dice que sus equipos van más allá, hasta el punto de seguir los progresos de los proyectos a través del correo electrónico. Parece que es una herramienta importante para realizar el trabajo.
Pero, como verás a continuación, se ha demostrado que el correo electrónico es un enorme inhibidor de productividad y que, incluso, puede estar afectando de manera negativa en nuestros estados de ánimo:
1. Estar gestionando el correo electrónico constantemente significa más tiempo desperdiciado.
Al trabajador medio se le interrumpe cada diez minutos o una media de 56 veces al día y tarda unos 25 minutos en volver a centrarse completamente en la tarea que estaba realizando. Esto supone emplear dos horas cada día en recuperarse de las distracciones. Desgraciadamente, comprobar habitualmente el correo electrónico es una de esas problemáticas interrupciones que provocan que pierdas la concentración. En el estudio sobre lugar de trabajo Jackson et al. (2002), descubrieron que se reaccionaba al 70 % de los mensajes electrónicos en los seis primeros segundos desde su llegada y al 85 % en los dos primeros minutos. Después de verse interrumpidos por el correo electrónico, los participantes de este estudio necesitaban 64 segundos de «¿Y qué estaba haciendo yo?» para recuperar su concentración.
Es más, según el análisis del McKinsey Global Institute, el 28 % de la semana laboral se emplea en leer y responder mensajes electrónicos. Esto significa que, si trabajas una semana laboral estándar de 40 horas, desperdicias más de 11 horas semanales solamente en mirar tu bandeja de entrada en lugar de estar haciendo tu verdadero trabajo.
2. Comprobar el correo electrónico inhibe la productividad
El correo electrónico es una forma de «procrastinación productiva» de la que nos encanta depender. Cuando no tenemos ganas de trabajar en las tareas actuales, pensamos: «solo voy a responder correos electrónicos durante unos minutos». Nos sentimos mejor si «procrastinamos» vía correo electrónico porque «técnicamente es trabajo». Este proceso de pensamiento es un facilitador de malos hábitos y lo que en principio son solo «unos minutos» para mirar el correo electrónico, pueden alargarse fácilmente durante más tiempo del deseado.
Resulta que muchas personas admiten que comprobar frecuentemente el correo electrónico es un problema para la productividad. En la «Encuesta sobre la gestión del trabajo 2015» de Wrike, el 40 % de los encuestados identifica el correo electrónico como uno de los principales obstáculos para la productividad, ocupando el tercer puesto en la lista de inhibidores de trabajo comunes. La tarea de responder a los mensajes electrónicos se declaró como más perjudicial para la productividad que la confusión de prioridades, la «procrastinación» e, incluso, que las tareas con fecha de entrega inmediata.
3. La espera de mensajes electrónicos está destrozando tu estado de ánimo
La próxima vez que estés en el trabajo con un humor de perros, ten en cuenta esto: la dependencia del correo electrónico está destrozando tu estado de ánimo. Lo miras una y otra (y otra) vez esperando una pizca de buenas noticias. Pero nunca llega nada. O lo hace de una manera tan irregular que te decepcionas cientos de veces. Nancy Colier lo denomina «lotería del cerebro» en Psychology Today. Es una parte flexible de nuestro cerebro que «inspira esperanza y un sentido de posibilidad, siempre que esa esperanza esté respaldada a su vez por una voluntad proactiva en nuestro comportamiento». Nuestra comprobación habitual nos inspira esperanza (y nos decepciona continuamente cuando ese gran mensaje nunca llega).
Además, nos estresa. Un estudio de la University of British Columbia reveló que el grupo que comprobaba su correo electrónico con la mayor frecuencia posible sentía mucho más estrés que el grupo al que solo se le permitía comprobarlo tres veces al día y, además, no se sentían más productivos por ello. Los adictos al correo electrónico se están cargando su estado de ánimo sin razón.
4. Cuando compruebas el correo electrónico constantemente, bloqueas tu fluidez en el trabajo
Los investigadores han descubierto que llegar al estado de fluidez en el trabajo puede aumentar el rendimiento laboral (es la mejor forma de terminar las tareas de manera eficiente). El psicólogo Mihály Csíkszentmihályi afirma que:
«[fluidez] es estar completamente involucrado en una actividad por sí misma. El tiempo vuela. Toda acción, movimiento y pensamiento resulta inevitablemente de otro previo, es como tocar jazz. Todo tu ser está involucrado y estás utilizando tus habilidades al máximo».
Por desgracia, es difícil ver cómo alguien alcanza el estado de fluidez necesario para conseguir realizar trabajos complejos. Nuestras bandejas de entrada nos distraen con mucha más frecuencia de lo que nos percatamos. Los participantes de un estudio de Renaud et al. (2006) declararon que pensaban que solo revisaban su correo electrónico, de media, una vez por hora. Sin embargo, cuando los investigadores les espiaron, detectaron que los participantes en realidad miraban el correo electrónico casi cada cinco minutos. Esta alternancia entre la tarea y la bandeja de entrada a lo largo del día exige que el cerebro se esté reajustando una y otra vez al nuevo punto de concentración.
Estamos interrumpiendo nuestro propio trabajo periódicamente (¡y sin ni siquiera darnos cuenta!)
La psicología detrás de por qué nos enganchamos
Para solucionar el problema necesitamos comprender lo que pasa en nuestro cerebro. ¿Por qué estamos tan obsesionados con nuestras bandejas de entrada? Aquí exponemos algunas teorías:
1. Condicionamiento operante
La teoría más predominante tras la razón de abrir constantemente nuestra bandeja de entrada, incluso cuando sabemos que es poco probable que tengamos nada nuevo, es el condicionamiento operante. En particular, los programas de intervalos variables de refuerzo. El condicionamiento operante es un reconocido concepto de la psicología, que se define como un tipo de aprendizaje que moldea tu comportamiento a través del entrenamiento para que esperes unas consecuencias tras sucederse unas acciones determinadas. Los programas de intervalos variables de refuerzo implican que la acción sea recompensada cuando se realiza, aunque no siempre y en intervalos no consistentes. Es un modo de aprender perfectamente normal para los seres humanos. Solo se convierte en un problema cuando el comportamiento aprendido es contraproducente para nuestro trabajo.
En relación con el correo electrónico, la condición operativa de intervalo variable funciona así: cuando compruebas tu correo electrónico, estás a la expectativa de recibir un nuevo mensaje. No siempre recibes uno cada vez, así que sigues comprobándolo, con la esperanza subconsciente de que «¡esta vez tendré un nuevo mensaje!» Y, a continuación, actualizas la página, incluso reiteradamente en un periodo breve de segundos, esperando que tu comportamiento (el acto de comprobarlo) sea recompensado (con un nuevo mensaje).
Es más, Nir Eyal, autor de Hooked: How to Build Habit-Forming Products y estudiante desde hace mucho tiempo del cruce entre psicología, tecnología y negocios, dice que solo el simple acto de responder a un mensaje de correo electrónico refuerza nuestro comportamiento para volver a comprobarlo de nuevo:
«Cada vez que respondo a un mensaje, estoy cargando el próximo detonante, pues así será más probable que consiga una respuesta. Esa respuesta es un detonante externo que me incita a engancharme una vez más. Y esa es la razón por la que el correo electrónico es una adicción tan difícil de romper». (13:10)
A la larga, si sigues recibiendo periódicamente mensajes que valen la pena, tu comportamiento se verá reforzado y seguirás comprobando el correo indefinidamente.
Escucha a Nir Eyal a partir del minuto 11:22, cuando habla sobre la adicción al correo electrónico (en inglés):
2. Recibir mensajes importantes conforta nuestro ego
Otra teoría señala que la causa de nuestras adicciones al correo electrónico reside en el sentido de importancia individual. Aunque afirmemos que odiamos el correo electrónico, algunos de nosotros amamos la sensación de recibir mensajes. Linda Stone, escritora, asesora e investigadora en tecnología, dice que mantener pestañas en nuestro correo electrónico Nir Eyal, autor de Hooked: How to Build Habit-Forming Products, afirma que:
«si piensas acerca del [...] detonante interno que nos hace comprobar el correo electrónico, bien, existen muchos: hay aburrimiento, hay ansiedad, hay inseguridad sobre lo que estoy haciendo en mi trabajo. Todos esos detonantes internos se pueden saciar un poco comprobando nuestro correo electrónico». (11:22)
Pero esa constante comprobación e interrupción se está descontrolando. El reto al que nos enfrentamos con el correo electrónico es el de no permitir que nos arrastre hasta el extremo de que, de manera subconsciente, sintamos la necesidad de mirar la bandeja de entrada y ver si alguien nos necesita.
3. Nos encantan esas fáciles y pequeñas victorias
Una última teoría. Un estudio de Theresa Amabile de Harvard Business School sobre cómo motivar a los equipos llegó a esta conclusión: las personas aman progresar. Cuando los empleados sienten que han conseguido progresar, esto cataliza su motivación para seguir trabajando con el fin de lograr el objetivo final. El progreso, incluso tratándose simplemente de pequeños pasos hacia adelante, se produce en muchos de los días en los que las personas informaron que tenían buen estado de ánimo durante el estudio. En su informe, Amabile y su equipo sugieren que los gestores deberían dividir los proyectos grandes en varios pequeños objetivos fáciles de lograr, para que los equipos puedan experimentar múltiples «pequeñas victorias», en vez de solamente una gran victoria al final de un proyecto.
Gestionar nuestro correo electrónico nos otorga ese sentimiento de poder por el logro alcanzado. Cada vez que respondemos un mensaje, estamos dando un pequeño paso hacia adelante. Cada vez que alcanzamos la situación inbox zero, estamos completando con éxito la tarea que teníamos intención de hacer, lo que nos hace sentirnos bien al saber que ya tenemos algo hecho. Por ello, volvemos a hacerlo una y otra vez (incluso si implica «procrastinar» sobre nuestro trabajo real, incluso si implica desperdiciar horas cada día intentando recuperar la concentración).
Cómo desintoxicarte de tu bandeja de entrada
Comprobar todo el día el correo electrónico es un comportamiento condicionado que está agotando nuestras energías, nuestra felicidad y nuestra productividad en el trabajo. A continuación, ofrecemos algunas sugerencias para ayudarte a pegarle una patada a esta adicción:
1. Mantén cerrada tu bandeja de entrada y sé consciente de la frecuencia con que la abres
No la dejes abierta en una pestaña diferente e intenta limitar el número de veces que la miras. Si sientes que necesitas leer con detenimiento tu correo electrónico, entonces puedes abrir tu bandeja de entrada en ese momento. En el mismo estudio sobre estrés y correo electrónico de la University of British Columbia mencionado anteriormente, los investigadores concluyeron que:
«Limitar el número de veces que las personas comprueban su correo electrónico por día disminuye la tensión durante una actividad particularmente importante y reduce el estrés general del día a día. [...] Aquellos que revisaban mucho su correo electrónico, no se consideraban a ellos mismos como menos productivos que los que estaban a dieta de correo electrónico».
Observa activamente cuántas veces compruebas tu correo electrónico cada día. El psicólogo James Claiborn afirma que: «el hecho de medir algo tiende a cambiarlo y hace que las personas sean mucho más conscientes en primera instancia». Toma nota si estaba o no justificado cada vez que comprobaste el correo (¿realmente has recibido mensajes nuevos e importantes desde la última vez que lo miraste?). Si te das cuenta de que el número de veces que abres esa pestaña tiene dos cifras, valora tu comportamiento para ver si realmente necesitas visitar tu bandeja de entrada tan a menudo.
2. Traslada más comunicación de trabajo fuera del correo electrónico
¿Preocupado por liberarte del correo electrónico cuando es la única forma de intercambiar mensajes importantes? Sustituye el correo electrónico por una herramienta nueva que no te entretenga con el correo no deseado y con notificaciones sin importancia. Lleva más trabajo a una herramienta de gestión del trabajo como la de Wrike (o cualquier otra) para que así dependas menos de usar el correo electrónico para comunicarte sobre los proyectos o tareas, para guardar información y para ponerte al día con el resto de compañeros.
3. Fija un objetivo de limitar el correo electrónico (y escríbelo)
¿Sabías que si escribes tu objetivo y lo compartes con un amigo tienes un 33 % más de probabilidades de conseguirlo? Coge un bolígrafo y un cuaderno. Ahora, escribe tu plan: «solo voy a comprobar el correo electrónico a las 11:00 y a las 15:00» o «solo voy a comprobar el correo electrónico tres veces al día». Quizá sea útil pegar una nota en tu ordenador. Escribe también una lista (¡de papel!) con las razones por las que deseas parar de comprobar el correo electrónico tan a menudo: «quiero recuperar horas de mi jornada laboral» o «quiero trabajar con más eficiencia».
Una vez has hecho esto, informa a tu jefe y a compañeros de que te has marcado ese objetivo y así ellos sabrán que el correo electrónico no será la mejor manera comunicarse contigo para los problemas urgentes. (Quién sabe si así les vas a inspirar para que comiencen su propio plan de desintoxicación).
4. Ve más lejos: bloquea tu bandeja de entrada
¿De verdad quieres reforzar tu nuevo hábito? Descarga una extensión para el navegador, como StayFocusd para Chrome, que hará literalmente imposible que visites más de una cantidad fijada de veces tu bandeja de entrada cada día. Tú mismo fijas en el navegador la cantidad de minutos que te permites pasar en tu correo electrónico. Una vez se agota ese límite de tiempo, se te bloquea hasta el día siguiente. Por supuesto, esto solo funciona con personas que no disponen de acceso al correo electrónico a través de aplicaciones como Outlook o Apple Mail.
5. No te des por vencido
Crear un hábito nuevo puede tardar más de dos meses en interiorizarse e, incluso, ¡hasta dos tercios de un año! En este caso, estás intentando crear un hábito nuevo que consiste en acabar con un hábito antiguo, lo que resulta notablemente más difícil. Pero no permitas que esto te detenga. Si solo el hecho de comprobar el correo electrónico unas cuantas veces al día todavía te produce ansiedad en el plazo de un mes, repasa la lista de razones por las que necesitas parar de comprobarlo tan a menudo y reafírmate en tus objetivos. Crear un nuevo hábito es una cuestión, sobre todo, de fuerza de voluntad. Por lo tanto, incluso fallando hoy, vuelve a intentarlo mañana.
Tú puedes acabar con la adicción al correo electrónico
¿El correo electrónico se ha convertido en una adicción? ¿Has tomado alguna medida para frenar con éxito ese mal hábito? Comparte tus secretos en los comentarios para que aprendamos de ti.
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