Durante los proyectos de larga duración, llega un momento en que estás obligado a delegar partes de la tarea principal a otra persona. No obstante, en ocasiones supone un gran esfuerzo dejar el proyecto en otras manos.
En una encuesta sobre capacitación ejecutiva realizada en 2013 por la universidad de Stanford, el 35 % de los directores ejecutivos afirmó que delegar es un aspecto que deben mejorar, mientras que el 37 % dijo que intentaba activamente mejorar estas habilidades. Así pues, ¿por qué más de un tercio de todos los ejecutivos dicen que necesitan mejorar sus habilidad para delegar tareas?
He preguntado a varios directores, supervisores y empresarios durante una charla de Slack por qué delegar es naturalmente difícil y recibí tres estupendas respuestas que resumen las diferentes barreras de la delegación eficaz.
1. Delegar no resta responsabilidad
Un director afirmó: "Siempre surgen dudas al delegar. Igual que comparto los éxitos, tengo que asumir las culpas de los fallos debidos a la responsabilidad de mando, hasta cierto punto, por supuesto".
Probablemente la dificultad más grande y habitual relacionada con la delegación de tareas gira en torno a la responsabilidad. Cuando se delega una tarea, se cede la responsabilidad de su ejecución. Pero si eres director, eres el responsable en última instancia de los éxitos y los fracasos de dicha tarea. Además, se te valora y recompensa, o bien se te sanciona, por los resultados de tu equipo. De repente, delegar la creación de la presentación del director ejecutivo parece una decisión bastante arriesgada, especialmente con el punto n.º 2.
2. Delegar implica perder control
Una respuesta de la charla de Slack fue la siguiente: "Bueno, yo lo puedo hacer mucho mejor".
Tiene sentido. Es difícil confiar en otras personas para realizar el trabajo tan bien como sabes que lo haces tú. Esta pérdida de control, que a ti te parece que provocará un resultado de menor calidad, es lo que impide que muchos directores deleguen el trabajo en sus compañeros.
3. Delegar lleva tiempo e implica formación
Un empresario dijo lo siguiente: "Considero que delegar es un reto para la gestión. Si puedo indicarle a alguien cómo hacer hacer una tarea como yo lo hago, entonces habré cumplido mi tarea de supervisor. Ello implica ayudarle al principio y, a continuación, dejarle solo de forma gradual. Cuando dejo de ser necesario, entonces mi trabajo ha terminado".
Cuando entra en juego la delegación de tareas, se produce un delicado número de equilibrismo especialmente complicado al delegar el trabajo en los recién incorporados. A menudo tienes que dedicar el mismo tiempo a enseñar a la otra persona que el que emplearías en completar la tarea. No hay atajos válidos. Para que la otra persona haga bien el trabajo, tienes que transmitirle correctamente, no solo los objetivos del trabajo, sino también los detalles de tu proceso personal. Aquí entra en juego un antiguo proverbio: dale un pez a un hombre y le alimentarás durante un día; enséñale a pescar y le alimentarás de por vida.
¿Cómo se puede delegar correctamente?
Para hacer frente al miedo y la incertidumbre asociada a la delegación de tareas, tienes que allanar el camino hacia el éxito. Aquí encontrarás cuatro acciones concretas que puedes realizar para mejorar la experiencia:
- Antes de empezar, aclara qué trabajo hay que delegar. ¿Qué tareas pueden llevar a cabo otras personas? ¿Qué tareas debes realizar tú sí o sí?
- Al delegar, comunica los objetivos y las metas de cada tarea para que la persona que la tenga que llevar a cabo sepa qué se espera y cómo encaja en el panorama general del trabajo.
- Acuerda la fecha final y los hitos (o la frecuencia de control del trabajo).
- Finalmente, asegúrate de que los miembros del equipo sepan que pueden acudir a ti en caso de que tengan dudas o si surgen problemas.
Al final, a pesar de la lucha interna, delegar es una realidad de la que nadie puede escapar si realmente quiere centrarse en las prioridades y ampliar el negocio. Simplemente recuerda que cuando delegas el trabajo en tus compañeros, hay una buena forma de comunicarlo.
Lee esta entrada del blog para ver 10 frases que jamás debes pronunciar al delegar una tarea.
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