Tras meses de esfuerzos para acabar los proyectos en el último minuto, malgastando horas buscando comentarios perdidos en la bandeja de entrada y sin respetar bastantes plazos, ya estás hasta las narices. Algo tiene que cambiar.
Gracias a lo resolutivo que eres, encuentras una solución: un software de gestión de proyectos. Optimizará los proyectos, aumentará la colaboración y ayudará a tu equipo a gestionar proyectos creativos.
Después de evaluar decenas de plataformas para encontrar la perfecta y de emplear tiempo y dinero en implementarla, aparece un nuevo problema: nadie la utiliza.
Pero no te preocupes. No eres el único. Una de las últimas encuestas de HubSpot reveló que el 80 % de las agencias creativas declaran utilizar un software de gestión de proyectos. No obstante:
- Un 47 % no organiza los recursos.
- Un 42 % no controla las tasas de uso de los empleados.
- Un 15 % no es capaz de cumplir los plazos de entrega sistemáticamente.
Moraleja: aunque estos equipos creativos pueden "utilizar" el software de gestión de proyectos, probablemente no lo hagan de forma eficaz o no lo utilicen lo suficiente.
Es fundamental que todo el mundo colabore para que la plataforma de gestión de proyectos tenga éxito. A continuación exponemos cinco razones por las que tu equipo no utiliza el software de gestión de proyectos para gestionar proyectos creativos y qué puedes hacer para fomentar su adopción.
1. El proceso de solicitud creativa es demasiado complicado
Se supone que el briefing creativo aumenta la eficacia de los equipos, pero no es de extrañar que también suponga un obstáculo. Si lo llevas al extremo de lo sencillo, los equipos creativos no dispondrán de la información que necesitan para trabajar con eficacia, lo que conllevaría reuniones y llamadas de seguimiento. Por otra parte, si los informes precisan de demasiados detalles, los solicitantes no los rellenarán.
En cuanto el briefing creativo deja de ser útil, los equipos vuelven a sus viejas costumbres de comunicación y a enviar las solicitudes por correo electrónico o Slack, de tal forma que todo el mundo queda fuera del software de gestión de proyectos. Tu equipo creativo no utilizará una plataforma de gestión de proyectos si sus clientes no lo hacen.
Solución: existe una clara diferencia entre lo fácil y lo útil, y tu software de gestión de proyectos debe ofrecerte la posibilidad de crear informes que realmente te sirvan, no que planteen problemas.
Los formularios de solicitud dinámicos te permiten crear informes creativos basados en tus necesidades con distintos tipos de campos, entre otros, respuestas cortas, párrafos, casillas de verificación, fechas, menús desplegables, numéricos, archivos adjuntos y mucho más. Las preguntas cambian en función de la información que el solicitante proporcione al rellenar el informe, a fin de garantizar que tu equipo creativo disponga de toda la información que necesita sin necesidad de realizar preguntas innecesarias.
Estos formularios también asignan automáticamente las tareas a los miembros competentes del equipo, para que se puedan poner a trabajar en cuanto se presente la solicitud.
2. Es una herramienta más que tienen que utilizar
Actualmente, hay una herramienta para casi todo, desde chatear y enviar correos electrónicos hasta consultar los datos. Como promedio, los agentes de marketing usan 12 herramientas para gestionar campañas y datos. El tiempo empleado en la transferencia de información y en cambiar de una herramienta a otra es muy importante. De hecho, cambiar de tarea o herramienta consume hasta el 40 % del tiempo productivo de una persona.
Probablemente, tu equipo creativo cuenta con varias herramientas que deben usar a diario. Incorporar un software de gestión de proyectos a su kit de herramientas puede parecer un paso más en un proyecto creativo que ya es largo de por sí, pero no tiene por qué ser así.
Solución: elige un sistema de gestión del trabajo que centralice estas piezas del puzzle creativo y que se integre con los programas que tu equipo creativo ya utiliza. Por ejemplo, la extensión de Adobe Creative Cloud Suite de Wrike permite a los diseñadores ver las tareas, realizar comentarios, cargar archivos y mucho más, directamente desde InDesign, Photoshop y otras herramientas Adobe.
El equipo creativo de OSF HealthCare trataba de gestionar hasta 400 solicitudes creativas al mes antes de que descubrieran la extensión de Adobe Creative Cloud, comenta Heidi Wessler, coordinadora de diseño gráfico en OSF HealthCare.
“Desde InDesign, solo tengo que acceder a la extensión de Wrike para ver los cambios necesarios, luego cargo la nueva muestra hasta que lanzamos una versión definitiva”, añade Wessler. “Ya no tengo que adaptar mi configuración del PDF, exportarla al escritorio, escribir un nuevo correo, adjuntar el archivo y enviarlo. Solo hago clic en el botón para añadir en Wrike directamente desde InDesign y listo".
Wrike también ofrece integraciones con Salesforce, Box, Google, Microsoft, Slack y muchos más.
3. No les permite trabajar como les gustaría
La información debe organizarse de cinco formas principales, según el diseñador gráfico, arquitecto, fundador de TED y creador del término "arquitecto de la información", Richard Saul Wurman. Las cinco formas son: ubicación, orden alfabético, tiempo, categoría y clasificación jerárquica.
Este concepto se conoce en inglés como LATCH o Five Hat Racks (los cinco percheros), y respalda la idea de que diferentes estructuras de gestión de datos funcionan mejor para distintos conjuntos de datos. De forma similar, tu equipo procesa información distinta de maneras diferentes. Forzarlos a trabajar en un sistema de gestión de proyectos que sirva para todo, sin duda alguna, es sinónimo de fracaso.
Las personas creativas son muy visuales y, en una encuesta realizada a 143 miembros de equipos creativos en Estados Unidos que usan la gestión de proyectos todas las semanas, el 83 % de los encuestados afirmaron que usan el software de gestión de proyectos con funciones visuales (paneles Kanban, tarjetas para arrastrar y soltar, opciones de visualización "desplegables", etc.).
En otras palabras: no a todo el mundo le gusta ver las tareas en una hoja de cálculo. En definitiva, si a ti te gusta la plataforma de gestión de proyectos, pero tu equipo creativo no considera que se trate de un espacio de trabajo flexible, puede que su uso les resulte engorroso o poco atractivo.
Solución: tu software de gestión de proyectos debe ser lo suficientemente flexible para cubrir tus necesidades, pero también debe permitir a tu equipo creativo ver información de forma que les resulte más cómoda.
Elige una plataforma que ofrezca una gran variedad de vistas, como gráficos de Gantt, paneles Kanban y vistas de tabla. Esto te permitirá organizar los procesos del proyecto en una sola vista y que tu equipo creativo pueda verificar las asignaciones en otra vista diferente. Una estructura de carpetas que se pueda personalizar para ordenar tareas y proyectos también resulta útil para procesos exclusivos de los equipos creativos.
4. Las revisiones y aprobaciones no se agilizan
Las herramientas de gestión de trabajo a menudo se usan de manera inadecuada, como si se tratase de un lugar donde almacenar listas interminables de comentarios. Si tu solución de gestión de proyectos solo se usa para dejar notas y compartir listas de tareas pendientes, no aporta mucho más valor que el correo electrónico o el chat.
Si tu herramienta de gestión del trabajo no ofrece un espacio de colaboración muy interactivo para realizar ediciones y comentarios en el proyecto en tiempo real, el equipo creativo se quedará estancado analizando y unificando el feedback. Aquí tienes un ejemplo:
La edición de vídeos suele requerir que el revisor elabore una lista de comentarios, incluyendo las marcas temporales de cada cambio. El siguiente revisor tiene que hacer lo mismo. Una vez realizadas todas las revisiones, el equipo creativo debe comparar y unificar el feedback, conectar varias plataformas y resolver las contradicciones en los comentarios sobre la marcha.
Se trata de un proceso meticuloso. Por suerte, hay una forma mejor de hacerlo.
Solución: con la funcionalidad de Revisión y las aprobaciones, los revisores y aprobadores marcan un solo documento o vídeo centralizado. Los colaboradores ven los comentarios de los demás y tratan de resolver los conflictos de los comentarios en tiempo real. Las ediciones se tachan para indicar que ya se han realizado y los documentos se marcan claramente como "revisados" o "aprobados".
La producción del material de impresión y vídeo en paralelo representa una parte importante de la carga de trabajo del diseñador gráfico de SF Chronicle, Paul De Leon. Resultaba complicado examinar listas de comentarios escritos con marcas temporales al lado al editar los vídeos.
Los diseñadores ahora pueden desplazarse al lugar exacto del vídeo donde es necesario introducir un cambio con tan solo hacer un clic derecho en un comentario con el marcado avanzado y la edición de vídeo de Wrike. La ventaja principal es que los "comentarios son más directos y están más identificados", comenta De Leon.
"En lugar de escribir una lista detallada en un comentario o en un correo electrónico donde tengo que usar un script para explorar las distintas duraciones, puedo hacer clic en el comentario y saber exactamente a qué hacía referencia el espectador", añade De Leon.
5. No consiguen el reconocimiento que merecen
Aunque la conexión entre un magnífico diseño y los resultados empresariales es cada vez más clara, el trabajo de los equipos creativos a menudo se ve eclipsado por proyectos que dependen mucho más de actividades orientadas a la generación de ingresos. A los equipos creativos se les considera como un centro de costes, y ellos lo saben.
Si tu software de gestión de proyectos no ayuda a resolver este problema, habrá menos motivos todavía para que tu equipo creativo lo adopte. Los equipos creativos piensan que las partes clave interesadas no son conscientes de su duro trabajo tanto si la usan como si no.
Solución: siempre es más fácil conseguir que alguien adopte un nuevo sistema si le aporta algo. Incentiva a tu equipo creativo con una plataforma de gestión del trabajo que aporte algo que se salga fuera de lo habitual, como es demostrar su valor.
Algunas soluciones de gestión de trabajo mejoran la valoración por parte de las partes clave interesadas mediante informes y análisis sólidos y en tiempo real. La capacidad de mostrar cuántos proyectos hay en curso, quién se dedica a qué, con qué frecuencia se cumplen los plazos y otros aspectos clave ayuda a los responsables creativos a destacar el duro trabajo de sus equipos y el valor que aportan.
¿Cuál es el truco? Asegúrate de que tu equipo tome consciencia de que estos informes no son posibles si su trabajo no se gestiona directamente en la plataforma.
Consigue que tu equipo creativo colabore
Una buena gestión de proyectos para los equipos creativos ahorra el tiempo y la energía que conlleva realizar un buen trabajo. Si tienes problemas para que tu equipo creativo adopte tu plataforma de gestión de proyectos, a continuación puedes encontrar una o varias razones de por qué te está costando tanto:
- Las solicitudes creativas son demasiado complicadas.
- Es una herramienta más, y ellos ya tienen demasiadas.
- No es lo suficientemente flexible.
- Las revisiones y aprobaciones resultan engorrosas.
- No les ayuda a demostrar su valor.
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