Gestión de procesos empresariales (BPM, por sus siglas en inglés) no es algo nuevo. Ha estado presente de una forma u otra desde la era industrial, cuando las ideas sobre la división y la especialización del trabajo surgieron de la mente de escritores como Adam Smith y Frederick Winslow Taylor. Desde 1913, cuando Henry Ford implementó la primera línea de montaje móvil y mejoró la fabricación en serie de sus automóviles acortando un periodo de más de 12 horas a tan solo 2 horas y media, se ha dado un planteamiento orientado al proceso y al cliente para mejorar los resultados empresariales. ¿Qué es la gestión de procesos empresariales a fin de cuentas? No es más que métodos y herramientas que se emplean para supervisar, agilizar y mejorar los procesos empresariales. La cuestión es que si la producción es más rápida y la demanda del producto se satisface a una mayor velocidad, esto mejora el resultado final de la organización.
Aspectos fundamentales de la gestión de procesos empresariales
No puedes ahondar mucho en la definición de BPM sin antes definir qué es un proceso empresarial. Los procesos empresariales son básicamente las actividades que involucran a varias personas y recursos, y que conducen a un resultado que produce valor para la organización o sus clientes. Un proceso empresarial puede desembocar idealmente en un resultado positivo, lo que añade valor. Pero también puede acabar en un resultado negativo, lo que reduce el valor.
Administrar estos procesos implica el uso de herramientas de gestión de procesos empresariales. BPM utiliza herramientas tecnológicas, concretamente software de automatización, para representar visualmente, o trazar, el flujo de trabajo y la información de la empresa. Este modelo se puede utilizar para crear reglas para cada uno de los procesos (por ejemplo, ¿quién debe realizar esta tarea? o ¿quién debe recibir la notificación de un hito determinado?). Estas reglas te ayudarán a gestionar los procesos. Finalmente, el software de BPM te puede ayudar a supervisar los procesos para introducir mejoras. Simplemente recuerda el viejo dicho de que aunque el software de automatización puede aumentar la eficacia de los procesos que ya son eficaces, no puede mejorar los procesos ineficaces.
Controlar el uso de la tecnología y el software es el método para gestionar los flujos de procesos empresariales. Se trata de un sector entero que ha crecido en torno a la formación de los equipos e implementando infraestructuras para mejorar la BPM en las empresas. Entre los métodos se incluyen los siguientes:
- Lean: método centrado en eliminar todos los residuos de los procesos. El método Lean pretende crear más valor para los clientes y utilizar menos recursos.
- Six Sigma: método medible que pretende mejorar continuamente los procesos mediante la cuantificación de los defectos y su eliminación.
- TQM: (Total Quality Management o Gestión de la Calidad Total) es un método que pretende mejorar los productos y los servicios por medio de una comunicación continua.
- Lean Six Sigma: se trata de un método híbrido que elimina los residuos para que los procesos sean muy eficientes, rentables y satisfagan las necesidades de los clientes.
Antes de considerar un software de gestión de procesos empresariales
Un buen sistema de gestión de procesos empresariales mejorará tu eficacia. Pero antes de entrar en el proceso de valorar las herramientas de software y sus proveedores, debes poder responder a las siguientespreguntas:
- ¿Cuáles son los objetivos de implementar un software de gestión de procesos empresariales?,
¿qué problemas intentas solucionar? y ¿es el software de BPM la mejor solución para tu organización en este momento? Si no puedes identificar los objetivos que quieres alcanzar con esta nueva herramienta, entonces estás cometiendo un error. Por otro lado, los objetivos claramente establecidos facilitarán enormemente la planificación a todo el mundo. - ¿Cómo encajará la herramienta en tu empresa?
Con el fin de comprender mejor cómo encajaría una solución de BPM en la organización, tienes que entender los procesos. ¿Los procesos están centrados en los datos pero necesitan diferentes integraciones?; ¿la herramienta de BPM se utilizará más bien para dar forma a los flujos de trabajo?; ¿qué ocurre con otros factores como la escalabilidad o los requisitos de flujo? - ¿Esta la empresa preparada para la automatización de los procesos?;
¿has comunicado al equipo por qué buscas una solución de BPM?; ¿cómo afectará esto a su trabajo diario? Un gestor de procesos empresariales debe preparar el plan de comunicación para que dicha incorporación sea lo más sencilla posible, y debe haber una plataforma en la que disponer las preguntas o los problemas.
Cinco aspectos que debes analizar al elegir una solución
Cuando estés preparado para iniciar el proceso de búsqueda, y prueba, de las diferentes herramientas y proveedores, entonces debes fijarte en estos cinco aspectos con el fin de tomar la mejor decisión:
- Referencias de clientes: pide referencias de clientes y asegúrate de que estos hayan comprado el software del proveedor. ¿Están satisfechos con el software y el servicio?
- Asistencia: prueba los sistemas de asistencia de los proveedores. ¿Responden rápidamente?; ¿cómo derivarán el caso estos servicios de asistencia cuando contactes con ellos?
- Recursos técnicos: mira el material de formación proporcionado, como las bases de conocimiento, la documentación o las wikis. ¿Qué ofrece el proveedor para la formación de los clientes?
- Capacidad de asesoramiento: busca un proveedor que comprenda la situación de tu negocio o el sector en el que operas, y que pretenda ser un socio a largo plazo más que un vendedor. Si puede proporcionar orientación más que meras especificaciones del producto, tendrás una mejor oportunidad de trabajar, independientemente de las dificultades que se te presenten.
- Experiencia en desarrollo: asegúrate de que el proveedor tenga una amplia experiencia en el desarrollo y la mejora de sus productos.
¿Por qué la gestión de los procesos empresariales es tan importante para las organizaciones? Porque es una forma de ofrecer valor a los clientes mediante la optimización de los procesos existentes. Ello hace que la decisión de comprar un software de BPM sea una de las más importantes para cualquier empresa que ya se haya puesto manos a la obra y comprometido con la mejora de la forma de trabajar.
Más lecturas
- Lista de software de BPM de Capterra
- Cómo asignar tus procesos
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