Cada proyecto es único en sus objetivos, además de en sus desafíos. Por esa razón, a fin de mejorar el modo de gestionar los proyectos, los dividimos en fases. Ello facilita a los equipos la evaluación y, en caso necesario, la rectificación del programa trazado a partir del alcance de un proyecto (teniendo a veces incluso que desviarse del plan original).
La Guía del conjunto de conocimientos de gestión de proyectos (Project Management Body of Knowledge, o PMBOK) reconoce oficialmente cinco fases o grupos de procesos de gestión de proyectos. Estas son inicio, planificación, ejecución, control y cierre. Juntas constituyen el ciclo completo de la gestión de proyectos.
En este artículo vamos a tratar las prácticas recomendadas para el primer paso del ciclo: la fase de inicio de la gestión de proyectos.
¿En qué consiste la fase de inicio de la gestión de proyectos?
Dado que la fase de inicio puede englobar distintos procesos para cada organización, una forma sencilla de diferenciarla del resto del ciclo del proyecto es decir que es todo lo que tiene lugar antes de la aprobación del proyecto y de que este comience a planificarse de manera detallada.
Generalmente, la fase de inicio es aquella en la que un patrocinador, en colaboración con un gestor de proyectos, determina tres aspectos fundamentales de un proyecto concreto: los objetivos, el alcance y las limitaciones. Hecho esto, preparan a continuación el acta de constitución del proyecto. Por último, antes de entrar de lleno en la fase de planificación, las principales partes interesadas aprueban el acta y se elaboran calendarios y presupuestos de forma más detallada.
Prácticas recomendadas para la fase de inicio de la gestión de proyectos
Pregúntate por qué existe el proyecto
Quizá esto suene un tanto filosófico, pero se trata de una información básica que debe quedar clara antes de comenzar a trabajar. Tienes que ser capaz de responder a estas tres cuestiones:
- ¿Cuáles son los objetivos de este proyecto?
- ¿Por qué emprenderlo ahora?
- ¿Qué beneficios comerciales nos va a reportar?
Dependiendo de si el proyecto es algo que se ha hecho antes o no, puede que dispongas ya de un plan de negocio para él. Si no es así, es el momento de realizarlo. El plan de negocio ayudará a establecer con claridad las razones que justifican el proyecto y debería dar respuesta a las tres cuestiones anteriormente planteadas.
Define desde un principio las partes interesadas con mayor peso
Muchos proyectos empiezan con una idea vaga de quiénes constituyen sus principales partes interesadas. No es necesario contar desde un principio con una lista completa de todas las personas que se van a ver afectadas por el proyecto, pero en la fase de inicio resulta crucial definir y acordar quiénes representan a las partes interesadas con mayor peso en él, aquellas personas cuyos actos influirán de manera decisiva a lo largo del ciclo del proyecto. Entre ellas figuran los responsables de los procesos de negocio y los principales directores ejecutivos, al igual que otras figuras importantes en la toma de decisiones.
Una herramienta fantástica para llevar a cabo este proceso es el diagrama RASCI (también conocido como «matriz de asignación de responsabilidades») del proyecto, el cual detalla quiénes son sus responsables (los que hacen el trabajo), quién rinde cuentas (la persona que asegura que el trabajo se haga), quiénes tienen que dar su aprobación al trabajo, quiénes son consultados (aquellas personas cuyos conocimientos son necesarios para completar el trabajo) y quiénes son informados de los progresos del proyecto.
Recoge por escrito las responsabilidades de las partes interesadas
Pregúntale a cualquier gestor de proyecto si resulta difícil conseguir que las partes interesadas participen activamente en un proyecto: probablemente te diga que sí. Por eso debes recoger todas sus responsabilidades en un documento y hacer que lo firmen, comprometiéndose así a cumplir con ellas. Considera dicho documento un contrato que define las funciones de las partes interesadas del proyecto. Estas responsabilidades también se incluyen de manera formal en el acta de constitución del proyecto, que firmarán al final de la fase.
Entre las responsabilidades típicas está establecer cuántas personas hacen falta para aprobar una decisión o formar un quorum, y durante cuánto tiempo pueden deliberar antes de tener que alcanzar una resolución.
Completa todos los pasos de la fase de inicio de la gestión del proyecto
Redacta un acta de constitución para tu proyecto
Muchos ven el acta de constitución (o plan) de un proyecto simplemente como un paso en el que se rellena una plantilla con información básica del mismo, pero es mucho más que eso. El acta de constitución de un proyecto recoge la visión inicial que un patrocinador y un gestor de proyecto tienen de él. Este documento servirá para guiar el trabajo a lo largo del ciclo de gestión del proyecto, y cualquier cambio posterior que desee hacerse en él tendrá que pasar antes por un riguroso proceso de aprobación. Por ello, resulta crucial que el acta haya sido redactada con mucho cuidado, y lo más clara y detalladamente posible.
Incluye el alcance del proyecto
Probablemente la sección más importante del acta de constitución de un proyecto sea su alcance: es en ella donde se define con precisión qué es y qué no es el proyecto. Durante la fase de inicio se discutirá dicho alcance y se negociarán sus distintos puntos hasta que todas las partes interesadas principales vean incluidos en él sus objetivos. El alcance final del proyecto se recoge entonces en su acta de constitución y luego las partes interesadas lo rubrican.
Otros puntos que el acta de constitución de un proyecto debería incluir:
- Productos finales: Estos son los productos del trabajo, que han de entregarse en una fecha concreta y en un estado convenido entre las partes interesadas.
- Necesidad comercial: El estudio de negocio define los beneficios de primer nivel del proyecto además de sus costes.
- Limitaciones: Estas son las limitaciones de tu proyecto, como por ejemplo los costes, los recursos humanos, los límites de tiempo, la calidad y el retorno potencial de la inversión.
- Previsiones: Una declaración de lo que crees que sucederá en el futuro.
- Riesgos: Estos son acontecimientos inesperados que podrían afectar a las personas, los procesos, la tecnología y los recursos implicados en un proyecto, y llegar a impedir o retrasar la finalización de este.
Cómo empiezas determina cómo acabas
Lo que esto quiere decir es que la manera en que empieces tu proyecto determinará muchas veces si este acaba en éxito o fracaso. Verificar que se han dado todos los pasos de la fase de inicio de la gestión de proyectos permite presentar la visión del proyecto a quienes han de aprobar el trabajo y determina el alcance de este último. Sencillamente, la fase de inicio —y en especial el acta de constitución de un proyecto— allana el camino hacia su éxito. No comiences ninguno sin elaborar primero su correspondiente acta.
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