¿Te acuerdas del episodio de “I love Lucy”, la famosa serie estadounidense, donde ella trabaja en una fábrica de chocolate y no puede seguir el ritmo de los bombones que llegan por la cinta transportadora?
En ocasiones, es así como uno se siente cuando intenta administrar el aluvión de proyectos entrantes. En una encuesta de RingCentral acerca de la sobrecarga de las aplicaciones de comunicación en el espacio de trabajo, el 70 % de los trabajadores afirmaron que el volumen de comunicaciones que reciben es uno de los principales problemas. Los trabajadores cambian de aplicación hasta 10 veces por hora y, cuando lo hacen, el 31 % afirman que pierden el hilo de sus ideas. Si tu equipo está tan abrumado con nuevas tareas provenientes de todas las direcciones y está aislado entre herramientas, simplemente no podrá finalizar proyectos a la velocidad que marca tu empresa.
¿Se parece esto a tu actual proceso de entrada de proyectos? Si es así, es hora de cambiar. Gestionar las solicitudes de trabajo entrantes no es una cuestión en blanco y negro. Aprovechar las prácticas recomendadas de la gestión de entrada de proyectos te abre un abanico de colores. Estos son cuatro de los síntomas que indican que tu proceso de entrada de proyectos está obsoleto y algunas medidas sencillas para crear un proceso bien definido que transporte a tu equipo al futuro.
Síntoma n.º 1: las solicitudes de trabajo se introducen manualmente y llegan a través de varios canales
Correo electrónico, mensajes instantáneos y tareas que llegan directamente a tu escritorio, ¡ay, madre mía! Con tantas herramientas y estilos de comunicación diferentes, las solicitudes de trabajo entrantes te llegan de todas las direcciones y el caos está asegurado. Y, como en la escena de “Yo amo a Lucy”, todo se te va de las manos, el trabajo no funciona y acabas agotado rápidamente.
Una comunicación laxa podría funcionar bien en equipos pequeños. Sin embargo, a medida que la empresa crece, necesitas un proceso de solicitud de proyectos entrantes que te ayude a gestionar correctamente el trabajo en curso y próximo. En la revista CIO, Mike Brannan, vicepresidente de tecnología y marketing de Centric Consulting, afirma que, para que los responsables puedan mantener el ritmo de las exigencias del negocio y una tecnología en constante cambio, tienen que desarrollar procesos independientes y perfeccionar los mecanismos de admisión de trabajo para lidiar con todas las novedades, mientras siguen manteniendo procesos rigurosos y administrados para todos los aspectos operativos.
Los responsables tienen que poder gestionar la carga de trabajo actual y las solicitudes de proyectos. No obstante, según la investigación llevada a cabo por McKinsey & Company, los equipos dedican hasta el 45 % de su jornada de trabajo a la admisión de tareas que se podrían automatizar, como la consolidación de solicitudes y su asignación a las personas pertinentes. Cuantas más solicitudes obtienes, más laborioso y repetitivo resulta este proceso.
Aunque tu equipo podría invertir en una herramienta de gestión del trabajo colaborativo, si sigue teniendo que extraer e introducir manualmente nuevas solicitudes de proyectos procedentes de varios canales, no conseguirás ahorrar tiempo y correrás el riesgo de cometer errores o duplicar entradas.
Lleva tu proceso de entrada de trabajo al futuro configurando un solo proceso de solicitud de admisión de trabajo
Canaliza las solicitudes de entrada de trabajo de la mensajería instantánea, los correos electrónicos y los chats a tu herramienta de gestión del trabajo. Los mejores equipos utilizan formularios de solicitud para consolidar los posibles proyectos entrantes, dirigiéndolos justo donde se guardan sus proyectos. El formulario de solicitud es una especie de cuestionario de admisión de proyectos que los solicitantes han de rellenar para ayudar al equipo a enviar el proyecto al lugar adecuado. Es una forma estupenda de ofrecer coherencia a la entrada de trabajo y ahorra a tu equipo el tener que registrar detalles fundamentales que demoran el inicio del proyecto.
Exige que todas las solicitudes se envíen a través de este único proceso o el equipo no lo añadirá a su cola de trabajo. Otros equipos podrían rechazar este sistema de primeras, pero pronto verás que sus solicitudes se filtran más rápidamente.
Por ejemplo, el equipo de producción de marketing de Esurance se ahorró más de 400 correos electrónicos al mes de su bandeja de entrada sacando las solicitudes fuera del correo electrónico y adoptando una sola fuente de datos para todos los proyectos entrantes. Con un proceso claro para gestionar las solicitudes de trabajo a través de Wrike, la colaboración interna mejoró drásticamente y otros departamentos aumentaron su satisfacción porque sabían que las solicitudes se gestionarían de forma organizada y puntual. He aquí un ejemplo de formulario de entrada de proyectos que podría utilizar un equipo como el suyo.
Síntoma n.º 2: no hay un proceso formal para convertir las solicitudes en proyectos
Aunque canalizar las solicitudes es el primer paso, tienes que poder convertir las solicitudes en proyectos. Si los diferentes equipos colaboran, determina los procesos que seguirás y establece las responsabilidades y las expectativas.
En la encuesta sobre gestión de proyectos del sector de servicios profesionales realizada por Wrike, el 32 % de los participantes afirmaron que satisfacer las exigencias de las solicitudes entrantes es complicado, y el 28 % admitieron que la configuración y la programación de los proyectos eran unas de las principales dificultades. Incluso con las solicitudes centralizadas en un solo lugar, los equipos podrían tener que esforzarse por traducirlas en proyectos llevados a buen término. De hecho, el 97 % de los participantes afirman que sus proyectos siempre se retrasan en mayor o menor medida. ¿El mayor responsable de este problema? Los requisitos que cambian.
Si luchas por convertir todos esos requisitos en proyectos de éxito o si tus proyectos siempre parecen retrasarse, no estás solo. Una encuesta realizada entre 300 responsables de agencias demostró que el 52 % de los participantes piensan que los briefings creativos carecen de enfoque. Y, en una encuesta independiente, el 82 % de los clientes de agencias dijeron que ven la necesidad de disponer de mejores briefings. Para que los equipos reciban el formulario de solicitud y lo conviertan en un proyecto, necesitan la información adecuada y un proceso de inicio fácil de seguir.
Lleva tu proceso de entrada de trabajo al futuro automatizando bien el inicio de los proyectos
La entrada de trabajo puede parecer algo increíblemente complejo. Tienes que hacer malabares con el trabajo del que ya te estás ocupando, los objetivos y los recursos. ¿Cómo puedes integrar las nuevas solicitudes en semejante flujo? Estos son algunas de las prácticas recomendadas en cuanto a procesos de entrada de proyectos.
- Utiliza formularios de solicitud dinámicos en tu herramienta de gestión del trabajo.
Los formularios de solicitud dinámicos te permiten guardar información en diferentes formatos, como respuestas breves, párrafos, casillas de verificación, fechas, menús desplegables, números, archivos adjuntos y mucho más. Los formularios se ajustan automáticamente para pedir la información necesaria según la información proporcionada. De este modo, tu equipo no tiene que pedir o introducir manualmente ningún dato. - Configura tu herramienta para que convierta automáticamente las solicitudes en proyectos usando plantillas.
En herramientas como Wrike, puedes definir los activadores que convertirán automáticamente las solicitudes en tareas o proyectos, y que se asignarán a las personas adecuadas para que nada se pierda en el proceso. Y si tu equipo tiene solicitudes de proyectos coherentes, usa plantillas para reducir drásticamente el tiempo que lleva crear y gestionar tareas y proyectos repetibles. Echa un vistazo a las plantillas predefinidas de Wrike para ponerte en marcha. - Nombra a un responsable de solicitudes de proyectos o crea un ritmo de revisión de solicitudes.
Tanto si automatizas una plantilla de proyecto o los asignados, nombra a una persona para que gestione las solicitudes entrantes. También puedes definir cuándo se revisarán las solicitudes. Por ejemplo, el equipo de diseño de Wrike revisa las solicitudes los lunes para poder planificar sus proyectos y trabajos sin distracciones. Los solicitantes valoran estas expectativas y la transparencia.
Al definir un proceso, empleando herramientas que te ayudan a automatizar el trabajo, y recopilar los requisitos de antemano, evitarás demoras en los proyectos y mejorarás la comunicación entre los equipos.
Síntoma n.º 3: tus proyectos son una lista de tareas pendientes, no asignada estratégicamente a objetivos más amplios
Aunque la escena de “Yo amo a Lucy” es cómica, la realidad de una cola interminable de proyectos no resulta tan divertida. ¿Actúas de forma proactiva o reactiva en el modo de gestionar tu proceso de entrada de trabajo? ¿Tu objetivo es envolver perfectamente todos los bombones o tiene más que ver con la cantidad de ellos que procesas?
Para muchos equipos, el flujo de solicitudes entrantes parece una cinta transportadora interminable de elementos que llegan y se gestionan sin aplicar una estrategia real. No pueden ver cómo afecta el trabajo extra a los KPI, algo que puede provocar su desconexión y descontento.
En una encuesta de CMO Insights sobre el sector del marketing, el 61 % de los agentes de marketing indicaron que sentían la presión de tener que demostrar lo que valían, y otra encuesta sobre el estrés y el agotamiento de los empleados concluyó que el 39 % de los profesionales del marketing trabajaban al menos 5 horas extra cada semana para satisfacer las demandas. En nuestra encuesta sobre servicios profesionales, el 31 % de los participantes trabajaban más de 8 horas al día, 3 días a la semana, mientras que el 18 % trabajan más de 8 horas cada día.
Agobiados por el trabajo, muchos equipos revisan las solicitudes pendientes solo después de haber finalizado una tarea y cuando están preparados para asumir nuevos proyectos. Este planteamiento tan lineal implica que las solicitudes urgentes que son prioritarias para un equipo podrían ser de prioridad baja para otro. ¿Te suena de algo?
Las diferencias de estilos de trabajo y objetivos afectan negativamente a la producción y el rendimiento. Cerca del 97 % de los empleados y los ejecutivos creen que la falta de coordinación en un equipo afecta directamente al resultado de un proyecto. Así pues, aunque tengas el mejor proceso de entrada de trabajo, de poco te servirá si no eres capaz de priorizar las solicitudes.
Lleva tu proceso de entrada de proyectos al futuro asignando los proyectos entrantes a los objetivos del equipo y priorizando el trabajo estratégicamente en lugar de por orden de lista
Las empresas con procesos de entrada de trabajo eficaces organizan y abordan los proyectos por orden de prioridad. Ahora que tienes tus solicitudes centralizadas y organizadas para ponerlas en marcha, es el momento de mejorar tu trabajo. Pero, para ello, tienes que pensar más allá de tu equipo.
En un artículo de Forbes sobre cómo las empresas pueden derribar las barreras, el escritor Brent Gleeson cita los conflictos de liderazgo como el principal motivo de que exista el aislamiento. Aconseja a los responsables y los líderes que sienten las bases para acabar con el aislamiento, compartir información y colaborar de forma eficaz.
Establece los OKR internamente, como equipo, y externamente, como empresa. Coordina los proyectos con dichos OKR. Mantén reuniones periódicas para revisar los KPI, planificar el trabajo que llegará y garantizar que las solicitudes que priorices sigan la línea de los objetivos del departamento y la empresa. En Wrike nos gusta visualizar este concepto como si fuera un escalera.
Si ves los objetivos de este modo, los líderes disponen de la estructura necesaria para coordinarse y priorizar los proyectos. Esto garantiza que a todo el mundo le quede claro cómo aporta valor a la organización y permite a los miembros del equipo sentirse realizados.
Haz que la asignación de solicitudes del proceso de entrada de proyectos forme parte de los objetivos globales de la empresa. Plantea preguntas como las siguientes:
- ¿Cuál es el objetivo último de este proyecto?
- ¿Cómo se va a medir el éxito?
- ¿Este proyecto está en consonancia con los OKR?
Plantear preguntas como estas te ayudará a priorizar las solicitudes entrantes y hará que tu respuesta sea más estratégica y menos reactiva.
El proceso de desarrollar objetivos como empresa también ayuda a los líderes a reevaluar el mercado y perfeccionar la estrategia. Un estudio de Hinge Marketing sobre el sector de servicios profesionales concluyó que las firmas que realizan investigaciones sistemáticas de sus públicos objetivos crecen más rápidamente y son más rentables. Este tipo de investigación centrada y la coordinación del negocio obliga a los equipos a evaluar los proyectos en los aspectos colaborativos.
Síntoma n.º 4: no tienes un modo de visualizar y compartir el trabajo actual de tu equipo
Otro de los grandes problemas de Lucy y su amiga era que no podían ver la llegada de los bombones, por lo que no podían planificar cómo gestionar mejor su trabajo.
Sin visibilidad, ¿cómo se supone que pueden los líderes de los equipos planificar y aceptar el trabajo entrante? Tienen que poder visualizar en qué punto están sus proyectos, así como qué proyectos están por llegar. En lugar de centrarse en una labor unificada para conseguir los KPI de la empresa, agrupan los recursos y se aíslan. Esto puede provocar retrasos en los proyectos, trabajo duplicado, comunicación confusa y entornos laborales estresantes.
¿Tu equipo cuenta con una vista de calendario que incluya todas las fechas de vencimiento actuales y futuras? ¿Aprovechas los estados del flujo de trabajo para mantener informadas a las partes interesadas del estado de los proyectos solicitados? Con las herramientas adecuadas, puedes dejar que tu equipo vea el futuro.
Lleva tu proceso de entrada de proyectos al futuro aprovechando una herramienta de gestión del trabajo que te ofrezca varias vistas de tu trabajo.
El primer paso para agrupar tus técnicas de programación de proyectos es dar más poder con las herramientas de gestión de proyectos adecuadas. Ser capaz de visualizar, gestionar y medir los recursos te ayuda a prever dónde puedes asumir estratégicamente nuevas solicitudes sin arriesgarte a sufrir contratiempos.
Imagina que formas parte de un equipo de marketing que gestiona cantidad de proyectos diferentes a la vez. Recibes una solicitud para redactar el estudio de caso de un cliente. ¿Cómo puedes saber si tu equipo tendrá margen para realizar la tarea y, de ser así, para cuándo? Una vista de calendario por capas que se pueda compartir en tu herramienta de gestión del trabajo te puede ayudar a visualizar dónde puedes encajar los proyectos solicitados. Calendarios de Wrike facilita programar, registrar y compartir el trabajo, tanto interna como externamente. Colorea por estado, canal, público, etc., y pulsa en los calendarios de otros equipos para obtener una visión general en tiempo real de los proyectos programados.
Ofrecer visibilidad de qué trabajo se está realizando fomenta un sentido de colaboración real. A nivel del equipo, ver cómo el trabajo individual contribuye al grupo añade significado e inspira a todos a trabajar al unísono para conseguir objetivos comunes. A nivel externo, puedes colaborar más fácilmente con equipos externos si puedes mostrarles en qué punto se encuentra su proyecto.
Otra forma de conseguirlo es usando estados de flujo de trabajo personalizados. Con un vistazo rápido, los solicitantes o las partes interesadas del proyecto pueden ver dónde se encuentra un proyecto. Se acabaron las reuniones innecesarias para informar del estado de los proyectos. Cuando los equipos pueden repartirse las responsabilidades y comunicarse de forma eficaz, pueden asumir más trabajo. Ser capaz de ver tu trabajo te permite gestionar las tareas que ya tienes en la mesa y las solicitudes que van llegando.
¿Preparado para llevar tu proceso de entrada de proyectos al technicolor?
Ahora tu equipo se puede sentir como Lucy y su amiga, tratando desesperadamente de seguir el ritmo del flujo de entrada de tareas que te van llegando. Sigue estas prácticas recomendadas del proceso de entrada de proyectos y te darás cuenta de que no solo tratas de mantener el ritmo de la cinta transportadora de trabajo proverbial, sino que estás tratando de derrotarla.
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