Si quieres celebrar unas reuniones realmente eficientes, te recomendamos leer otro artículo antes que este. Lee primero esta guía en cuatro pasos para celebrar la reunión de trabajo perfecta (virtual o presencial) y después vuelve aquí.
Las reuniones virtuales presentan los mismos problemas que las presenciales, pero además tienen algunas dificultades propias. ¿Cómo se consigue crear un entorno adecuado para una reunión cuando tus compañeros se hallan al otro lado de la ciudad, del país o del mundo? A continuación te presentamos cuatro problemas específicos de las reuniones virtuales y las medidas que puedes tomar para solucionarlos:
Problema n.º 1: repeticiones
Este problema se da cuando hay alguien que no está atento. Entonces pides la opinión de esa persona, y esta se ve obligada a preguntar: «¿Le importaría repetirlo, por favor?».
Solución: apréndete el nombre de todos. Si hay varias personas en tu reunión, la mejor manera de asegurarse de que te presten toda su atención es decir su nombre. Y hazlo por adelantado, antes de hablar de lo que quieres que oigan. Actuar así llama su atención y hace que se concentren en la reunión, de manera que no tengas que repetirte después.
Haz que tu próxima reunión virtual sea perfecta: comienza cada frase con el nombre de uno de los participantes. «Jill, ¿tú qué opinas? Jack, ¿qué crees que deberíamos hacer para resolver este problema?».
Problema n.º 2: no tienes ni idea de quién te está hablando
Uno de los participantes de una conferencia telefónica dice tu nombre, pidiendo tu opinión sobre algún asunto, y te das cuenta de que no estás seguro de quién es.
Solución: toma la iniciativa. Asegúrate de que todos saben tu nombre. A menudo sucede que no todos los participantes en una teleconferencia conocen los nombres de cada uno de los demás. Lo que significa que no reconocerán tu voz cuando empieces a hablar. En vez de dar por sentado que todos saben quién eres y conocen tu voz (todos sabemos perfectamente lo que sucede cuando damos cosas por sentado), preséntate unas cuentas veces para que la gente pueda empezar a asociar tu nombre con tu voz. O con tu cara, si se trata de una videoconferencia. A continuación, pide a todos los demás participantes que hagan lo mismo.
Haz que tu próxima reunión virtual sea perfecta: comienza tus intervenciones diciendo tu nombre: «Soy Jack otra vez. Jill, ¿tú qué opinas?». Incluso puedes mencionar tu puesto de trabajo para mayor claridad: «Hola, soy Jack de marketing otra vez. Jill...».
Problema n.º 3: tu tecnología decide tomarse un descanso
Nos ha pasado a todos. Al Powerpoint le da por bloquearse. El micrófono no capta tu voz. La imagen de vídeo se pixela hasta el punto de transformar a tu compañero en una colección irreconocible de bloques de colores.
Solución: tener un plan B. La tecnología siempre parece saber cuándo no debería fallar... y escoge ese momento exacto para dejarte en la estacada. Envía por adelantado información sobre tu plan. Si estáis experimentando dificultades técnicas, crea un protocolo para que todo el grupo cambie a otra plataforma en cuestión de segundos. Si no, arreglar un problema técnico puede hacer que una reunión de media hora acabe durando 15 minutos más.
Haz que tu próxima reunión virtual sea perfecta: Si usas una plataforma concreta (como Google Hangouts) para tus reuniones, cerciórate de que todo el mundo tiene lista otra de reserva (como Skype) con un perfil de usuario ya creado. Comunica tu plan B con antelación.
Problema n.º 4: el perro no para de ladrar
Todos hemos pasado por ello: bebés llorando, perros ladrando, ruidos de obra, cláxones de coches... (Una vez tuve que escuchar durante veinte largos minutos cómo una persona comía patatas fritas).
Solución: establece unas normas de etiqueta para la reunión virtual. Recuerda a los participantes que el que no os podáis ver no implica que no os podáis oír. Pídeles que silencien sus micrófonos cuando no estén interviniendo, que se instalen en un lugar relativamente tranquilo durante la teleconferencia (nada de cafeterías bulliciosas ni trenes ruidosos) y que vayan a una habitación donde no se oigan los llantos de ningún bebé.
Haz que tu próxima reunión virtual sea perfecta: envía con antelación una lista de normas de etiqueta para la teleconferencia. Pero tampoco la hagas demasiado larga: todo el mundo sabe cómo comportarse con educación. Simplemente, a veces necesitan un recordatorio sutil.
Es cierto que pueden darse dificultades técnicas que no pueden anticiparse: una mala conexión wifi, cortes en las llamadas, etc. No obstante, puedes tratar de evitar problemas adicionales si consigues que tu equipo acepte los cuatro pasos anteriores.
¡Danos tu opinión! ¿Crees que estas 4 soluciones te servirán para acabar con los problemas de tus reuniones virtuales? ¿Quizá echas en falta alguna otra?
Lecturas sugeridas: 7 consejos para tener unas reuniones más productivas (infografía)
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