No os engañéis. A pesar de lo que te digan los materiales de marketing, la respuesta a la productividad de la oficina no está en otra aplicación de chat y mensajería instantánea.
Este tema nos rondaba la cabeza en la oficina cuando pasamos de usar Skype de forma individual a HipChat, una verdadera herramienta de nivel empresarial gestionada por administradores. Pero pronto se nos quedó corta y cambiamos a Slack. Todo el mundo quedó impresionado de inmediato por sus funciones e integraciones, e incluso tuvo detractores que pronosticaron lo perjudicial que sería para sus niveles de productividad. Ahora que Microsoft presenta Microsoft Teams e integra el chat empresarial en Office 365; y con Slack, que saca un anuncio de página completa en el New York Times para felicitar al gigante informático por entrar en el espacio y ofrecer algo de competencia, ha llegado el momento de admitirlo: utilizar una aplicación de chat o mensajería instantánea en sí puede arruinar tu productividad.
Las aplicaciones de mensajería interrumpen
Lo peor de los tres principales asesinos de la productividad es inherente a las herramientas de mensajería instantánea: ¡tienes que enfrentarte a interrupciones constantes!
A nadie le gusta que un compañero se pase por tu zona sin previo aviso para tratar un par de ideas justo cuando estás terminando un informe, una publicación del blog o un mensaje de correo electrónico. Sin embargo, ¿qué pasa cuando suena la aplicación de chat? De forma instintiva dejas todo y entras en la conversación.
En parte, ello se debe a que la interfaz de chat te hace pensar que tendrás respuestas más rápidas que a través del correo electrónico o el teléfono. Pero la otra cara de la moneda es que te vuelves adicto a las distracciones y las interrupciones. Manejar todas esas pequeñas notificaciones de aviso crea dopamina en el cerebro, lo que las vuelve muy adictivas, y te obligan a hacer clic y entrar en una conversación porque podría ser importante.
No a las respuestas inmediatas
Si el equipo se siente condicionado a recibir respuestas inmediatas de tu parte a través de las aplicaciones de mensajería, te exigirán que respondas siempre de esa forma. Recuerda que no todo es urgente ni exige una comunicación inmediata.
En lugar de ello, crea un protocolo con el equipo acerca de las respuestas. Algunos equipos han llegado al acuerdo de que no es necesario responder al instante en la aplicación. De este modo, la gente responde cuando ha terminado el trabajo que está haciendo. Además, algunos equipos establecen reglas acerca del estado "No molestar". Algunos ejecutivos incluso definen un "horario de oficina" virtual durante el cual todo el mundo puede enviar mensajes acerca de lo que sea y esperar una respuesta rápida.
Tu aplicación de mensajería te sobrecarga
A nadie le gusta tener la bandeja de entrada repleta de spam. Sin embargo, ¿qué ocurre en una herramienta como Slack o HipChat? Empiezas a entrar en canales o salas de chat, o a crearlos, donde debatir cualquier tema, desde los últimos prototipos de sitios web a vídeos de gatos. Y, de repente, luchas contra 20 notificaciones de las 55 salas de chat en las que participas. Y eso que tu empresa solo cuenta con 40 empleados. Por no hablar de la atención fragmentada.
Un estudio realizado por Baba Shiv de la Universidad de Stanford descubrió que una vez que llegamos a nuestra “carga cognitiva” tope, esa cantidad finita de energía mental que tenemos para realizar nuestras tareas, no queda energía para tomar buenas decisiones. Por eso es tan difícil decir que no a la comida rápida al final de un día de trabajo agotador. Tu aplicación de chat probablemente esté comando tu carga cognitiva mientras lees esto.
Minimiza el ruido
¡Hora de un poco de disciplina! Deshazte de los canales que no te dan la información del trabajo que necesitas. O, como mínimo, mantenlos bajo mínimos. (El hecho de que haya 20 canales divertidos en los que *podrías* participar no implica que *tengas* que acceder a ellos). Lo que tienes que recordar cuando vayas a abandonar esas salas de chat es que siempre puedes volver a ellas cuando te aburras o hayas hecho todo el trabajo previsto.
Tu aplicación de mensajería no te aporta contexto
En ocasiones recibo un mensaje aleatorio que me pide que edite la ortografía de una frase a través del chat. Entonces me apresuro a editar en modo completo cuando me doy cuenta de que la frase era un mensaje de la interfaz de usuario y que, por lo tanto, tenía que ser concisa y ni siquiera había que puntuarla. ¿Me he planteado las preguntas adecuadas de antemano?; ¿podría haber previsto el contexto mejor? Sin embargo, ¿qué he dicho de responder inmediatamente? Que es adictivo.
Asignar el trabajo utilizando una aplicación de chat te privará del contexto que rodea a la tarea. ¿De qué proyecto forma parte esta tarea y cuáles son sus objetivos?; ¿a qué otros proyectos pertenece esta subtarea?; ¿quién la necesita y para cuándo? Todas estas preguntas que se pueden responder utilizando la herramienta de trabajo adecuada: Wrike por ejemplo.
Cómo puede ayudar Wrike a tu equipo a ser más productivo
Ya lo hemos dicho muchas veces: para que haya una colaboración eficaz en la organización, necesitas algo más que una herramienta de mensajería instantánea o un repositorio de archivos, también necesitas una herramienta que te ayude a gestionar las tareas, los proyectos y los flujos de trabajo. Wrike hace justo eso; puedes crear, gestionar y asignar tareas al equipo y obtener visibilidad de la carga de trabajo de cada uno de los miembros, así como el estado de todo el trabajo que se realiza.
Sin embargo, a diferencia de las aplicaciones de chat, Wrike te da la opción de responder cuando te resulte más oportuno y no te interrumpe mientras trabajas. No te sobrecargará con información, ya que puedes controlar la cantidad de tareas o proyectos que sigues, así como las notificaciones que recibes. Finalmente, cada tarea te ofrece un contexto completo de lo que se te está pidiendo.
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